會議的社交禮儀
在我們的日常工作中，會議是必不可少的。因此學習會議的社交禮儀對我們很重要。那么關于會議的社交禮儀有哪些呢?下面學習啦小編和大家一起學習學習。
會議的社交禮儀一：會議準備禮儀
許多重要的會議，都是在政治上、思想上、組織上做了長時期的準備才成功的。準備階段的主要工作有：
1.會務籌備組的建立。
組織一個高效率的會務籌備組，選好一個干練、認真的籌備組負責人，是會議成功的先決條件。會議籌備組的負責人，應是本單位比較有影響的人物，不但有較強的組織才能，而且有一點的凝聚力;不但自身各方面能力較強，而且能以身作則，關鍵時候可以帶領會務組全體人員突擊某項工作。如果允許，籌備組的負責人最好是會議主持人。
會議籌備組應下設兩個小組：秘書小組與會務小組，前者主要負責文字宣傳準備，后者主要負責除文字宣傳以外的所有工作，從會前的準備，會議開始的接待，會議中間的服務，直至會后的送行等等。會議籌備組的主要負責人和兩個小組的負責人要及時溝通信息，在總的日程安排下，作詳細的準備工作及日程進度計劃，以確保會議準備工作的完善。
2. 會務準備。
會務準備工作由會務小組負責，會務準備的內容很多，主要有：
(1)擬發(fā)好會議通知。會議通知必須寫明開會的時間、地點及會議主題和會議參加者等內容。會議時間一般不應選擇在重大節(jié)日和假日，因為這些日子是與會者的休息日。為了使會議參加者能對自己的工作做好安排，有的會議通知還應寫明閑會時間。發(fā)會議通知要提前一定的時間，以便會議參加者有所準備。
根據(jù)會議的內容和參加者的地區(qū)范圍，會議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會議通知時在信封上寫明“會議通知，收到急轉”的字樣，以免中途耽擱。對外地的會議參加者，有關住宿和差旅費等問題都應一一寫明，以免造成不必要的麻煩。
(2)安排好會場。會場的大小，要根據(jù)會議內容和參加者多少而定。會場的布置也要和會議的內容相稱。在一些大型會議的廣場或門口還應張貼“歡迎”之類的告示。如果會場不易尋找，應在附近安設路標以作指引。會標因在主席臺上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方。兩例或四周可布置一些帶有鼓動性、號召性的標語。
座位的安排應根據(jù)會議的類型，選擇圓形會場排列或正方形、長方形、對稱形、凹字形等座位排列。擺設方面，應根據(jù)會議類型擺設，烘托會議氣氛。如慶祝會應布置得喜氣洋洋;座談會、協(xié)商會應體現(xiàn)和諧、平等的氣氛。布置應注意顏色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音響、燈光要和開會氣氛相協(xié)調，開會前檢查音響、燈光，以防出現(xiàn)問題。
(3)其他準備。根據(jù)會議的需要，決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動，做相應的準備。
(4)做會務預算。會議的預算一般包括：場地租用費、會場布置費、印刷品費、文書用品費、交通費、電話費、茶點飲料費、禮品費等。
會議的社交禮儀二：會議組織禮儀
1.工作性會議禮儀。
工作性會議是由不同方面的人聚集在一起，為達成同一目標、得到統(tǒng)一結論而召開的會議。工作性會議的禮儀主要有以下幾個方面：
(1)會議通知應闡明目的。工作性會議的通知，一般不宜使用請?zhí)母袷?，通知中應該寫明會議的目的。如有必要，還應寫明會上計劃討論的事項，以便會議參加者準備資料。
(2) 會議應適于討論。工作性會議主要是為討論工作而召開的，如果會場太大、座位安排太疏散，則不易集中人們的注意力。一般來說，工作性會議的會場座位安排宜采用“圓桌型”，使會議的主要參加者圍繞圓桌而坐，有利于提高會議的效果。
(3)既服從多數(shù)又尊重少數(shù)。在工作性會議的進行過程中，有時碰到需要裁決的問題，“少數(shù)服從多數(shù)”的民主集中制原則固然必須遵守，但對少數(shù)人的意見也應該給予尊重，這是因為有時少數(shù)人的意見可能是正確的，同時，正視有不同意見存在也有助于使決策更加周密。
2. 例會組織禮儀。
例會是指有固定時間、固定地點、固定人員參加的制度性會議。
例會的內容主要是傳遞信息或討論工作。例會的禮儀主要有以下幾點：
(1)與會者應準時到會。例會是制度化的會議，一般不發(fā)通知和告示。因此，參加者應該準時赴會。如遇到特殊情況不能赴會，應請有關合適人代為參加，或者事先請假，以免其他參加者無端等候。對例會的主持人來說，如有特殊情況需要取消或者推遲會議，更要在事先通知有關人員，以免讓很多人徒勞往返，浪費時間。
(2)座位安排應緊湊。通常，會議室正中要設有圓桌或長桌，會議參加者應圍桌而坐。坐得集中緊湊，便于會議參加者發(fā)言與傾聽別人的發(fā)言。
(3)會議的時間不宜過長。例會的基本風格應該是“短小精煉”。會議主持者要盡量有效利用時間，在互通信息時，最好是一個緊接一個發(fā)言，盡可能不要出現(xiàn)冷場。在討論工作時，也應抓住實質性的問題。如果對某一問題爭論不休，主持者應考慮另擇時間專門開會解決。如果經常把例會開成“馬拉松”式的長會，又要所有的人“作陪”，就不合例會的禮儀。
3. 報告會的組織與禮儀。
報告會，是邀請某領導干部、專家學者或其他有關人員作專題報告的會議。較常見的有形勢報告會、學術報告會、勞模報告會或英模報告會等。作專題發(fā)言的，通常是一人，有時也可以是多人。報告會議的禮儀，主要有以下幾點：
(1)選好報告人。舉行報告會，應在條件允許的情況下，選擇與會議主題相關的造詣較高、體會較深、影響較大的人作報告人。這樣，既可以不使報告人勉為其難，又能使聽眾頗有收獲。
(2) 向報告人介紹情況。選定報告人后，舉辦者應將參加報告會的聽眾情況簡要向報告人作介紹，并針對具體情況提出要求。這樣便于報告人事先有針對性地做好準備工作，并對自己講話的內容、范圍、深淺程度有所了解。
(3)對報告人要以禮相待。對報告人的邀請、迎送以及招待應周到、熱情。報告人作報告時，會議主持者應在場作陪，并仔細傾聽報告及如需要錄音錄像，必須事先征得報告人的同意。
(4)注意“對話”方式。有的報告會，聽眾可以向報告人提出問題，雙方可以進行對話。聽眾主動提出問題的，應將問題寫在紙條上，由主持人轉交給報告人，以利于報告人俟機回答;如果報告人主動要求主持人和聽眾提問題，應注意維護會場秩序，切勿一哄而起。
4. 座談會的組織與禮儀。
座談會是邀請有關人員參加交談，討論某個或某些問題，以達到溝通信息、聯(lián)絡感情目的。座談會的禮儀，主要有以下幾點：
(1)及時通知并說明內容。通知應及時發(fā)送，注明會議時間、地點、座談內容，并且寫上舉辦座談會的單位或部門名稱。如果用電話通知，最好找到參加者本人，并報告其詳細內容。如托人轉告，應把要點告訴轉告者，以便會議參加者有備而來。
(2)創(chuàng)造出融洽、熱烈的氣氛。在座位安排上，會議主持者最或和會議參加者圍圈而坐。開會時，主持者應事先講明會議宗旨，以便參加者能有目的地積極思考如何發(fā)言。如果參加者與主持者互相不熟悉，主持者應先作自我介紹，有必要時也可請參加者互相介紹，以融洽會議氣氛。如果開始時有些冷場，主持者可以引導大家廣開言路，然后逐步接近座談主題。
(3)鼓勵插話與爭論。為了使會議氣氛活躍、熱烈，可以鼓勵大家采取你一言我一語的插話和爭論方式進行座談。這樣，才能使與會者知無不言、語無不盡，才能聽到與會者發(fā)自肺腑的心聲。
5. 討論會的組織與禮儀。
討論會是就某一專門問題而召集有關人員參加探討的會議，目的在于溝通信息、互通情況、求同存異，從而加深對問題的認識。討論會的禮儀，主要有以下幾點：
(1)適當控制會議規(guī)模。討論會的規(guī)?？纱罂尚?，應視會議內容而定，應請與討論問題有關的人士參加，不應該無針對性的興師動眾。
(2)創(chuàng)造暢所欲言的環(huán)境。不論是學術性的還是非學術性的討論會，暢所欲言才能發(fā)現(xiàn)針真知灼見。
(3)會議紀要應全面客觀。有的討論會，在會后需要寫會議及紀要，擬寫時要做到客觀、準確和全面。如果厚此薄彼、掛一漏萬，一方面不能反映討論會的實際情況，另一方面又是對某些人的不尊重。
6. 學術研討會禮儀。
學術研討會是交流學術思想，提高學術水平的重要手段，也是日益增多的會議類型。學術研討會參加人員往往范圍較大，人數(shù)較多。以中型、行業(yè)性、國內人員參加的研討會為例，會議的全過程如下：
(1) 會議的準備工作。
?、?會議發(fā)起人明確會議目的及主題。
② 成立籌備組，明確會務準備工作的分工。一般任命組織能力強、有一定威信的人擔任籌備組負責人，籌備組下設三個小組：秘書組、會務組和宣傳組。
(2)學術研討會的關鍵環(huán)節(jié)。學術研討會的關鍵是課題的選擇和報告人的水平，所以，這方面的選擇一定要慎重。對于出席會議的人員，也要提前一段時間發(fā)出通知。在大多數(shù)的情況下，請與會代表提前將論文提交會務組，以便選擇作為大會宣讀、會議交流或收入論文集的文章。
學術研討會開得是否成功，另一個重要環(huán)節(jié)就是大會主席團的人選及會議執(zhí)行主席的水平(對于小型會議，亦可稱之為會議領導小組及會議主持人)。大會主席團的人選，不僅要求業(yè)務水平高，而且要有一定威望;執(zhí)行主席還必須有相當?shù)慕M織能力和演講水平。
(3)與會人同的儀表。學術研討會是比較嚴肅的會議，參加會議的人員必須衣著整潔、態(tài)度謙遜。在大會報告期間，注意聆聽別人的發(fā)言，當與自己觀點不同時，要心平氣和地闡明自己的觀點并舉出實驗數(shù)據(jù)和引證資料，不可以擺出“唯我正確”的架式，更不可以帶著藐視的態(tài)度，用尖刻的語言向對方發(fā)問。
開幕式和閉幕式，學術報告會主席臺上，除大會主持人、報告人以外，要將請來的主要來賓和大會主席團人員都請到上面就坐，其他時間，則沒有必要都坐在主席臺上。主席臺上座次的分布，原則上是重要人物坐中間，然后向兩邊依次排開，大會主持人一般坐在邊上。聽眾席上，對于大型會議的重要來賓，一般安排在前兩排，在座位前的桌子上擺上姓名標志牌，進入會場時由服務人員引導至座位上。
7. 其他形式會務工作中主禮儀。
除了前文所談的傳統(tǒng)形式的會議之外，電話會議和領導人員應有關單位邀請參加的慶祝會、紀念會等社會活動的安排，也是辦公室會務工作中越來越占有較大比例的部分。
(1)電話會議。
由于其及時、迅速的特點，目前已被黨政機關和管理部門廣泛利用。會務工作人員在電話會議召開時，需要做好以下各項工作：
?、偈孪劝l(fā)出會議通知，及時通知有關單位和人員，要求其按時到開通電話會議的場所聽會。
?、谔崆芭c電話管理部門聯(lián)系，確定開會具體時間，保證開會時的線路暢通。
?、壑鲿龅慕M織工作和服務工作。要落實與會領導和有關負責人的名單，以及發(fā)言人講話稿，同時會務工作人員還必須始終參加會議，保證服務工作的落實。
?、軙耙獧z查各地分會場的到會情況并及時報告會議主持人。
?、菟褂玫碾娫拺颖Ｃ茉O備。
(2)社會活動。
是各黨政機關領導人工作中較常見的部分，辦公室應對這類活動進行合理、妥善的安排，以促進各項工作，同時又排除那些不必要的活動對領導人工作和精力的干擾。在這方面，應該掌握以下幾個原則：
?、僖鲃訁f(xié)助領導把好審核關，對邀請領導人參加的各項社會活動有所控制，不要安排參加那些不應該參加和不重要的活動。
?、趯π枰獏⒓拥母黜椛鐣顒樱k公室應協(xié)助領導進行合理的安排，綜合考慮工作及領導人的精力各方面的情況，切忌把各項社會活動過多地集中到某個人或某些人身上。
?、垡J真做好領導人及決定參加的社會活動的組織服務工作。包括落實具體時間、地點，準備講話稿等等。
會議的社交禮儀三：會后工作禮儀
1. 整理會議記錄。
會后必須對現(xiàn)場記錄進行整理，以更正現(xiàn)場記錄中由于緊張而造成的字跡不情、語言文字不規(guī)范等問題，保證會議記錄的真實、清晰、準確、完整和規(guī)范，最后成為會議文件之一或編發(fā)會議報告的依據(jù)。
2.安排與會人員離會。
這包括為與會人員結算錢款，回收需要回收的會議文件等。對于外地與會者，還應提前登記并為代購返程車(船、機)票。
3. 會議文件的立卷歸檔。
會議文件必須在會議結束后歸入卷內，其排列順序一般是：會議通知、會議紀要、會議議題及有關文件。對修改過的文件，立卷時應將原稿放在前面，然后將修改稿依次排在后面。大型會議完整的會議案卷，應包括以下部分：會議正式文件，如決定、計劃等;會議參閱文件;會議安排的發(fā)言稿;會議上的講話記錄;其他有關材料。
4. 會議新聞報道。
重要會議往往要邀請記者到會。辦公室或會務處應及時向新聞記者提出宣傳會議精神的要求和建議。根據(jù)各種會議的不同情況，會議可發(fā)布新聞消息，或進行典型報道。新聞報道稿通常由會議工作人員與新聞記者配合共同編寫，以求及時、準確地反映會議精神。新聞稿件在發(fā)布前應送領導人審核，以免出現(xiàn)差錯。
這是會務工作的最后一件事，一般由會議領導人員召集會務工作人員來進行。有時還要寫出會務工作的總結報告。
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