Excel表格實(shí)用技巧大全

　　一、讓數(shù)據(jù)顯示不同顏色

　　在學(xué)生成績(jī)分析表中，如果想讓總分大于等于500分的分?jǐn)?shù)以藍(lán)色顯示，小于500分的分?jǐn)?shù)以紅色顯示。操作的步驟如下：首先，選中總分所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”，在彈出的“條件格式”對(duì)話(huà)框中，將第一個(gè)框中設(shè)為“單元格數(shù)值”、第二個(gè)框中設(shè)為“大于或等于”，然后在第三個(gè)框中輸入500，單擊[格式]按鈕，在“單元格格式”對(duì)話(huà)框中，將“字體”的顏色設(shè)置為藍(lán)色，然后再單擊[添加]按鈕，并以同樣方法設(shè)置小于500，字體設(shè)置為紅色，最后單擊[確定]按鈕。

　　這時(shí)候，只要你的總分大于或等于500分，就會(huì)以藍(lán)色數(shù)字顯示，否則以紅色顯示。

　　二、將成績(jī)合理排序

　　如果需要將學(xué)生成績(jī)按著學(xué)生的總分進(jìn)行從高到低排序，當(dāng)遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數(shù)據(jù)列，選擇“數(shù)據(jù)→排序”，然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減”單選框，在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”，最后單擊[確定]按鈕。

　　三.分?jǐn)?shù)排行:

　　如果需要將學(xué)生成績(jī)按著學(xué)生的總分進(jìn)行從高到低排序，當(dāng)遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數(shù)據(jù)列，選擇“數(shù)據(jù)→排序”，然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減”單選框，在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”，最后單擊[確定]按鈕

　　四、控制數(shù)據(jù)類(lèi)型

　　在輸入工作表的時(shí)候，需要在單元格中只輸入整數(shù)而不能輸入小數(shù)，或者只能輸入日期型的數(shù)據(jù)。幸好Excel 2003具有自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)→有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框中，選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，然后在“允許”框中選擇特定的數(shù)據(jù)類(lèi)型，當(dāng)然還要給這個(gè)類(lèi)型加上一些特定的要求，如整數(shù)必須是介于某一數(shù)之間等等。另外你可以選擇“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，設(shè)置輸入類(lèi)型出錯(cuò)后以什么方式出現(xiàn)警告提示信息。如果不設(shè)置就會(huì)以默認(rèn)的方式打開(kāi)警告窗口。怎么樣，現(xiàn)在處處有提示了吧，當(dāng)你輸入信息類(lèi)型錯(cuò)誤或者不符合某些要求時(shí)就會(huì)警告了。

　　1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?

　　例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級(jí)要求在原來(lái)的職稱(chēng)證書(shū)的號(hào)碼全部再加兩位，即要在每個(gè)人的證書(shū)號(hào)碼前再添上兩位數(shù)13，如果一個(gè)一個(gè)改的話(huà)實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時(shí)又省力：

　　1)假設(shè)證書(shū)號(hào)在A列，在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為B列 ; 　　 2)在B2單元格寫(xiě)入： ="13" & A2 后回車(chē); 　　 3)看到結(jié)果為

　　13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標(biāo)放到B2位置，單元格的下方不是有一個(gè)小方點(diǎn)嗎，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動(dòng)直到結(jié)束。當(dāng)你放開(kāi)鼠標(biāo)左鍵時(shí)就全部都改好了。

　　若是在原證書(shū)號(hào)后面加13 則在B2單元格中寫(xiě)入：=A2 & “13” 后回車(chē)。

　　2、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個(gè)數(shù)?

　　打開(kāi)“工具”，選“選項(xiàng)”，再選“常規(guī)”，在“最近使用的文件清單”下面的文件個(gè)數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類(lèi)的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦?

　　這是由于EXCEL自動(dòng)識(shí)別為日期格式所造成，你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了

　　4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動(dòng)定時(shí)保存文件?

　　點(diǎn)擊“工具”菜單“自動(dòng)保存”項(xiàng)，設(shè)置自動(dòng)保存文件夾的間隔時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒(méi)有“自動(dòng)保存”菜單項(xiàng)，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動(dòng)保存”，“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。

　　5、用Excel做多頁(yè)的表格時(shí)，怎樣像Word的表格那樣做一個(gè)標(biāo)題，即每頁(yè)的第一行(或幾行)是一樣的。

　　但是不是用頁(yè)眉來(lái)完成?

　　在EXCEL的文件菜單-頁(yè)面設(shè)置-工作表-打印標(biāo)題;可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過(guò)按下折疊對(duì)話(huà)框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即　可。這樣Excel就會(huì)自動(dòng)在各頁(yè)上加上你劃定的部分作為表頭。

　　6、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均?

　　加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值(如單價(jià))平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決(其實(shí)就是一個(gè)除法算式)，分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。

　　7、如果在一個(gè)Excel文件中含有多個(gè)工作表，如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁(yè)眉和頁(yè)腳?如何才能一次打印多個(gè)工作表?

　　把鼠標(biāo)移到工作表的名稱(chēng)處(若你沒(méi)有特別設(shè)置的話(huà)，Excel自動(dòng)設(shè)置的名稱(chēng)是“sheet1、sheet2、sheet3.......”)，然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)你的所有操作都是針對(duì)全部工作表了，不管是設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳還是打印你工作表。

　　8、EXCEL中有序號(hào)一欄，由于對(duì)表格進(jìn)行調(diào)整，序號(hào)全亂了,可要是手動(dòng)一個(gè)一個(gè)改序號(hào)實(shí)在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決?

　　如果序號(hào)是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話(huà)，那么在制作EXCEL表格時(shí)就應(yīng)將序號(hào)這一字段與其他字段分開(kāi)，如在“總分”與“排名”之間空開(kāi)一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格(數(shù)據(jù)清單)的內(nèi)容時(shí)就不會(huì)影響序號(hào)了。

　　9、用Excel2000做成的工資表，只有第一個(gè)人有工資條的條頭(如編號(hào)、姓名、崗位工資.......)，想輸出成工資條的形式。

　　這個(gè)問(wèn)題應(yīng)該這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁(yè)面設(shè)置中選中工作表選項(xiàng)，設(shè)置打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后在每一個(gè)人之間插入行分頁(yè)符，再把頁(yè)長(zhǎng)設(shè)置成工資條的高度即可。

　　10、在Excel中小數(shù)點(diǎn)無(wú)法輸入，按小數(shù)點(diǎn)，顯示的卻是逗號(hào)，無(wú)論怎樣設(shè)置選項(xiàng)都無(wú)濟(jì)于事，該怎么辦?

　　這是一個(gè)比較特殊的問(wèn)題，我曾為此花了十幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，但說(shuō)白了很簡(jiǎn)單。在Windows的控制面板中，點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo)，在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對(duì)話(huà)面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文(中國(guó))”，在“區(qū)域設(shè)置屬性”對(duì)話(huà)面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為“.”(未改前是“，”)，按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開(kāi)Excel就一切都正常了。

　　11、如何快速選取特定區(qū)域?

　　使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡(jiǎn)便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。

　　12、如何快速返回選中區(qū)域?

　　按Ctr+BacksPae(即退格鍵)。

　　13、如何快速定位到單元格?

　　方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對(duì)話(huà)框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。

　　方法二：?jiǎn)螕艟庉嫏谧髠?cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。

　　14、“Ctrl+*”的特殊功用

　　一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí)，通過(guò)選定表格中某個(gè)單元格，然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個(gè)表格。Ctfl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。

　　16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容?

　　選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl+ Ener鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。

　　17、只記得函數(shù)的名稱(chēng)，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦?

　　如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤(pán)快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。

　　具體方法是：在編輯欄中輸入一個(gè)等號(hào)其后接函數(shù)名，然后按 Ctr+ A鍵，Excel則自動(dòng)進(jìn)入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長(zhǎng)一串參數(shù)的函數(shù)時(shí)，上述方法顯得特別有用。

　　18、如何把選定的一個(gè)或多個(gè)單元格拖放至新的位置?

　　按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。

　　具體方法是： 選定單元格，按下Shift鍵，移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭)，然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變?yōu)橐粋€(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變?yōu)榇怪?ldquo;工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，選定的一個(gè)或多個(gè)單元格就被拖放至新的位置。

　　19、如何讓屏幕上的工作空間變大?

　　可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。

　　20、如何使用快顯菜單?

　　快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。

　　21、如何使用快顯菜單?

　　快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。

　　22、如何防止Excel自動(dòng)打開(kāi)太多文件?

　　當(dāng)Excel啟動(dòng)時(shí)，它會(huì)自動(dòng)打開(kāi)Xlstart目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過(guò)多時(shí)，Excel加載太多文件不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò)。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開(kāi)替補(bǔ)啟動(dòng)目錄下的文件：選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“普通”，將“替補(bǔ)啟動(dòng)目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。

　　23、如何去掉網(wǎng)格線(xiàn)?

　　1)除去編輯窗口中的表格線(xiàn)

　　單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線(xiàn)”，使之失效;

　　2)除去打印時(shí)的未定義表格線(xiàn)

　　有時(shí)會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時(shí)未定義的表格線(xiàn)(在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線(xiàn))，一般情況下在打印時(shí)是不會(huì)打印出來(lái)的，可有時(shí)卻偏偏不聽(tīng)使喚給打印出來(lái)了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線(xiàn)，只要在單擊“文件”、“頁(yè)面設(shè)置”、“工作表”菜單，點(diǎn)擊一下“網(wǎng)格線(xiàn)”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線(xiàn)”就行了。

　　24、如何快速格式化報(bào)表?

　　為了制作出美觀的報(bào)表，需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷方法，即自動(dòng)套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是： 選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿(mǎn)意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線(xiàn)”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類(lèi)”選項(xiàng)，若某項(xiàng)前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時(shí)就不會(huì)用該項(xiàng)。

　　25、如何快速地復(fù)制單元格的格式?

　　要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過(guò)去。

　　26、如何為表格添加斜線(xiàn)?

　　一般我們習(xí)慣表格上有斜線(xiàn)，而工作表本身并沒(méi)有提供該功能。其實(shí)，我們可以使用繪圖工具來(lái)實(shí)現(xiàn)： 單擊“繪圖”按鈕，選取“直線(xiàn)”，鼠標(biāo)變成十字型.將其移至要添加斜線(xiàn)的開(kāi)始位置，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至終止位置，釋放鼠標(biāo)，斜線(xiàn)就畫(huà)出來(lái)了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線(xiàn)上下方添加文字，但文字周?chē)羞吙颍肴∠?，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對(duì)象格式”\“圖案”，選擇“無(wú)邊框”項(xiàng)即可。

　　27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入?

　　在輸入數(shù)字前加一個(gè)單引號(hào)“”’，可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本輸入。

　　28、如何定義自己的函數(shù)?

　　用戶(hù)在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊，或插入一頁(yè)新的模塊表(Module)，在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認(rèn)后完成編 寫(xiě)工作，Excel將自動(dòng)檢查其正確性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：

　　Function Zm(a)

　　If a< 60 Then im=‘不及格”

　　Else Zm=“及格”

　　End If

　　End Function

　　29、如何在一個(gè)與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義 函數(shù)?

　　可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開(kāi)的前提下，采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時(shí)加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù)，應(yīng)首先確保MYUDF.XLS被打開(kāi)，然后使用下述鏈接的方法： =MYUDF.XLS! ZM(b2)

　　30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列?

　　如果你需要輸入諸如表格中的項(xiàng)目序號(hào)、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列，千萬(wàn)別逐條輸入，為何不讓Excel自動(dòng)填充呢?在第一個(gè)單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù)，在下一個(gè)單元格內(nèi)輸入第二個(gè)數(shù)據(jù)，選定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動(dòng)填充柄，拖過(guò)的單元格中會(huì)自動(dòng)按Excel內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如辦公室人員名單)，定義成序列，以備日后自動(dòng)填充，豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再選擇“自定義序列”標(biāo)簽， 在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項(xiàng)2間要輸入半角符號(hào)的逗號(hào)加以分隔(例如：張三，李四，王二……)，單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來(lái)。

　　31、使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄

　　上例中，介紹了使用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)單元格填充柄自動(dòng)填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實(shí)，使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動(dòng)填充柄，將會(huì)出現(xiàn)包含下列各項(xiàng)的菜單：復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充;序列……此時(shí)，你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。

　　32.如果你的工作表中已有某個(gè)序列項(xiàng)，想把它定義成自動(dòng)填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項(xiàng)?

　　不需要。有快捷方法：選定包含序列項(xiàng)的單元格區(qū)域，選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項(xiàng)添加至“自定義序列”對(duì)話(huà)框，按“確定”按鈕返回工作表，下次就可以用這個(gè)序列項(xiàng)了。

　　33、上例中，如果你已擁育的序列項(xiàng)中含有許多重復(fù)項(xiàng)，應(yīng)如何處理使其沒(méi)有重復(fù)項(xiàng)，以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列?

　　選定單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”\“篩選”\“高級(jí)篩選”，選定“不選重復(fù)的記錄”選項(xiàng)，按“確定”按鈕即可。

　　34、如何對(duì)工作簿進(jìn)行安全保護(hù)?

　　如果你不想別人打開(kāi)或修改你的工作簿，那么想法加個(gè)密碼吧。打開(kāi)工作薄，選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，選取“選項(xiàng)”，根據(jù)用戶(hù)的需要分別輸入“打開(kāi)文件口令”或“修改文件D令”，按“確定”退出。

　　工作簿(表)被保護(hù)之后，還可對(duì)工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，起到雙重保護(hù)的功能，此時(shí)你可以這樣做：首先，選定需保護(hù)的單元格區(qū)域，選取“格式”菜單中的“單元格”命令，選取“保護(hù)”，從對(duì)話(huà)框中選取“鎖定”，單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護(hù)”命令，選取“保護(hù)工作表”，根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。

　　注意：不要忘記你設(shè)置有“口令”。

　　35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來(lái)?

　　對(duì)那些加了保護(hù)的單元格，還可以設(shè)置顏色和底紋，以便讓用戶(hù)一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護(hù)不能修改，從而可增加數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感覺(jué)。但卻帶來(lái)了問(wèn)題，即在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來(lái)，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文件”\“頁(yè)面設(shè)置”\“工作表”，在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項(xiàng)。之后，打印出來(lái)的表格就面目如初了。