會(huì)議方案大型商務(wù)會(huì)議策劃范文
策劃是一種策略、籌劃、謀劃或者計(jì)劃、打算，它是個(gè)人、企業(yè)、組織結(jié)構(gòu)為了達(dá)到一定的目的，充分調(diào)查市場(chǎng)環(huán)境及相關(guān)聯(lián)的環(huán)境的基礎(chǔ)之上，遵循一定的方法或者規(guī)則。以下是小編精心收集整理的會(huì)議策劃方案,下面小編就和大家分享，來(lái)欣賞一下吧。
會(huì)議方案范文1
一、活動(dòng)目的：
1、通過(guò)分析行業(yè)形勢(shì)，總結(jié)上半年的營(yíng)銷工作，找出工作得失，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，明確下半年的工作方向;
2、通過(guò)展示和推介_(kāi)等離子摩托新車(chē)型以及進(jìn)行了全面質(zhì)量整改的等離子摩托車(chē)型，使代理商對(duì)_等離子摩托車(chē)的產(chǎn)品線和產(chǎn)品品質(zhì)有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)代理商銷售等離子摩托車(chē)的信心和決心;
3、通過(guò)宣布下半年等離子摩托車(chē)的相關(guān)政策和宣貫下半年等離子摩托的推廣方案，提高代理商推廣等離子摩托車(chē)的積極性，并了解和掌握推廣等離子摩托車(chē)的方法和手段。
二、會(huì)議主題：冬天，讓我們感動(dòng)上帝
——_摩托_年半年?duì)I銷工作會(huì)議
三、會(huì)議時(shí)間：_年7月27日——7月29日
四、會(huì)議地點(diǎn)：君臨大酒店
五、參加人員：
1、代理商總經(jīng)理或操盤(pán)手：55人(含__代理商10人);
2、代理商財(cái)務(wù)主管：20人;
3、公司高層領(lǐng)導(dǎo)：15人;
4、銷售公司：20人(含事務(wù)所總經(jīng)理);
5、工作人員：10人;
6、合計(jì)：120人。
六、會(huì)議內(nèi)容：
(一)經(jīng)銷商會(huì)議
1、董事長(zhǎng)分析行業(yè)形勢(shì)，提出_公司下半年工作思路，并介紹銷售公司新的領(lǐng)導(dǎo)班子(銷售公司新的領(lǐng)導(dǎo)班子亮相);
2、銷售公司總經(jīng)理作下半年?duì)I銷工作規(guī)劃，并宣布下半年銷售政策(各種獎(jiǎng)勵(lì)政策);
3、余x助理總結(jié)_年上半年?duì)I銷工作及下半年?duì)I銷推廣大綱(含廣宣政策);
4、繆_宣貫_年_摩托上市營(yíng)銷方案
5、溫_宣貫_年下半年等離子推廣策劃方案
6、奚x宣貫_年下半年售后服務(wù)活動(dòng)方案(含售后服務(wù)政策)
7、分組討論
(二)等離子銷售表彰及等離子產(chǎn)品訂貨會(huì)
1、銷售公司總經(jīng)理宣布_年8月—_年7月等離子銷售先進(jìn)的表彰決定。
2、董事長(zhǎng)給先進(jìn)頒獎(jiǎng)
3、張x總工程師介紹等離子摩托車(chē)新車(chē)型和等離子摩托車(chē)全面質(zhì)量整改的情況通報(bào);
4、余x助理宣布現(xiàn)場(chǎng)訂購(gòu)等離子摩托車(chē)的獎(jiǎng)勵(lì)辦法和年終獎(jiǎng)勵(lì)政策;
5、代理商現(xiàn)場(chǎng)訂購(gòu)等離子摩托車(chē)
6、銷售公司總經(jīng)理公布代理商獲獎(jiǎng)
會(huì)議方案范文2
一、 大賽背景
隨著我國(guó)開(kāi)放程度的進(jìn)一步深化以及融入世貿(mào)組織步伐的不斷加快，“wto”已經(jīng)對(duì)百姓的生活、傳統(tǒng)的文化思維和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念乃至國(guó)家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和經(jīng)濟(jì)決策產(chǎn)生了廣泛而深遠(yuǎn)的影響，對(duì)此，我國(guó)必須在更大的程度上和更廣的范圍內(nèi)融入世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程中。作為當(dāng)代大學(xué)生，我們有責(zé)任去傳播wto知識(shí)，傳遞世界經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)，以引起社會(huì)各界的廣泛關(guān)注和反思。
面對(duì)全新的經(jīng)營(yíng)模式和全新的管理理念，面對(duì)紛繁多變、機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的商業(yè)社會(huì)，當(dāng)代大學(xué)生，尤其是立志從商的我們，唯有勤于思考，積極開(kāi)拓，勇于創(chuàng)新，方能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中從容應(yīng)對(duì)。而世貿(mào)組織方面的知識(shí)與技能因其實(shí)用性、緊迫性顯得尤為重要。我們不僅要掌握這一系列的知識(shí)，更有必要對(duì)“入世多年之于中國(guó)的影響”進(jìn)行深入的探討和對(duì)未來(lái)中國(guó)如何利用世貿(mào)組織來(lái)更好的發(fā)展自己進(jìn)行展望。
二、大賽宗旨
為了普及wto相關(guān)知識(shí)，帶領(lǐng)在校大學(xué)生把握前沿經(jīng)濟(jì)管理信息，體驗(yàn)先進(jìn)的經(jīng)濟(jì)管理科學(xué)與規(guī)則，為廣大學(xué)生提供一個(gè)展示自我風(fēng)采的舞臺(tái)，引導(dǎo)大學(xué)生理論聯(lián)系實(shí)際，使廣大學(xué)生在知識(shí)的碰撞中了解大量前沿理論與時(shí)事，凝聚團(tuán)隊(duì)的智慧和力量，指點(diǎn)國(guó)際風(fēng)云，評(píng)判成敗得失。我們將本著精益求精的理念，竭誠(chéng)打造一個(gè)傳播wto知識(shí)、傳遞世界經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)的精彩平臺(tái)。
三、 比賽時(shí)間
三月上旬——五月上旬;
策劃準(zhǔn)備時(shí)間：3月2日——3月7日。
宣傳時(shí)間：3月8日——3月14日。
報(bào)名時(shí)間：3月15日——3月17日。
第一輪比賽：地點(diǎn)初定于教二，時(shí)間初定于3月25日晚上6：30，3月27日前張貼比賽結(jié)果。
第二輪比賽：地點(diǎn)初定于教二，時(shí)間初定于4月8日晚上進(jìn)行，4月10日前宣布比賽結(jié)果。
第三輪比賽：地點(diǎn)初定于教二，時(shí)間初定于4月20日晚上進(jìn)行，結(jié)果在22日左右公布。
第四輪比賽：地點(diǎn)定于大活3報(bào)，時(shí)間初定于5月6日晚，比賽結(jié)果當(dāng)場(chǎng)宣布，并頒發(fā)獎(jiǎng)項(xiàng)。
四、 主辦單位
主辦單位：湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院校團(tuán)委。
承辦單位：國(guó)際貿(mào)易學(xué)院分團(tuán)委。
負(fù)責(zé)部門(mén)：國(guó)貿(mào)學(xué)院學(xué)習(xí)部。
五、 參賽方式： 參賽對(duì)象：全校在校學(xué)生
報(bào)名時(shí)間：3月15日(星期一)——3月17日
報(bào)名地點(diǎn)：1、報(bào)名期間將在一粟堂、三清園門(mén)口設(shè)報(bào)名點(diǎn)，接受報(bào)名及咨詢
2、另對(duì)于西區(qū)，由于干事人手有限，我們會(huì)與法商的學(xué)習(xí)部聯(lián)系，由法商自行組隊(duì)，隊(duì)伍在3支左右
報(bào)名形式：1、由于個(gè)人報(bào)名后再組隊(duì)，造成隊(duì)員之間不夠熟悉，不利于配合，所以今年只采取團(tuán)隊(duì)報(bào)名的形式，每隊(duì)成員4人
2、可跨院系、專業(yè)、年級(jí)組隊(duì)，每隊(duì)一名隊(duì)長(zhǎng)
報(bào)名途徑：1、可直接到各報(bào)名點(diǎn)領(lǐng)取報(bào)名表進(jìn)行報(bào)名;
2、可到各院系學(xué)習(xí)部領(lǐng)取報(bào)名表進(jìn)行報(bào)名(屆時(shí)報(bào)名表將統(tǒng)一發(fā)放到各院系學(xué)習(xí)部，復(fù)印有效)
3、可致電給報(bào)名咨詢工作人員進(jìn)行電話報(bào)名
4、可登錄國(guó)際貿(mào)易學(xué)院的網(wǎng)站下載報(bào)名表，按要求填寫(xiě)
參賽選手請(qǐng)于3月17日?qǐng)?bào)名截止前將填好的報(bào)名表交至各食堂門(mén)前報(bào)名點(diǎn)，或交到上述聯(lián)系人宿舍。
六、比賽流程
(比賽說(shuō)明:1、報(bào)名者以團(tuán)隊(duì)形式參賽，要求第二、三、四輪比賽自備ppt等演示材料。
2、在比賽的第二、三、四輪，我們將會(huì)設(shè)置相應(yīng)的觀眾互動(dòng)階段，以保證達(dá)到場(chǎng)外互動(dòng)、知識(shí)共鳴、活躍賽場(chǎng)氣氛的良好目的。)
(一)第一輪海選
參賽的每支隊(duì)伍推選兩名選手參加筆試，根據(jù)報(bào)名人數(shù)安排教室，兩人的成績(jī)相加算排名，最終選出12支隊(duì)伍進(jìn)入第二輪。
(二)第二輪12進(jìn)8
第一部分：
形式：論文或調(diào)查報(bào)告，正文以標(biāo)準(zhǔn)論文、調(diào)查報(bào)告格式為準(zhǔn)，宋體五號(hào)，以內(nèi)
主題：假設(shè)你們是某個(gè)國(guó)家的公民，請(qǐng)談?wù)勀銈儗?duì)當(dāng)前世界某一很大程度上牽涉到你國(guó)利益的經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的看法，并闡述這一問(wèn)題給普通公民帶來(lái)了什么以及你們作為公民對(duì)政府的希望和要求。
交稿要求：請(qǐng)?jiān)O(shè)置封面，在封面上注明：稿件主題、隊(duì)員姓名、院年級(jí)。
第二部分：
形式：每支隊(duì)伍在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做完調(diào)查報(bào)告的陳述，并配上ppt演示，然后由評(píng)委針對(duì)該組表述內(nèi)容提問(wèn)，選手們需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回答完畢。表述與回答的綜合分?jǐn)?shù)為各組的最后分?jǐn)?shù)。每組調(diào)查報(bào)告陳述時(shí)間限定為8分鐘，答問(wèn)時(shí)間為每題2分鐘。調(diào)查報(bào)告的陳述滿分為60分，答問(wèn)的滿分為40分。
要求：每組各出2-4名選手參加現(xiàn)場(chǎng)的報(bào)告陳述及合作答題。表述及答題時(shí)要嚴(yán)格把握時(shí)間，超時(shí)酌情扣分。各組選手要準(zhǔn)備充分，分工合作。要體現(xiàn)出大學(xué)生的博中有專的知識(shí)結(jié)構(gòu)和積極向上的精神風(fēng)貌。
(三)第三輪8進(jìn)4
形式：雙邊貿(mào)易談判，8支隊(duì)伍抽簽，分為四組，兩隊(duì)為一組進(jìn)行談判;安排兩個(gè)教室，每個(gè)教室2組，抽簽決定先后順序，取每組優(yōu)勝者進(jìn)入下一輪
比賽流程：
第一部分：開(kāi)場(chǎng)介紹 (5分鐘)
主持人介紹 包括：大賽主辦單位、到場(chǎng)評(píng)委會(huì)成員、其他到場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓、代表隊(duì)名稱和所在院系;主持人介紹談判議題和議題背景及各代表隊(duì)代表方。
第二部分：背對(duì)背闡述立場(chǎng)(5分鐘累計(jì)10分鐘)
一方闡述己方立場(chǎng)時(shí)另一方在另一休息室等候。論述方需要結(jié)合ppt闡述自己的立場(chǎng)、談判策略、希望通過(guò)此次談判達(dá)到的效果、己方的底線，各隊(duì)用時(shí)5分鐘。
要求：
1、簡(jiǎn)略闡述自己國(guó)家的情況，情況應(yīng)符合事實(shí)
2、立場(chǎng)表述清晰，觀點(diǎn)明確
3、概述整個(gè)談判的策略
4、希望達(dá)到的效果，最大的讓步底線
5、ppt制作精美，結(jié)構(gòu)清晰，充分輔助自己的闡述。
第三部分：雙方談判
(26分鐘)
雙方開(kāi)始正式談判，總共用時(shí)30分鐘
要求： 1、詳細(xì)闡述自己國(guó)家的情況，為立場(chǎng)地提出準(zhǔn)備充分的根據(jù)，
2、立場(chǎng)表述清晰，觀點(diǎn)明確
3、充分利用談判策略，突顯自己的優(yōu)勢(shì)
4、注意談判禮儀，尊重對(duì)手，保持自己的風(fēng)度
5、機(jī)動(dòng)靈活，應(yīng)變能力強(qiáng)
6、具備充分的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)
第四部分：談判總結(jié)(2分鐘累計(jì)4分鐘)
各隊(duì)作自己最后的立場(chǎng)總結(jié)發(fā)言，對(duì)自己的談判結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)以前活動(dòng)環(huán)節(jié)所作的一些退步和妥協(xié)不得再更改，每隊(duì)2分鐘。
(四)第四輪決賽
形式：wto部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議。
比賽流程：
第一部分 開(kāi)場(chǎng)介紹 (5分鐘)
主持人介紹 包括：wto部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議模擬大賽主辦單位、到場(chǎng)評(píng)委會(huì)成員、其他到場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓、代表隊(duì)名稱和所在院系;主持人宣布介紹談判議題和議題背景及各代表隊(duì)代表方。
第二部分 立場(chǎng)闡述 (每隊(duì)各7分鐘，累計(jì)28分鐘)
結(jié)合ppt(包括自己國(guó)家三農(nóng)情況，立場(chǎng)的原因等)，各個(gè)國(guó)家分別闡述自己的立場(chǎng)，各隊(duì)用時(shí)7分鐘。
要求：
1、詳細(xì)闡述自己國(guó)家的情況，為立場(chǎng)地提出準(zhǔn)備充分的根據(jù)。
2、立場(chǎng)表述清晰，觀點(diǎn)明確。
3、真實(shí)代表國(guó)家的利益。
4、充分利用談判策略，為以后爭(zhēng)取主動(dòng)埋下伏筆。
5、語(yǔ)言生動(dòng)，或詼諧或嚴(yán)謹(jǐn)，有自己的風(fēng)格。
6、ppt制作精美，結(jié)構(gòu)清晰，充分輔助自己的闡述。
第三部分 觀點(diǎn)反駁 (每隊(duì)各5分鐘，累計(jì)20分鐘)
結(jié)合ppt，每個(gè)國(guó)家根據(jù)公布的材料對(duì)其他國(guó)家的觀點(diǎn)進(jìn)行反駁，找出其他國(guó)家與己方立場(chǎng)相沖突的部分并進(jìn)行辯駁，進(jìn)一步鞏固自己的觀點(diǎn)。每隊(duì)不超過(guò)5分鐘。
要求：
1、找出他國(guó)與己方立場(chǎng)相沖突的部分并進(jìn)行有理有據(jù)且針?shù)h相對(duì)的辯駁。
2、真實(shí)代表國(guó)家的利益。
3、充分利用談判策略，為第三階段爭(zhēng)取主動(dòng)埋下伏筆。
4、ppt結(jié)構(gòu)清晰，充分輔助自己的闡述。
5、在所限的時(shí)間內(nèi)，本隊(duì)其他隊(duì)員可以相互補(bǔ)充。
6、不可存在過(guò)激的言行，言之有理，突出重點(diǎn)即可。
休局 (5分鐘)
休局5分鐘，各隊(duì)選手在原廠地休息，可以進(jìn)行小聲的階段性總結(jié)討論，觀眾進(jìn)入互動(dòng)環(huán)節(jié)，進(jìn)行關(guān)于wto方面的有獎(jiǎng)知識(shí)問(wèn)答。
第四部分 結(jié)盟談判 (每方各5分鐘，累計(jì)20分鐘)
規(guī)則：
1、立場(chǎng)比較接近的兩個(gè)國(guó)家在會(huì)前結(jié)盟，分為兩組。
2、抽簽決定由哪一方先行對(duì)另一方提問(wèn)，提問(wèn)一方為進(jìn)攻方，提問(wèn)時(shí)間控制在1分鐘內(nèi)，提問(wèn)計(jì)入總分。
3、在進(jìn)攻方的兩個(gè)國(guó)家輪流發(fā)言結(jié)束后，由另一方的兩個(gè)國(guó)家即辯護(hù)方輪流回答，辯護(hù)方只能回答，不能針對(duì)對(duì)方的立場(chǎng)進(jìn)行提問(wèn)，辯護(hù)時(shí)間控制在1分鐘內(nèi)。
4、進(jìn)攻方國(guó)家與辯護(hù)方國(guó)家交替發(fā)言，提問(wèn)與辯護(hù)時(shí)間由指定的計(jì)時(shí)員記錄，累計(jì)5分鐘后不可再發(fā)言。
要求：
1、與盟友充分合作，相互支援，又要不失自己本國(guó)的立場(chǎng)。
2、充分運(yùn)用策略與對(duì)手達(dá)成一定的妥協(xié)。
3、尊重對(duì)手，保持自己的風(fēng)度。
4、語(yǔ)言生動(dòng)，或詼諧或嚴(yán)謹(jǐn)，有自己的風(fēng)格。
5、機(jī)動(dòng)靈活，應(yīng)變能力強(qiáng)。
6、有充分的團(tuán)隊(duì)合作。
休局 (5分鐘)
此階段為會(huì)議中的暫停，各方選手退場(chǎng)總結(jié)談判成果、分析對(duì)方開(kāi)出的條件及談判空間、商討收局階段策略，修改或堅(jiān)持既定目標(biāo)。場(chǎng)內(nèi)主持人就談判主題采訪臺(tái)下觀眾，觀眾可自由闡述自己的觀點(diǎn)，觀點(diǎn)深刻且表達(dá)流暢者可獲贈(zèng)獎(jiǎng)品。
第五部分 立場(chǎng)總結(jié)(每隊(duì)各2分鐘，累計(jì)8分鐘)
各隊(duì)作自己最后的立場(chǎng)總結(jié)發(fā)言，對(duì)自己的談判結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)以前活動(dòng)環(huán)節(jié)所作的一些退步和妥協(xié)不得再更改。每隊(duì)2分鐘。
第六部分 大賽尾聲
評(píng)委點(diǎn)評(píng)、主持人宣布最終結(jié)果;
頒獎(jiǎng)典禮。
七、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置
一等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)、三等獎(jiǎng)各一個(gè)，最佳風(fēng)采團(tuán)隊(duì)一個(gè)。
會(huì)議方案范文3
一、會(huì)議預(yù)算
商務(wù)會(huì)議的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面:
1、會(huì)議室/廳費(fèi)用
具體可細(xì)分為:
(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。
(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
2、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為:
(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通
(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、港口交通費(fèi)用。
3、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
4、餐飲費(fèi)用
會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。
(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。
5、視聽(tīng)設(shè)備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括:
設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理
音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
6、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會(huì)議過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車(chē)、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。
二、參會(huì)者的安排
邀請(qǐng)
不管什么樣的會(huì)議，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶)參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。
信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)議的期望。
回執(zhí)——對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)商務(wù)會(huì)議企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會(huì)議課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)議的有序安排會(huì)起到很大幫助。
確認(rèn)通知——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)議的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)議注意事項(xiàng)等。
如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務(wù)會(huì)議，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。
通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議須知、會(huì)議詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)議參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。
如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排
一般而言，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對(duì)于自助餐的開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有:開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取哪桌夠人數(shù)哪桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。
三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。
時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表(倒計(jì)時(shí))的方式來(lái)表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō),前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。
整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。
四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。
活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容:
1、會(huì)議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過(guò)程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管商務(wù)會(huì)議屬于正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開(kāi)幕。在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。
2、確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)會(huì)議的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響會(huì)議的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見(jiàn)，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。
五、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。
活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議核心成員才提供。
具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。
六、現(xiàn)場(chǎng)控制
現(xiàn)場(chǎng)控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面:首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)場(chǎng)的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面;其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案;再次，注意積累現(xiàn)場(chǎng)的靈活應(yīng)變的處理技巧。
對(duì)于前來(lái)的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來(lái)的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對(duì)A媒體公開(kāi)某些情況而對(duì)B媒體則保密。對(duì)于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。
在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。
在產(chǎn)品的演示講解過(guò)程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會(huì)者的理解。
整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會(huì)安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。
七、其他
秘書(shū)服務(wù)
所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。
車(chē)輛調(diào)度
重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車(chē)輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車(chē)輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車(chē)輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車(chē)源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車(chē)要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車(chē)輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車(chē)輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。
禮儀與迎送
對(duì)于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。
值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。
各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
秩序維護(hù)
對(duì)于會(huì)議或展覽而言，無(wú)不希望有良好的秩序。小型會(huì)議(特別是企業(yè)或者)的會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。
大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安;展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會(huì)，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會(huì)對(duì)所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級(jí)別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無(wú)關(guān)的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機(jī))、或者磁卡式代表證。為同時(shí)滿足展商信息化的需求，現(xiàn)在國(guó)外開(kāi)始引入電子名片管理。
資料快速收集利器--電子名片
傳統(tǒng)的展會(huì)上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會(huì)結(jié)束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。
所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說(shuō)是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會(huì)會(huì)要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時(shí)，組委會(huì)會(huì)購(gòu)置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開(kāi)始使用。買(mǎi)家需要把名片給參展商時(shí)，只需要把存有自己資料的入場(chǎng)證在讀取設(shè)備上劃過(guò)，所有資料就會(huì)在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買(mǎi)家資料。
盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會(huì)組委會(huì)統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì)租用，十分實(shí)惠和方便。如果每個(gè)參展商及買(mǎi)家都使用電子名片，展覽會(huì)甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場(chǎng)人數(shù)。
會(huì)展考察/旅游
實(shí)際上，會(huì)展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。
1、真正的商務(wù)考察:此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會(huì)展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請(qǐng)及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門(mén)。
2、會(huì)展旅游:一般而言，會(huì)展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開(kāi)會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過(guò)48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過(guò)1000公里以上，時(shí)間可以長(zhǎng)達(dá)一周——甚至可以跨國(guó)旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購(gòu)買(mǎi)、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車(chē)輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購(gòu)買(mǎi)、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。
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