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學校檔案管理制定規(guī)章制度

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制度規(guī)范了人們的行為,通過制定合理的規(guī)則和標準,防止了不合理的行為和狀況的出現(xiàn)。如何才能寫出優(yōu)秀的學校檔案管理制定規(guī)章制度?這里給大家分享學校檔案管理制定規(guī)章制度供大家參考。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇1

1、檔案室是機要重地,非檔案管理人員嚴禁入內。

2、檔案庫房必須堅固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。

3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號,分別上架入柜,柜架排列科學、合理。

4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。

5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。

6、庫房內置放溫、濕度檢測設置,定期檢查、記錄、分析,庫內溫度應經(jīng)常保持在l4—24攝氏度,相對濕度保持在45%-60%。

7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況,做好記錄,發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復制。

8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇2

總則

1、為加強學校檔案工作,全面提高學校檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關規(guī)定的精神,特制定本制度。

2、學校檔案工作是學校工作的組成部分,是提高學校工作效率和質量的必要條件,是維護學校工作歷史面貌的一項重要工作。

3、各部門重大活動和工作活動中形成的全部檔案均由本學校檔案部門集中統(tǒng)一管理。

學校檔案工作職責

1、傳達貫徹黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法規(guī)和地方檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法。

2、制定本單位檔案、管理辦法、。

3、集中統(tǒng)一管理本學校在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案,積極提供利用,為學校各項工作服務.

4、對本學校各部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導。

5、辦理領導和上級檔案部門交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。

檔案工作

一、分管領導職責

1、分管領導負責機關檔案工作的全面領導,確保學校檔案工作的宏觀建設,努力提高檔案工作科學管理水平,確立檔案為學校和部門服務思想。

2、把檔案工作列入學校議事日程,納入目標管理,定期研究、檢查、督促,確保完成檔案工作任務。

3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求,支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。

4、關心檔案室和檔案工作人員的工作、學習,表揚和獎勵作出貢獻的檔案人員,以促進、提高檔案人員的政治、業(yè)務素質和工作積極性。

二、檔案管理人員職責

1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針、政策和規(guī)定,熱愛檔案工作,努力學習檔案專業(yè)知識,不斷提高業(yè)務水平。

2、建立健全檔案工作制度,規(guī)劃草擬本學校檔案工作計劃和管理制度,并認真貫徹執(zhí)行。

3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。

4、集中統(tǒng)一管理本學校全部檔案,做好各類檔案及有關資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計工作。

5、熟悉本學校室藏檔案,積極開展檔案的利用工作,熱情接待查檔人員,按規(guī)定辦理借閱手續(xù),注意掌握利用效果的收集,編制必要的檢索工具和參考資料。

6、認真做好庫房管理,維護檔案的完整、安全。

7、開展檔案行政執(zhí)法檢查,對違反《檔案法》的行為予以制止,并及時向領導匯報,提出處理意見。

8、完成領導和上級檔案部門交辦的有關檔案業(yè)務工作。

三、兼職檔案人員職責

1、嚴格遵守相關檔案法律法規(guī),協(xié)助專職檔案員在學校開展檔案法律法規(guī)學習宣傳活動,增強全體教師歸檔意識。

2、認真參加學校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務活動,注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料,依照分類方案隨時歸入有關卷夾(盒)內。

3、每學期末按照要求對本部門所收集的檔案進行整理、裝訂,并向檔案室移交。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇3

檔案資料管理是學校常規(guī)管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄,又是全校教職工工作成績的客觀見證,是學校常規(guī)管理的重要基礎工程。為此,制訂制度如下:

1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負責,教導處、總務處、教研組有關人員協(xié)助工作。

2、健全文書檔案,堅持專人收拆,及時登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時辦理。

3、學校行政人秘檔案包括行政會議記錄,文書檔案、人事檔案各種計劃與安排,各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集,交行政和校長辦公室整理,交檔案資料員,由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

4、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛(wèi)生檔案等由教導處有關人員負責收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5、學??倓仗帣n案包括總務處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務處有關人員負責收集、整理,交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6、學校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集,一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負責歸檔立卷。

7、積極做好檔案資料的“四平時”(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

8、檔案資料室堅持做到“五防”:防火、防潮、防蟲、防光、防盜,確保檔案安全。

9、積極提供利用,嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意,并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出,不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

10、按照保密制度的有關規(guī)定加強_工作,嚴格注意保密,不得泄密。

11、按照上級有關規(guī)定,努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進檔案資料室。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇4

為加強學校檔案工作,全面提高學校檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關規(guī)定的精神,特制定本制度。

1.成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、辦公室主任具體負責,教務處、有關人員協(xié)助工作。

2.健全文書檔案,堅持專人收拆,及時登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時辦理。

3.學校行政人秘檔案包括行政會議記錄,文書檔案、人事檔案、各種計劃與安排,各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集,交行政和校黨政辦公室整理,交檔案資料員,由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

4.學校德育活動檔案包括班主任檔案,各項學生活動的方案、實施及班主任、學生獎懲記錄檔案,由政教處有關人員負責收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5.學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓檔案等由教務處、教科室有關人員負責收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6.學??倓仗帣n案包括總務處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務處有關人員負責收集、整理,交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

7.學校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集,一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負責歸檔立卷。

8.積極做好檔案資料的“四平時”(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

9.檔案資料室堅持做到“五防”:防火、防潮、防蟲、防光、防盜,確保檔案安全。

10.積極提供利用,嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意,并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出,不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

11.按照保密制度的有關規(guī)定加強____,嚴格注意保密,不得泄密。

12.按照上級有關規(guī)定,努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進檔案資料室。有關檔案在存電腦的同時應及時刻錄成光盤,注意保存,防止丟失。

青州經(jīng)濟開發(fā)區(qū)小學

20__年9月

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇5

一、檔案保管制度

1、檔案實行專人管理,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。

4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。

5、維護檔案安全,每個箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。

6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)。

二、檔案保密制度:

1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。

2、嚴格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。

3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

三、檔案借閱制度

1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。

2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案,須經(jīng)領導批準后方可查閱。

3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領導批準,限十天內歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。

6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報領導處理。

四、檔案鑒定制度:

1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。

2、鑒定工作要在分管領導下的主持下,由分管領導、業(yè)務人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。

3、對鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調整保管期限,并在備考表中注明鑒定時間、意見,由小組負責人簽字。

4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準手續(xù),寫出書面報告,編制銷毀清冊,報有關領導批準。

5、銷毀檔案時要有2個監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章,填上日期。

五、檔案移交制度:

1、檔案室應按有關規(guī)定向上級檔案館移交檔案。

2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。

3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對,并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

5、檔案人員調動工作時,也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領導繁體字認證后方可離開崗位。

六、檔案立卷歸檔制度

1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度——機構——問題”和文件形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,分類準確,合理組卷。

4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。

5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規(guī)定執(zhí)行。

6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。

7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

七、檔案統(tǒng)計制度:

1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確地反映本單位檔案數(shù)量質量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。

3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎工作,做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。

4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。

5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化。

八、檔案的開發(fā)利用

1、充分利用檔案為教育教學服務。

2、查閱檔案時必須保持案卷整潔,嚴禁涂改。

3、對檔案的利用要及時登記。

九、檢查與考核

1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃,并列入有關人員的職責范圍及工作標準。

2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查,并作為考核有關部門、有關人員的依據(jù)。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇6

第一條會計檔案的范圍

會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數(shù)據(jù)、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個部分。

1、會計憑證

包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節(jié)表等。

2、會計數(shù)據(jù)

主要指電算化中的會計數(shù)據(jù),包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式);會計軟件系統(tǒng)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

3、會計賬簿

包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。

4、會計報表

指按要求由財務部門上報的各種會計報表、統(tǒng)計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。

5、其他會計核算資料

其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇,與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的,由會計部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。如:經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

第二條主要會計檔案的生成

1、記賬憑證

根據(jù)原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證,由計算機打印輸出。

2、會計賬簿

現(xiàn)金、銀行存款日記賬由出納員根據(jù)已經(jīng)辦理完畢的收付款憑證,逐筆順序登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出??傎~由計算機按月打印出科目余額表替代。

3、會計報表

會計報表由計算機按報表填報的要求打印輸出。

第三條會計檔案的裝訂

會計憑證的裝訂

會計憑證每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月歸檔。

裝訂前的準備工作:

①分類整理,按順序排列,檢查日期、編號是否齊全;

②摘除憑證內的金屬物,對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱時保持數(shù)字完整;

③整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列。發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺;

④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。

裝訂時的要求:

①用“三針中引線”法裝訂;

③憑證外面要加封面;

③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。

裝訂后的注意事項:

①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;

②在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并在顯露處標明憑證種類編號。

2、會計帳簿及報表的裝訂

各種會計賬簿由計算機打印輸出后,按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。

第四條會計檔案的保管

1、存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)要每日進行機內數(shù)據(jù)庫備份,每半月進行光盤刻錄。

2、賬表打印和日常核算同步進行,記賬憑證、刻有數(shù)據(jù)的光盤、打印出的各種賬表(經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理員簽章后)按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管。

3、會計檔案保管人員依據(jù)會計崗位工作職責的規(guī)定,對所保管的檔案內容及范圍負相應的責任。

4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等,未經(jīng)單位領導同意,不得外借和拿出單位。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇7

為加強學校檔案工作,全面提高學校檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關規(guī)定的精神,特制定本制度。

1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、辦公室主任具體負責,教務處、有關人員協(xié)助工作。

2、健全文書檔案,堅持專人收拆,及時登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時辦理。

3、學校行政人秘檔案包括行政會議記錄,文書檔案、人事檔案、各種計劃與安排,各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集,交行政和校黨政辦公室整理,交檔案資料員,由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

4、學校德育活動檔案包括班主任檔案,各項學生活動的方案、實施及班主任、學生獎懲記錄檔案,由政教處有關人員負責收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓檔案等由教務處、教科室有關人員負責收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6、學校總務處檔案包括總務處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務處有關人員負責收集、整理,交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

7、學校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集,一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負責歸檔立卷。

8、積極做好檔案資料的“四平時”(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

9、檔案資料室堅持做到“五防”:防火、防潮、防蟲、防光、防盜,確保檔案安全。

10、積極提供利用,嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意,并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出,不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

11、按照保密制度的有關規(guī)定加強__,嚴格注意保密,不得泄密。

12、按照上級有關規(guī)定,努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進檔案資料室。有關檔案在存電腦的同時應及時刻錄成光盤,注意保存,防止丟失。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇8

一、檔案建立

(一)建立健全學校各類檔案,目的主要在于為學校各級領導,上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的`依據(jù)。校領導對此應高度重視,并確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

(二)學校建立檔案資料室,由專職(或兼職)管理,按《小學檔案資料收集范圍細目》建立檔案。

(三)全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案,學校檔案按類以時間為序建立,教師的一般人事檔案,一般職務檔案和業(yè)務檔案按人頭建立,學生學籍檔案按屆,按班分類建立。

二、檔案立卷

(一)檔案人員應按資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄,進袋入檔。檔案袋,檔案卷的規(guī)格要符合上級有關部門的統(tǒng)一要求。

(二)卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限;注明“短期”的一般以五年為期限;注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。

(三)凡檔案資料收集范圍細目中未編入,但確有使用、保存價值的其它資料,學??筛鶕?jù)需要自行決定是否保留。

三、檔案補充

(一)教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。

(二)外來文件、函件由收文員(或人事秘書)統(tǒng)一分類編號登記,交校有關領導閱后,即立卷歸檔。

(三)校內印發(fā)的文件是檔案補充的重點,平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類文件分類保存,每學期結束時,集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案轉遞

教職工因工作調動,需要轉遞檔案,必須安上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記,嚴密包封,并加蓋密封章,通過機要轉遞,不得公開郵寄或交本人自帶。

五、檔案查閱

(一)校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對并簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

(二)校內人員借閱業(yè)務檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關領導同意后方可借閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內完好無損地歸還。

六、檔案安全保密

(一)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、干燥,自然通風,嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

(二)檔案管理人員不得將無關人員帶進檔

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇9

學校檔案資料時學校各項工作的記錄和反映,是學校工作的重要組成部分,所以對學校檔案要嚴格管理。根據(jù)上級主管部門要求及學校實際制定本制度:

1、對學校召開的安全工作會議,安全排查結果及整改結果等做好記錄及時存檔。

2、對學校有關安全檔案資料要分類存放,規(guī)范管理。

3、對學校有關安全的'檔案資料要及時存檔,并作好記錄,以備日后查閱。

4、檔案資料的借用需經(jīng)有關領導批準方可借予他人。

5、對檔案的使用、借用要做好記錄,并作到及時收回存檔,以防丟失。

6、經(jīng)常檢查檔案資料,注意通風、防潮、防蛀、防火。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇10

檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映,學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案,應由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強學校檔案的科學管理,逐步實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化和制度化。

學校檔案室是學校的內設機構,由學校行政校長分管,日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。

一、學校檔案室的基本任務

1、結合學校實際,建立健全學校檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度。

2、及時收集、整理、保管和統(tǒng)計學校的全部檔案,編制檢索工具,提供校內網(wǎng)上查尋,并積極提供檔案利用,為學校管理和教育教學等各項工作服務。

3、負責對全校各處室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、監(jiān)督、檢查,并納入學校對各處室考核檢查的內容。

4、維護檔案的完整與安全。

二、檔案室立卷歸檔范圍、原則和注意事項

1.所有學校檔案必須集中統(tǒng)一管理,確保真實、完整、準確、系統(tǒng)和安全。學校各處室要積極負責本處室檔案資料的收集、積累、歸類、整理、上交工作,保證歸檔文件材料收集完整齊全,并按時移交到學校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項工作、一次活動由幾個處室聯(lián)合組織的,涉及多個部門的,文件材料由牽頭主辦的處室負責歸檔,其他處室協(xié)助提供相關材料。

2.嚴格執(zhí)行文件、材料的形成單位及教科研課題組立卷歸檔制度,堅持做到“三納入”、“四同步”:即將立卷歸檔工作納入學校及各處室、各部門、課題組的工作計劃和規(guī)劃,納入管理制度,納入有關人員的工作職責范圍;在布置、檢查、總結、考核各項工作的同時,布置、檢查、總結、考核檔案工作。

3.任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料,不得擅自銷毀文件、材料。如確需要銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊,經(jīng)校長批準后專人監(jiān)銷。干部、職工在調動離開原工作崗位時,要徹底清理文件、材料,及時辦理文檔材料的交接手續(xù)。

4、凡是反映本校重大工作與活動,具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料,必須要求字跡、圖象清晰、書寫工整,所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。立卷單位應負責將材料收集齊全,核對準確,按文件的自然形成規(guī)律,系統(tǒng)整理,并在封面上填寫檔案名稱,編寫卷內目錄。根據(jù)檔案的保存價值和檔案保管期限的規(guī)定,準確劃分保存期限。凡反映學校重大活動和基本歷史面貌,有長期利用價值的檔案,列為永久保管;凡是反映學校一般工作活動,在較長時間內有參考利用價值的文件,列為長期保管;凡是在短時間內對本校有參考利用價值的,列為短期保存。

5、文件類的歸檔材料實行以件為單位歸檔。校內發(fā)文要附文件正本、底稿、發(fā)文單、附件等。底稿及發(fā)文單均不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水,發(fā)文單上必須在簽發(fā)欄內由領導簽字,正文上的公章應蓋在發(fā)文單位和日期處。

6、請示類文件要附相關批復材料。上級來文需要辦理并上報相關材料的,要求將上報的相關材料附上。各處室如報表、名冊、學生素質報告存根、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料,以冊(本)為單位移交檔案室。

7、德育、師德教育活動、教學、科研、基建、校內小報、設備、學校撤并校舍置換、教育現(xiàn)代化驗收資料等專題性的歸檔材料,仍以卷為單位進行整理、立卷,需裝訂的案卷材料歸檔部門要裝訂后方可移交。

8、立卷歸檔的材料必須是原件,復印件不得歸檔。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料,必須按要求進行整理后方可移交。移交的文件材料要求字跡清楚、用紙規(guī)范(A4紙)。

9、歸檔材料必須完整,兼職檔案員在整理過程中要逐卷(件)檢查,不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏。

10、移交的歸檔材料左邊裝訂處要預留25mm左右的裝訂線。

11、移交檔案時,交接雙方應當面檢查,按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工,直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時應填寫檔案移交清單,清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。

12、檔案室應堅固安全,安裝防盜門窗、窗簾,有條件可配備空調、電腦。

13、應繪制檔案柜案卷存放示意圖。

14、借閱檔案,必須填寫“借閱檔案審批表”,經(jīng)領導同意簽字后,方可借閱,借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內文字材料,借閱人不得泄密、遺失、涂改、污損,更不得私自轉借給他人,違反規(guī)定者,按有關規(guī)定予以嚴肅處理。

15、定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查,作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領導匯報。

三、規(guī)范分類,及時整理歸檔建檔

所有檔案要及時整理,規(guī)范分類,登記歸檔。檔案類目和基本范圍:

(一)黨群類

1、學校黨組織的計劃、總結、文件、批復等材料;

2、黨員大會、支委會、民主生活會會議記錄;改選、增補委員報告、批復;

3、黨員名冊、年報表、發(fā)展黨員和轉正材料;組織建設、黨員教育、宣傳、主題活動、紀檢等方面的材料;

4、工會、共青團、少先隊、學生會召開代表大會、工作會議、組織活動的全套文件和材料;各群團組織的計劃、總結、經(jīng)驗交流材料、會議記錄;換屆大會材料;改選報告和批復;

5、政治思想教育、精神文明建設材料;

6、開展各項專題活動的材料;

7、出席黨代會、人代會、政協(xié)會的名單;

8、表彰、處分材料;

9、綜合治理、平安建設文件、材料。

(二)行政類

1、學校年度、學期工作計劃、總結、報表;

2、行政會議記錄、教師會記錄、政治學習記錄、學校召開的各種工作會議,專業(yè)會議材料;

3、學校規(guī)章制度、崗位職責、獎懲辦法、考核檢查資料;

4、上級機關頒發(fā)的文件,上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要會議材料;

5、學校文件、會議資料;教代會資料;

6、專題報告;學校重大事項的調查、匯報和處理情況的報告;

7、人民代表、政協(xié)委員、上級機關領導視察、檢查本校工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像材料;

8、學校的請示與上級機關的批復文件;各處室的請示與學校的批復文件;

9、學校及其各處室在各項工作、活動中形成的計劃、總結、報告和活動過程的資料;

10、學校檢查各處室工作,調查研究形成的重要文件材料;

11、學校的各種統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);

12、學校領導人在公務活動中形成的重要信件、電話記錄,從外機關帶回的與本校有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;

13、本校的歷史沿革、大事記、年鑒、反映本校重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎狀、獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物以及展覽照片等材料;

14、干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、教職工花名冊、報表、各類領導小組人員名單以及職工的錄用、轉正、定級、調資、工資年報、退職、復職、退休、評殘、撫恤、死亡及獎懲等文件材料;

15、本校財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清單;

16、本校編印的情況反映、簡報、校報及有關刊物的定稿和印本;編輯出版物的定稿、樣本;

17、學校與有關單位及個人簽訂的各種合同,協(xié)議書等文件材料;

18、各種普查工作中形成的文字材料;

19、教師、職工、職員、退休人員名冊、勞模、優(yōu)秀教師、先進班主任、特級教師、學科帶頭人、骨干教師名冊和檔案;教職工受表彰登記表;受處分人員的檢查、情況調查、處分決定或文件;

20、死亡人員名冊和檔案;

21、會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料(具體內容按會計檔案規(guī)定);

22、特困學生“兩免一補”登記表、“助學育苗”工程登記表、學生助學金發(fā)放登記表;

23、對行政經(jīng)費民主審查的記錄材料;

24、學校綠化、食堂管理、校產(chǎn)管理的有關材料;

25、校辦廠資料。

(三)教育教學類

1、學校制定的各種教學制度、辦法、規(guī)章、條例;有關教學工作的各類會議文件、紀要、安排、總結;

2、學籍管理材料(學籍卡、新生登記表、成績冊);學籍變更材料(升級、留級、休學、復學和退學、轉學材料);學生獎懲材料、招生、分配工作材料(招生計劃、招生工作總結、新生名冊、畢業(yè)生鑒定、登記表、畢業(yè)生總結材料、畢業(yè)班合影照、畢業(yè)證書存根);學生素質報告單存根;

3、總課程表和學校、總結;

4、各教研組計劃、總結;教科研計劃、總結、活動記錄;個人教學計劃、備課、聽課、政治業(yè)務學習筆記、校本培訓記錄,教學大綱、各課程學期授課計劃,教師任課、任職安排;各課程考試題、成績單,成績統(tǒng)計表及試卷分析,教學質量調查材料;教學實習計劃、總結;班主任名單;各類競賽成績和名次;

5、本校編制的電化教學錄音、錄像帶等;

6、有關教學經(jīng)驗的'總結,教學方法的研究,教學手段的改進,教學效果的反饋,教學改革,課題研究,學術論文,專題發(fā)言等原始資料;公開課教案、評課材料、教學基本功競賽材料、名次;有價值的課程建設的全套材料(教學計劃、教學大綱、教案、題庫、試卷、習題集、自編講義、主編、參編、主審、參審教材、實習計劃、實習講義、實習指導書、教學總結);

7、教職工在各種報刊雜志上發(fā)表的文章、在各種學術會議上交流的文章以及各種研究成果的獎勵文件;各級教育科研課題的成果、結題報告及其審查鑒定文件;教職工編譯正式出版的各種學校專著、教材、教學參考資料等;兄弟學校有參考價值的教學資料;教師發(fā)表、獲獎的論文和證書;

8、師資培訓計劃、考核、總結、教師業(yè)務檔案等有關材料;

9、教師學歷進修、普通話、現(xiàn)代技術、考核材料;學科帶頭人、教學能手、骨干教師、青名師工程培訓的材料;

10、德育工作計劃、總結;各種活動的材料、檢查評比的材料、先進班級、三好學生、優(yōu)秀學生干部登記表、學生獎懲的材料;

11、本校學生軍訓、入學教育、國旗下講話、開學典禮、學期結束會、校會、重要等重要材料;

12、師生參加本校體育、文藝活動和比賽的材料;

13、本校組隊參加各類比賽的運動員名單、成績;本校最高記錄;

14、體育鍛煉標準達標成績統(tǒng)計表;學生體質、保健、近視統(tǒng)計表。

(四)基本建設類

1、有關本校區(qū)域變化、布局調整、解決地界、征用土地等文件材料或會議紀要、各種文件和證書、圖紙(含平面圖、紅線圖、批準書、契約、合同、房產(chǎn)證、土地證、事業(yè)單位代碼證等);

2、本校的土木建筑(含教學用房、生活用房、庫房等)及抗震加固工程形成的技術文件材料;

3、校舍平面圖和有關文件;

4、基建項目報批材料、審批文件、施工圖紙、工程預算、決算、審計、竣工驗收資料;

5、消防、衛(wèi)生、水電設施的圖紙、鑒定、檢查的資料。

(五)聲象類

錄音帶、錄象帶、照片、計算機磁盤等。

(六)設備類

1、各種大、中型物品、器具、設備、動力機械、電子儀表、儀器、微機、語音設備、各種車輛、文印設備等;各類圖紙、照片、計算書、說明書、合格證、代碼證、驗收記錄、測定數(shù)據(jù),性能鑒定材料、運行記錄、技術操作規(guī)程、檢修記錄、重大事故的調查分析及處理報告、事故記錄、審計報告、校舍設計圖紙、工程交付驗收結論、校舍危房鑒定報告、危房維修工程結算報告、設備養(yǎng)護維修和大修過程中產(chǎn)生的技術文件材料等;

2、設備申購報告和批復;合同、說明書;設備安裝、調試、驗收、維護協(xié)議;使用、故障和維修記錄;

3、本校自制或改造更新的各種設備的全套設計文件和圖紙。

(七)榮譽實物類

各種獎品、有歷史價值的證書、獎狀、獎杯等實物。

四、充分發(fā)揮檔案作用,為學校管理和教育教學服務

檔案的最終目的是利用,是為滿足利用者的需求,就要通過各種方式向他們提供檔案材料,或進行咨詢服務。如學生的學籍檔案對招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調,提供出有益的和高效率的服務,使學生走上新的工作崗位之前,用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長,有利于做到人盡其用,各盡其才。

第一中學

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇11

一、檔案保管制度

1、檔案實行專人管理,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。

4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。

5、維護檔案安全,每個箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。

6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)。

二、檔案保密制度:

1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。

2、嚴格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。

3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

三、檔案借閱制度

1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。

2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案,須經(jīng)領導批準后方可查閱。

3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領導批準,限十天內歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。

6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報領導處理。

四、檔案鑒定制度:

1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。

2、鑒定工作要在分管領導下的主持下,由分管領導、業(yè)務人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。

3、對鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調整保管期限,并在備考表中注明鑒定時間、意見,由小組負責人簽字。

4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準手續(xù),寫出書面報告,編制銷毀清冊,報有關領導批準。

5、銷毀檔案時要有2個監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章,填上日期。

五、檔案移交制度:

1、檔案室應按有關規(guī)定向上級檔案館移交檔案。

2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。

3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對,并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

5、檔案人員調動工作時,也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領導繁體字認證后方可離開崗位。

六、檔案立卷歸檔制度

1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度——機構——問題”和文件形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,分類準確,合理組卷。

4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。

5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規(guī)定執(zhí)行。

6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。

7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

七、檔案統(tǒng)計制度:

1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確地反映本單位檔案數(shù)量質量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。

3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎工作,做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。

4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。

5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化。

八、檔案的開發(fā)利用

1、充分利用檔案為教育教學服務。

2、查閱檔案時必須保持案卷整潔,嚴禁涂改。

3、對檔案的利用要及時登記。

九、檢查與考核

1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃,并列入有關人員的職責范圍及工作標準。

2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查,并作為考核有關部門、有關人員的依據(jù)。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇12

1.學校建立學校校本研訓檔案(總檔案)和個人專門檔案(分檔案)。學校檔案反映學校校本研訓的規(guī)劃,研訓活動的材料等;個人檔案反映個人考勤、成果、筆記、學時學分等認定材料。

2.每次研訓活動要收集活動的原始資料,研訓活動的過程記錄(包括研訓時間、研訓地點、主講人、活動負責人、研訓內容、研訓效果等),及相關照片等。并按時完成各種資料的收集、整理和分類工作,盡力做到痕跡管理,保證資料不遺失或缺漏。

1.學校校本研訓檔案(總檔案)

(1)校本研訓制度和計劃。

(2)校本研訓課程資源(年度校本研訓使用的教材或校本研訓自編講義)。

(3)校本研訓實施情況記載。(校本研訓的具體設計;每次研訓活動的情況記載;每次考試考核試卷及成績匯總;研訓活動案例)

(4)教育科研成果(分學年度的教師教育論文)。

4.校本研訓教師個人檔案(教師專業(yè)成長檔案袋)

(1)教師個人的自修計劃或結合自身實際制定的專業(yè)發(fā)展計劃;

(2)參訓的過程記錄(包括教師參加研訓的內容、教研組研訓活動記錄、、執(zhí)教研究課等)

(3)參訓成效(包括發(fā)表論文、承擔課題、教學課件、典型案例等)

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇13

一、鄉(xiāng)村學校少年宮檔案工作按照統(tǒng)一領導、集中管理的原則,建立專門的檔案工作機構,形成分管領導負責、專人管理的機制,對少年宮形成的管理、教學、科研、基建、設備、出版物、財會、人事、業(yè)務、電子聲像、實物等各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。

二、鄉(xiāng)村學校少年宮檔案工作機構的基本任務

1、貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法令、政策、規(guī)定,規(guī)劃少年宮檔案工作。

2、制定少年宮檔案工作規(guī)章制度,并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。

3、組織建設少年宮檔案工作的網(wǎng)絡,指導和協(xié)助各部門做好種類檔案的收集、征集、整理、立卷、分類鑒定、保管統(tǒng)計工作。

4、接收檔案并對室藏的全部檔案進行科學管理,開發(fā)檔案信息資源,做好利用服務工作。

5、開展檔案宣傳工作,提高師生員工的檔案意識。

三、歸檔范圍

1、文書檔案:主要包括少年宮在日常工作中形成的各種文件、會議記錄、紀要、工作計劃、總結、規(guī)章制度等具有保存價值的文件材料。

2、教學檔案:主要包括教學管理、教學實踐和教學研究以及學生在小組或社團活動中形成的材料。

3、科研檔案:主要包括在日?;顒禹椖?、特色項目等科研工作中形成的文件材料、少年宮出版的書、學報、???。

4、基建檔案:主要包括少年宮在基建項目中形成的文字材料、基建圖紙、項目審批文件等。

5、設備檔案:主要包括各種活動器材、使用說明、技術圖紙、技術操作規(guī)程、軟件、技術參數(shù)、合格證、保修卡等。

6、業(yè)務檔案:主要包括輔導員培訓進修、各種成果、獲獎證明等。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇14

第一章總則

一、為了加強會計檔案的科學管理,根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》,結合我院實際情況,制定本制度。

二、學校會計檔案由校檔案室和財務處共同管理。檔案室負責對會計檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管(移交檔案館前)、查閱等項工作。

三、財務處內部指定專人負責會計檔案的日常管理,明確會計檔案管理崗位的職責,建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。

第二章會計檔案的內容

一、會計檔案是指財務計劃、單位預算、經(jīng)濟合同,以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。

1、原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,由業(yè)務經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關經(jīng)濟責任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據(jù),是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

2、記帳憑證是對經(jīng)濟業(yè)務按其性質加以歸類,確定會計分錄,并據(jù)以登記會計帳簿的憑證。學校根據(jù)會計核算的一般要求和學校的實際情況設置統(tǒng)一、通用的記帳憑證。

3、會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟業(yè)務,對量分散的數(shù)據(jù)或資料進行分類歸集整理,逐步加工成有用的會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括:

(一)總分類帳

(二)收入明細帳(教育經(jīng)費撥款、科研經(jīng)費撥款、上級補助收入、教育事業(yè)收入、經(jīng)營收入、其他收入)

(三)支出明細帳(事業(yè)支出、經(jīng)營支出)

(四)往來明細帳(應收及暫付款、應付及暫存款、應付票據(jù)、應繳稅金、代管款項)

(五)現(xiàn)金日記帳

(六)銀行存款日記帳

(七)固定資產(chǎn)明細帳

(八)材料明細帳

(九)事業(yè)基金明細帳

(十)專用基金明細帳

(十一)固定基金明細帳

(十二)事業(yè)結余明細帳

(十三)其他對外投資明細帳

4、財務報告指用來映會計實體財務狀況和事業(yè)發(fā)展成果的總結性書面文件,包括會計報表、附表以及財務情況文字說明等。

5、其他類會計檔案包括銀行存款余額調節(jié)表,銀行對賬單,財務會計軟件使用說明,會計科目和項目編碼及使用說明,會計電算化處理授權登記或使用權限備案表,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。

6、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關的重要資料,包括:

(一)學生名冊;

(二)學生繳費及欠費情況;

(三)工資薪金發(fā)放清冊;

(四)住房公積金備查簿;

(五)其他會計核算資料。

7、學校財務采用電子計算機進行會計核算的,應當保存打印出的紙質會計檔案,應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。

8、以下與財務會計核算相關的文件材料,應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,:

(一)學校年度財務預算;

(二)學校財務預算執(zhí)行情況;

(三)學校對外投資的文件及相關投資證明;

(四)學校年度收入分配的相關文件及資料;

(五)各類審計決定、報告及意見;

(六)國家及學校各項財務規(guī)章制度。

第三章日常管理

1、每年形成的會計檔案,按照歸檔的要求,進行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內交到財務處檔案室自行保管,以便隨時查閱,保管時間一般一至二年,期滿后,編造清冊上繳學院檔案室保管。會計檔案要設專人負責保管,保管人員工作變動時應按規(guī)定要求辦理移交手續(xù),并由單位負責人監(jiān)交。

2、建立健計檔案的查閱、復印登記制度,既要方便查閱會計檔案,又要保證會計檔案的安全。設立會計檔案查閱登記簿,記載查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人。外單位查閱財務處的會計檔案時須經(jīng)財務處領導批準方可查閱。調閱查賬時,檔案原件一般不予借出,如因工作需要必須借出時須經(jīng)單位領導批準,但不得拆散原卷冊,并應按期歸還。需保密的原始材料,按規(guī)定不得泄密。財務處內部人員因工作需要查閱原始憑證,查后須將資料放回原處。

3、會計檔案保管期限,根據(jù)國家檔案局、財政部發(fā)布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定:各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年,總賬十五年,明細賬及登記簿十五年,月、季報表保管五年,年終決算報表永久性保管。

4、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由院檔案室提出銷毀意見,會同財務處及有關單位共同鑒定,嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,報院領導批準后進行銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證,應單抽出,另行立卷,由檔案室保管至結清債權債務時為止。

5、學校財務處、檔案室應提供合適的會計檔案保管條件,做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,對電算化檔案的磁盤、光盤,還要防磁、防折。

第四章移交和移動

1、學校財會人員之間交接會計檔案,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

2、移交會計檔案的部門,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內容。

3、財務處和檔案室之間移交會計檔案由財務處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第五章責任

1、學校財務處、檔案室應當建立健全校內各級會計檔案管理責任制,明確各單位負責人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責任。

2、會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負責。

3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案,要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,對電算化檔案的磁盤、光盤,還要防磁、防折,對由于以上原因而造成會計檔案毀損的,要追究保管人員的責任。

4、各會計檔案使用人和查閱人應遵守檔案查閱登記制度。不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。

學校檔案管理制定規(guī)章制度篇15

一、檔案的收集

要充分認識校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。

2、應有積極態(tài)度和主動精神,不能坐門等客。

3、一式二份,正本放教育委員會,副本存學校。

4、當撤銷學校的校舍檔案,應全部移交給市教育委員會。

二、校舍檔案管理

1、邊鑒定邊整理,按要求進行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。

2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎,便于保管和利用。

3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

4、檔案的整理必須便于保管和利用。

三、檔案的保管

按要求設立庫房,庫房的要求達到“十防”,按要求設置保管設備,材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的'直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。

四、檔案的移交

交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對,并在交接收據(jù)上簽名蓋章,其收據(jù)一式三份,交接雙方各一份,會計一份。

五、查閱和借閱

1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續(xù)。

2、查閱或借閱,只允許在檔案室進行。

3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等,嚴守保密規(guī)定,歸還時清點清楚。

4、查閱或借閱時,嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。

六、檔案保密

檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說,閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊,經(jīng)領導審批后,二人以上人員監(jiān)銷。

七、清銷

1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進行統(tǒng)計,如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

2、清銷應有二人以上人員監(jiān)銷,以防失泄機密。

3、要遵守保密規(guī)定,堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。

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