修改員工手冊(cè)的五大原則(2)

　　二、 民主制訂程序原則

　　民主制訂程序，也是2001的司法解釋所提出，但是由于這一原則難以細(xì)化，這些年來(lái)，一直沒(méi)有實(shí)際運(yùn)用?！秳趧?dòng)合同法》對(duì)這一原則進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化，體現(xiàn)為要求員工手冊(cè)通過(guò)職代會(huì)或者全體職工的討論，作出匯總意見后，進(jìn)一步通過(guò)工會(huì)或者職工代表的協(xié)商確定。但是這一細(xì)化同時(shí)又引申出了，如何選舉職工代表，職工代表大會(huì)的開會(huì)原則及通過(guò)原則如何把握，第二次是否還需要通過(guò)職工代表大會(huì)?所有這些，就目前來(lái)說(shuō)，仍然是缺乏操作細(xì)則的。因此，在此情況之下，公司在制訂員工手冊(cè)時(shí)，就目前來(lái)說(shuō)，主動(dòng)征詢員工的意見，如果沒(méi)有職代會(huì)，盡量向所有員工公示，通過(guò)電子郵件或者內(nèi)部局域網(wǎng)的方式要求全體職工參與討論，也不失為一種較好的方法。

　　三、 公示原則

　　2008年之前，員工手冊(cè)最大的法律風(fēng)險(xiǎn)，在于公示風(fēng)險(xiǎn)。

　　很多公司的公示方法是存在很大風(fēng)險(xiǎn)的。

　　公司常見的公示做法有以下幾種：

　　1、 將公司的規(guī)章制度，公布在公司的會(huì)議室內(nèi)，沒(méi)有特意去提醒員工注意或者確實(shí)提醒了員工，但沒(méi)有任何證據(jù)可以證明，甚至沒(méi)有任何證據(jù)可以證明是何時(shí)公布的;這一做法常見于一些老國(guó)企。

　　2、 將公司的員工手冊(cè)，公布在公司的內(nèi)部網(wǎng)站上，每個(gè)員工皆可以通過(guò)公司系統(tǒng)進(jìn)行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國(guó)際化的IT公司。

　　3、 將公司的員工手冊(cè)，通過(guò)電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達(dá)。這一做法常見于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習(xí)慣依賴于網(wǎng)絡(luò)，習(xí)慣于在工作過(guò)程中使用網(wǎng)絡(luò)溝通方式。

　　上面的第一種做法，是一種比較傳統(tǒng)的做法，也是一種風(fēng)險(xiǎn)最大的做法。因?yàn)檫@種做法事實(shí)上沒(méi)有任何證據(jù)可以證明將這些制度對(duì)員工進(jìn)行過(guò)公示。那么在這種情況下，只要員工一否認(rèn)，基本上就是員工手冊(cè)無(wú)效的結(jié)局。

　　上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡(luò)工具的興起，因?yàn)槠涫褂么_實(shí)具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實(shí)踐中受到了廣泛的應(yīng)用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動(dòng)量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風(fēng)險(xiǎn)。這些公示方式，由于皆是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，目前司法實(shí)踐考慮到網(wǎng)絡(luò)本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現(xiàn)員工否認(rèn)而公司無(wú)法提供其他的可參考性證據(jù)時(shí)，一般情況下，也是認(rèn)定為員工手冊(cè)無(wú)效的。

　　法律本身并沒(méi)有對(duì)公示作出任何解釋。目前司法實(shí)踐對(duì)公示的理解是公司要將員工手冊(cè)通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)被訴公司為了證明公示過(guò)員工手冊(cè)，由所有在職的員工集體簽名證明這一點(diǎn)。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關(guān)系，也就具有了一定的經(jīng)濟(jì)利害關(guān)系，因此這樣的證據(jù)在實(shí)踐中并不能得到仲裁員或者法官的認(rèn)可。從而也就引申出了結(jié)論，即企業(yè)如果要證明對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行了公示，就必須要有證據(jù)證明對(duì)發(fā)生爭(zhēng)議的員工進(jìn)行過(guò)明確的告知。

　　在實(shí)踐中我們也碰到過(guò)以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：

　　1、 員工入職時(shí)，公司會(huì)為員工準(zhǔn)備一些工作需要的資料或者勞動(dòng)工具，與這些資料和勞動(dòng)工具同時(shí)交付給員工的，就有員工手冊(cè)(需要單獨(dú)列明)，同時(shí)，要求員工簽字確認(rèn)收到了。這一種做法，既有充分的證據(jù)向員工進(jìn)行了公示，同時(shí)也便于員工在入職之時(shí)就了解企業(yè)的規(guī)章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。

　　2、 員工入職時(shí)，為員工進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)時(shí)(時(shí)間也許只有二三天)，其中就有對(duì)員工手冊(cè)的內(nèi)容培訓(xùn)，對(duì)于這種培訓(xùn)，主題以及到場(chǎng)人員工皆有登記，并要求每一名員工進(jìn)行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實(shí)際意義。

　　3、 在第二種做法的基礎(chǔ)上，企業(yè)在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)，會(huì)對(duì)員工進(jìn)行關(guān)于員工手冊(cè)的開卷考試，第一名員工皆需要對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。

　　針對(duì)以上三種方式，我們還需要考慮對(duì)異地員工的管理問(wèn)題。對(duì)于異地員工，由于其一般情況下，與企業(yè)的人力資源部并不在一個(gè)地方，如果要求此員工來(lái)公司總部簽這么一個(gè)東西，或者要求一名企業(yè)的人力資源工作人員跑過(guò)去單簽這么一份東西，成本都是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于收益的。那么在這種情況下，我們認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)該在與該員工簽訂正式的勞動(dòng)合同時(shí)，隨合同附送給該員工一份員工手冊(cè)，并要求員工簽收關(guān)于收到員工手冊(cè)的收據(jù)，以證明這一點(diǎn)。

　　如果在實(shí)踐中，企業(yè)對(duì)于員工手冊(cè)的公示，能夠考慮自己的實(shí)踐，著力于應(yīng)用以上四種方式，相信公示的風(fēng)險(xiǎn)是可以避免的。