修改員工手冊的五大原則(2)

　　二、 民主制訂程序原則

　　民主制訂程序，也是2001的司法解釋所提出，但是由于這一原則難以細化，這些年來，一直沒有實際運用?！秳趧雍贤ā穼@一原則進行進一步的細化，體現(xiàn)為要求員工手冊通過職代會或者全體職工的討論，作出匯總意見后，進一步通過工會或者職工代表的協(xié)商確定。但是這一細化同時又引申出了，如何選舉職工代表，職工代表大會的開會原則及通過原則如何把握，第二次是否還需要通過職工代表大會?所有這些，就目前來說，仍然是缺乏操作細則的。因此，在此情況之下，公司在制訂員工手冊時，就目前來說，主動征詢員工的意見，如果沒有職代會，盡量向所有員工公示，通過電子郵件或者內(nèi)部局域網(wǎng)的方式要求全體職工參與討論，也不失為一種較好的方法。

　　三、 公示原則

　　2008年之前，員工手冊最大的法律風險，在于公示風險。

　　很多公司的公示方法是存在很大風險的。

　　公司常見的公示做法有以下幾種：

　　1、 將公司的規(guī)章制度，公布在公司的會議室內(nèi)，沒有特意去提醒員工注意或者確實提醒了員工，但沒有任何證據(jù)可以證明，甚至沒有任何證據(jù)可以證明是何時公布的;這一做法常見于一些老國企。

　　2、 將公司的員工手冊，公布在公司的內(nèi)部網(wǎng)站上，每個員工皆可以通過公司系統(tǒng)進行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。

　　3、 將公司的員工手冊，通過電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達。這一做法常見于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習慣依賴于網(wǎng)絡，習慣于在工作過程中使用網(wǎng)絡溝通方式。

　　上面的第一種做法，是一種比較傳統(tǒng)的做法，也是一種風險最大的做法。因為這種做法事實上沒有任何證據(jù)可以證明將這些制度對員工進行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無效的結(jié)局。

　　上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡工具的興起，因為其使用確實具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風險。這些公示方式，由于皆是通過網(wǎng)絡進行的，目前司法實踐考慮到網(wǎng)絡本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現(xiàn)員工否認而公司無法提供其他的可參考性證據(jù)時，一般情況下，也是認定為員工手冊無效的。

　　法律本身并沒有對公示作出任何解釋。目前司法實踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現(xiàn)過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關系，也就具有了一定的經(jīng)濟利害關系，因此這樣的證據(jù)在實踐中并不能得到仲裁員或者法官的認可。從而也就引申出了結(jié)論，即企業(yè)如果要證明對員工手冊進行了公示，就必須要有證據(jù)證明對發(fā)生爭議的員工進行過明確的告知。

　　在實踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：

　　1、 員工入職時，公司會為員工準備一些工作需要的資料或者勞動工具，與這些資料和勞動工具同時交付給員工的，就有員工手冊(需要單獨列明)，同時，要求員工簽字確認收到了。這一種做法，既有充分的證據(jù)向員工進行了公示，同時也便于員工在入職之時就了解企業(yè)的規(guī)章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。

　　2、 員工入職時，為員工進行適當培訓時(時間也許只有二三天)，其中就有對員工手冊的內(nèi)容培訓，對于這種培訓，主題以及到場人員工皆有登記，并要求每一名員工進行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實際意義。

　　3、 在第二種做法的基礎上，企業(yè)在培訓結(jié)束時，會對員工進行關于員工手冊的開卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。

　　針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問題。對于異地員工，由于其一般情況下，與企業(yè)的人力資源部并不在一個地方，如果要求此員工來公司總部簽這么一個東西，或者要求一名企業(yè)的人力資源工作人員跑過去單簽這么一份東西，成本都是遠遠高于收益的。那么在這種情況下，我們認為，企業(yè)應該在與該員工簽訂正式的勞動合同時，隨合同附送給該員工一份員工手冊，并要求員工簽收關于收到員工手冊的收據(jù)，以證明這一點。

　　如果在實踐中，企業(yè)對于員工手冊的公示，能夠考慮自己的實踐，著力于應用以上四種方式，相信公示的風險是可以避免的。