如何做一名合格的秘書(shū)
如何做一名合格的秘書(shū)
下面分享一篇關(guān)于如何做一名合格的秘書(shū)，合格的秘書(shū)要具備什么基本素質(zhì)呢?我們一起來(lái)學(xué)習(xí)吧
所謂秘書(shū)，是指領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。秘書(shū)工作的重要性、工作的特征以及其工作的繁雜程度，決定了做一名合格的秘書(shū)需要具備許多的素質(zhì)。
秘書(shū)人員的工作十分重要，秘書(shū)人員既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，因而秘書(shū)所處的位置十分重要，甚至可以說(shuō)秘書(shū)人員的素質(zhì)及其工作效率，直接影響到整個(gè)單位的形象及其在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的競(jìng)爭(zhēng)力。秘書(shū)的工作具有中介性、直接性、全面性、服務(wù)性、被動(dòng)性、潛隱性、機(jī)密性等七個(gè)特征。秘書(shū)的工作可謂又多又雜，包括日常事務(wù)管理、接待事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、行政事務(wù)、信訪事務(wù)、查研究事務(wù)、文書(shū)檔案事務(wù)、寫(xiě)作事務(wù)、協(xié)調(diào)工作、督察工作以及其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)等十多項(xiàng)內(nèi)容。這些因素就決定著秘書(shū)永遠(yuǎn)要比別人“多一顆心”，同時(shí)也決定了，要成為一名合格的秘書(shū)，就必須具備許多素質(zhì)。
一、合格秘書(shū)必備素質(zhì)之一 ——基本素質(zhì)
1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書(shū)工作的。
2、 心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿(mǎn)仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書(shū)工作的。
3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。
二、合格秘書(shū)必備素質(zhì)之二——業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。
3、辦事能力：秘書(shū)工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。
三、合格秘書(shū)必備素質(zhì)之三——文化素質(zhì)
1、社會(huì)科學(xué) 學(xué)好專(zhuān)業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。
2、自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門(mén)，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。
3、外語(yǔ)：秘書(shū)在辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交往中，無(wú)論是書(shū)面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。
四、合格秘書(shū)必備素質(zhì)之四—— 掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)
作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書(shū)人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)：堅(jiān)持工作原則，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點(diǎn)：
1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門(mén)的關(guān)系等。在協(xié)調(diào)與本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。對(duì)待當(dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹(shù)立良好的部門(mén)形象。不要擺出官僚衙門(mén)的作風(fēng)，也不要沾染市儈的習(xí)氣。此外，要注意與有關(guān)部門(mén)建立和保持良好的工作關(guān)系，如外貿(mào)部門(mén)，商檢機(jī)構(gòu)，會(huì)計(jì)師事務(wù)所等。這對(duì)于我們搞好工作也是大有好處的。
2、要掌握理事藝術(shù)
(1)工作要有計(jì)劃 ;
(2)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣：今日事今日畢，能馬上辦的決不要等一會(huì)兒再辦，一件事情要一抓到底，不要半途而廢。目標(biāo)明確，有始有終;始終把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把抓”，重要的事先辦，急事先辦，及時(shí)處理;對(duì)大事要高度重視，一抓到底，而相對(duì)來(lái)說(shuō)不太重要的事則可以放后緩辦。
3、要有較高的說(shuō)、寫(xiě)能力， 即語(yǔ)言表達(dá)能力和文字寫(xiě)作功夫， 這也是做好秘書(shū)工作必須具備的。在實(shí)際工作中，都體會(huì)到，秘書(shū)工作涉及到的關(guān)系方方面面，既有人，又有事，千頭萬(wàn)緒，林林總總。然俗語(yǔ)到：“千條線，一根針”，我們就是這根“針”，運(yùn)用得好，你會(huì)有條不紊，游刃有余;運(yùn)用不好，你會(huì)手忙腳亂，焦頭爛額。
五、合格秘書(shū)必備素質(zhì)之五——良好的心態(tài)
秘書(shū)是個(gè)讓人歡喜讓人憂(yōu)的職位，雖然有風(fēng)光的時(shí)候，但更多的是受苦受累。有人形象地將秘書(shū)崗位比喻為人體的胃，每天要容納各種酸甜苦辣的食物，并根據(jù)人體所需的營(yíng)養(yǎng)成分，將經(jīng)過(guò)消化過(guò)濾后的精華輸送到需要的地方，同時(shí)還要排除其糟粕。因此有人說(shuō)，秘書(shū)決不是什么人都能干的，真可謂當(dāng)秘書(shū)難，當(dāng)稱(chēng)職的秘書(shū)更難。
因而，做一名合格的秘書(shū)，除了要具備以上的素質(zhì)之外，更重要的是要擺正自己的心態(tài)。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能。” 遇到挫折時(shí)應(yīng)進(jìn)行冷靜分析，從客觀、主觀、目標(biāo)、環(huán)境、條件等方面，找出受挫的原因，采取有效的補(bǔ)救措施。樹(shù)立一個(gè)辯證的挫折觀，經(jīng)常保持自信和樂(lè)觀的態(tài)度，要認(rèn)識(shí)到正是挫折和教訓(xùn)才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。學(xué)會(huì)自我寬慰，能容忍挫折。要心懷坦蕩，情緒樂(lè)觀，發(fā)奮圖強(qiáng)。善于化壓力為動(dòng)力，改變內(nèi)心的壓抑狀態(tài)，以求身心的輕松，從而讓目光面向未來(lái)。