秘書基礎(chǔ)知識點(diǎn)匯總

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　　一、基礎(chǔ)知識

　　1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：

　　(1)開放式辦公室。

　　(2)封閉式辦公室。

　　2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用

　　(1)形成有效率的工作流程。

　　(2)有利于員工的工作分配。

　　(3)有利于工作順利完成。

　　3.不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求

　　(1)空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算?？臻g越大，費(fèi)用越高。

　　(2)開放式和封閉式辦公室

　　1)開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個(gè)工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點(diǎn)：

　　①不設(shè)個(gè)人專用辦公室;

　?、诮M合工作間的材料豐富多樣;

　?、坜k公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。

　　2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對獨(dú)立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

　　二、設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序

　　1.分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對于辦公條件的要求

　　1)面積、空間大小。

　　2)人員流通的頻率。

　　3)聲音對辦公效率的影響。

　　4)需要設(shè)備及家具量的多少。

　　2.設(shè)計(jì)平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。

　　3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開時(shí)，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。

　　4.注意采光、溫度和通風(fēng)

　　三、正確選擇辦公的模式：

　　1、辦公模式的種類：

　　(1)在家工作(06年11月)

　　(2)遠(yuǎn)程工作(06年11月)

　　(3)虛擬辦公室(4)臨時(shí)辦公室(5)彈性時(shí)間(6)兼職工作

　　(7)合同工作(8)交叉工作(9)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

　　四、合理進(jìn)行辦公室布局

　　1、辦公室的布局種類：

　　開放式辦公室 封閉式辦公室

　　2、合理進(jìn)行辦公室布局的作用：

　　(1)形成有效的工作流程;(2)有利于員工的工作分配;(3)有利于工作的順利完成。

　　3、設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序：

　　(1)分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對于辦公條件的要求; (2)設(shè)計(jì)平面圖;

　　(3)選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾 (4)采光、溫度和通風(fēng)

　　溫度控制在20—25度

　　五、檔案利用

　　1、含義：開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

　　檔案利用是檔案工作的目的和出發(fā)點(diǎn)。

　　2、要求：

　　(1)依法開展利用工作;

　　(2)主動、及時(shí)開展利用工作;

　　(3)不斷完善檔案服務(wù)方式和手段;

　　(4)掌握本單位近期 的重點(diǎn)工作、重大活動、據(jù)此開展檔案利用。

　　3、工作程序：

　　(1)熟悉庫藏;(2)分析利用需求;(3)選擇利用方式;(4)獲取檔案;(5)提供檔案。

　　六、檔案參考材料的編寫

　　1、檔案參考材料的含義：檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案 材料加工品。

　　2、檔案參考材料的編寫要求：獲取大量的檔案材料，編寫要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性;問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練、概括性強(qiáng)。

　　3、工作程序：

　　(1)確定參考資料的種類;(2)收集檔案材料;(3)進(jìn)行編寫。

　　七、電子檔案的管理

　　1、電子檔案的含義：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會的原始記錄。

　　2、特點(diǎn)：

　　(1)非人工識讀性;(2)對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性;(3)信息的可變性;

　　(4)信息與載體的可分離性;(5)信息的可共享性;(6)多種信息載體的集成性。

　　3、種類：

　　4、要求：真實(shí)性、完整性、可讀性。

　　5、工作程序：

　　(1)電子檔案的收集積累;(2)電子檔案的歸檔;(3)保管;(4)利用。

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