秘書職業(yè)的成長規(guī)則

提起秘書多數(shù)人會想到年輕漂亮的女孩子，也會認(rèn)為那是她們吃“青春飯”的專利。實(shí)際上秘書作為一個行業(yè)已經(jīng)形成了獨(dú)特的行業(yè)特色，在國外頂級的秘書有兩種：一種是高級決策層的成員，另一種被稱為“PA”（personalassistant）私人助理。所以秘書并不是吃“青春飯”，而是捧著“金飯碗”。當(dāng)你從前臺秘書—部門初級秘書—中級秘書—高級秘書甚至升至助理、行政總監(jiān)等位置時，秘書的發(fā)展空間實(shí)在很大。
　　
　　初級秘書之“七種武器”
　　
　　秘書并不像想象的那么輕松。所以，如果有意做秘書這行，那就必須先審視一下自己是否具備必要的素質(zhì)：
　　
　　（1）具有細(xì)致、周到的思考習(xí)慣，一絲不茍的工作作風(fēng)；
　?。?）辦事條理清楚、記憶準(zhǔn)確；
　?。?）忠心、誠實(shí)、不喧賓奪主；
　?。?）了解企業(yè)和公司的部門機(jī)構(gòu)和人員配置，精通文秘工作的基本知識；
　?。?）具有較高的外語水平和文字能力；
　?。?）具有中英文打字等現(xiàn)代化辦公手段；
　?。?）具有一定的公關(guān)能力，懂得一定的社交禮儀。
　　
　　中級秘書之“越老越值錢”
　　
　　僅僅是具備秘書的基本素質(zhì)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，要想成為高級秘書，領(lǐng)導(dǎo)力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。所以秘書年輕并不是資本，反而是“越老越值錢”。高級的秘書合理年齡至少在30歲以上，年齡偏大不影響達(dá)到秘書職位的頂點(diǎn)。只有到此時才能真正領(lǐng)悟秘書工作的全部內(nèi)涵。
　　高級秘書之角色轉(zhuǎn)換
　　
　　從世界范圍來看，高級的秘書并沒有幾個是從初級、中級做到現(xiàn)在，絕大部分曾轉(zhuǎn)行做過管理工作，因此積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。
　　
　　然而在國內(nèi)優(yōu)秀的資深秘書還未出現(xiàn)，因?yàn)槟壳皬氖旅貢ぷ骷词棺龅巾敿壍拿貢缈偛弥磉@樣的位置，月薪也只在1萬元左右，而實(shí)際上真正具備這樣素質(zhì)的或者說經(jīng)過鍛煉已經(jīng)有這種能力的女性，完全可以從事高級經(jīng)理的工作，因此她們不會繼續(xù)做秘書而是選擇更好的發(fā)展了。所以那些正在做秘書的女性，大多有雙學(xué)歷的，她們的目的不是一輩子當(dāng)秘書，她們是一邊干，一邊學(xué)，等到她們積累了足夠的經(jīng)驗(yàn)，也就中途轉(zhuǎn)型了。
　　
　　高級秘書需要有以下五方面的能力：
　　
　　一、多元化才能（Multi-skilled）。秘書應(yīng)當(dāng)懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能；
　　
　　二、組織能力（Organiser）。秘書應(yīng)當(dāng)是一個組織者，她要為各種會議和活動作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案；
　　
　　三、溝通能力（Communicator）。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系；
　　
　　四、獲取新知識的能力（Knowledgeable）。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐；
　　
　　五、團(tuán)隊(duì)合作能力（Team-player）。秘書要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書工作的一個關(guān)鍵部分。
　　
　　對中國想從事秘書的年輕人，專業(yè)人士建議：“要成為一名好秘書，最關(guān)鍵的是對這份工作真正感興趣，并以此為動力抓住每個機(jī)會，不斷學(xué)習(xí)，提高自我，以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場的需求。”