辦公室文件管理制度3篇

辦公室文件管理制度3篇

　　辦公室文件管理制度的實(shí)施有利于使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。下面是辦公室文件管理制度條例范文，歡迎參閱。

　　辦公室文件管理制度1

　　為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。

　　一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

　　2. 公文的編號(hào)保管

　　(1)、辦公室對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。

　　(2)、公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。

　　3. 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　(1)、凡正式文件均需由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　　(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。

　　(3)、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

　　4.文件的傳閱與催辦

　　(1)、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　(2)、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”，“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　(3)、文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。

　　(4)、辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

　　辦公室文件管理制度2

　　為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。

　　一、上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對(duì)上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細(xì)登記，來(lái)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚，其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時(shí)將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

　　二、本單位各類文件包括簡(jiǎn)報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草，部門(mén)專業(yè)文件由各部門(mén)專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀(jì)要簡(jiǎn)報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細(xì)填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。

　　三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫(xiě)文件送達(dá)登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。

　　四、報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類一般應(yīng)以簡(jiǎn)報(bào)形式印發(fā)，每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。

　　五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)及時(shí)銷毀，以免機(jī)密外泄。

　　六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日

　　辦公室文件管理制度3

　　第一條 管理要點(diǎn)

　　1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

　　2、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

　　3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。

　　4、 根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

　　第二條 制度規(guī)范

　　1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

　　2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

　　4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

　　5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。

　　6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱等內(nèi)容分門(mén)別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

　　第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

　　1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀