在全市公文處理會議上的發(fā)言

自年我縣全面實施電子政務(wù)以來，在公文處理工作方面，我縣除涉及經(jīng)費和密級文件外，全部使用電子政務(wù)處理。從近一年來的工作情況看，全縣電子政務(wù)運行狀況總體良好，未發(fā)生較大的工作失誤，公文處理工作平穩(wěn)發(fā)展。從紙質(zhì)文件的辦理到電子政務(wù)無紙化辦公，對文秘部門來說是一次公文處理方式的一場重要變革，對文秘工作來說，也是一次重要的挑戰(zhàn)，有很多的工作還需要我們?nèi)ヌ剿?、去完善。下面，我就新形勢下公文處理工作談幾點看法，請領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評指正。
一、 整合各類網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)建電子政務(wù)統(tǒng)一平臺。
由于電子政務(wù)的推廣已是大勢所趨，各級各部門均在本系統(tǒng)本區(qū)域進行電子政務(wù)的實踐，但是由于沒有統(tǒng)一的電子政務(wù)公文處理辦法，各級各部門的網(wǎng)絡(luò)平臺不同，辦理規(guī)定也不同。目前我縣有市政府內(nèi)網(wǎng)、縣委公文傳輸網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)三類，條條部門尚有部門網(wǎng)，這種現(xiàn)狀既是對網(wǎng)絡(luò)資源的一種重復(fù)，同時也對工作造成極大不便，有的甚至要從一個網(wǎng)絡(luò)平臺轉(zhuǎn)到另一個網(wǎng)絡(luò)平臺進行辦理，如電信部門正常使用是全省的電信內(nèi)部局域網(wǎng)，因數(shù)據(jù)不能共用，需要先關(guān)掉一個，再打開另外一個。因此，作為政府系統(tǒng)公文處理指導(dǎo)部門，我們需要深入調(diào)研，摸清情況，積極向上級匯報，與有關(guān)部門加強協(xié)作，把橫向的、縱向的各類網(wǎng)絡(luò)平臺進行整合，構(gòu)建統(tǒng)一的電子政務(wù)處理平臺，全面推進公文處理方式變革。
二、 不斷適應(yīng)新形勢，打造專業(yè)化文秘工作隊伍
文秘工作者相當(dāng)于軍隊中的“輔兵”，是決定戰(zhàn)爭勝利的必要保障，其工作貫穿于公文處理各個環(huán)節(jié)，作用不可忽視。同時，文秘人員總是默默無聞，因此建立一支意志堅定、素質(zhì)一流、敬業(yè)勤奮的文秘工作隊伍十分必要。
一要經(jīng)得起磨煉。文秘工作人員加班加點、上下班不分，工作繁忙還要思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確的領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要嚴守本分，適應(yīng)性強、原則性又不能差。既要勤勤懇懇、吃苦耐勞、盡心盡力，又要能忍受怨言，經(jīng)得起委屈和挫折。還要有奉獻精神，不怕麻煩，急件及時處理、適時提醒，印章管理堅持原則，嚴格把關(guān)，不同種類和字號的文件審核更要認真細致，準確無誤。
二要提升綜合素質(zhì)。信息文秘知識兼通的人才缺乏，現(xiàn)在的文秘工作人員必須要熟悉電腦、熟悉政務(wù)活動，從電子政務(wù)開展以來，相當(dāng)一部分文秘人員已經(jīng)由電腦操作員兼任，文秘知識相對缺乏，同時，一部分原來的文秘人員電腦知識缺乏，處于半懂不懂之間。而信息中心負責(zé)管護，文秘人員具體操作，運行中發(fā)現(xiàn)的問題由信息中心負責(zé)處理，雙方都存在工作上的盲點，溝通、協(xié)調(diào)、處理時間長，難度大，這種狀況嚴重制約了公文處理工作的開展，需要進一步加強培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，提升綜合素質(zhì)。
三要進行專業(yè)化培訓(xùn)。目前，我縣已初步建立了一支能正常使用電子公文的人才隊伍，自今年月日全面實行電子政務(wù)以來，我們加強與電信等部門的技術(shù)合作，多次舉辦了培訓(xùn)會。在我縣電子政務(wù)運行中，我們已經(jīng)解決oa辦公系統(tǒng)運行中存在的 個問題，還有 個問題正在聯(lián)系解決中，如聯(lián)合發(fā)文單位從文頭上看不出來是聯(lián)合發(fā)文，以兩辦名義的發(fā)文看不到發(fā)了哪些單位，發(fā)文目錄不能編輯打印，圖片格式的文件太大不能上傳等等。實踐證明，電子政務(wù)操作人員的業(yè)務(wù)越強，提出的問題就會越多，就更有利于系統(tǒng)的完善，促進電子辦公水平的提高。電子政務(wù)本身也是在不斷發(fā)展的，所以在新形勢下，需要我們制定長期的系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)計劃，通過多種形式對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，不斷更新知識，在實踐中不斷探索、完善、總結(jié)經(jīng)驗，加快電子政務(wù)建設(shè)的步伐。
三、規(guī)范崗位職責(zé)，建立科學(xué)合理的評價機制
首先，要統(tǒng)一電子政務(wù)公文處理標(biāo)準。文秘人員工作雜，頭緒多，只有科學(xué)界定各個崗位和人員的工作責(zé)任，使人人都能按照統(tǒng)一分工有條不紊地開展工作，整部機器才能協(xié)調(diào)一致地運轉(zhuǎn)。因此要在文秘部門內(nèi)部制定明確的工作目標(biāo)、嚴格的辦事程序和必要的規(guī)章制度，就需要制定一個較高層次的電子公文處理辦法，以便全省或者全市對電子公文處理有統(tǒng)一的標(biāo)準，使文秘工作人員有章可循，對日常工作進行合理分工，實行分級負責(zé)，規(guī)范崗位責(zé)任，做到人人頭上有指標(biāo)，個個肩上有擔(dān)子，以便更好的完成工作。
其次，要建立公平合理的考核機制。文秘部門是單位的辦公室和窗口，面廣事雜。要想充分調(diào)動文秘工作人員的積極性和創(chuàng)造性，在整個文秘隊伍中形成一種競爭、向上的活力，就需要建立科學(xué)合理的評價機制。通過近一年的實踐，現(xiàn)已逐漸摸索出一套行之有效的方法，如：收、發(fā)文進行短信提示后沒有閱批的，要抓住時機及時提醒，發(fā)件則要電話催辦；組織督查時我們可以看看其他單位的發(fā)文在電子政務(wù)網(wǎng)上有沒有走審核、簽發(fā)、分發(fā)等全部程序，收件后是不是電子政務(wù)網(wǎng)處理的，辦理是否及時，有沒有履行催辦程序，電子印章管理是否規(guī)范等等。我縣將針對以上情況研究制定考核方案，量化指標(biāo)，堅持公平、公開、公正的原則，對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各單位進行評比，表彰先進、鞭策后進，確保全縣電子公文處理工作平穩(wěn)、有序、健康的發(fā)展。
四、關(guān)注網(wǎng)絡(luò)辦公安全，加強電子檔案管理。
無紙化辦公的安全問題，包括網(wǎng)絡(luò)安全和保密安全等方面。雖然我們在各方面都做了努力，但是網(wǎng)絡(luò)尤其是網(wǎng)速方面還是存在問題，有時還出現(xiàn)斷網(wǎng)現(xiàn)象，需要進一步與電信
部門聯(lián)系，盡快解決。在保密方面，雖然規(guī)定了涉密文件使用紙質(zhì)，但在實際操作中，許多單位在文件運行初期就不注意定密，需要我們加強與機要部門聯(lián)系，進一步規(guī)范文件的審查制度，尤其是對電子文件保密方面的審查。
檔案管理在全縣來說不是辦公室的主要職責(zé)，但是政府辦公室檔案量大面廣，很快全年的檔案就要歸檔，我們現(xiàn)在的做法是紙質(zhì)和電子雙存檔，但這不是永久的辦法。今年以來多次與檔案部門進溝通，縣檔案局也與上級檔案局做了匯報，目前省市都還沒有作出新的檔案管理規(guī)定。希望市辦能將我們的建議向市檔案局和省政府辦公廳有關(guān)部門反映，盡早實現(xiàn)檔案管理的法制化、規(guī)范化。