行政公文格式規(guī)范要點
行政公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。下文是行政公文格式規(guī)范要點，歡迎閱讀!
行政公文格式規(guī)范要點有什么
1. 公文份號標注要規(guī)范。份號即公文印制的順序號，涉密公文標注份號有利于加強公文的管理，便于掌握公文的去向。按照《條例》規(guī)定，公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯數(shù)字標注。涉密文件可標虛位，一般標四至六位，如果是兩位數(shù)的文件共20號，則從0001號開始編碼，一直編排到0020號;如果是四位數(shù)的文件共2012號，則從000001號開始編碼，一直編排到002012號。
2. 密級和保密期限標注要規(guī)范。高標密級或低標密級都會給文件的使用和管理帶來不便，因此要本著實事求是、利于保密的原則，合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標注在公文首頁的左上角，用阿拉伯數(shù)字標注。例如：秘密1年、機密3年、絕密長期。
3. 緊急程度標注要規(guī)范。這是公文送達和辦理的時限要求。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標注。不能將正常運行的公文隨意標注為“急件”。現(xiàn)在有些部門上報的公文，不急的公文卻標注了緊急程度，緩急程度標注過高，給上級領導機關增加了壓力，帶來了不必要的麻煩。
4. 發(fā)文機關標志要規(guī)范。這是由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，此類文件是機關或部門的大頭文件，一般是指上報或下發(fā)的政策性文件;文件頭也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，文號編在版頭下方紅線以下，一般用函類公文較多。要取消一些部門“發(fā)文機關名稱加括號并標注文種”的文件標題格式，例如：××××廳(通知)、××××局(批復)等，統(tǒng)一采用發(fā)文機關全稱加“文件”二字或者發(fā)文機關規(guī)范化簡稱形式，再根據(jù)文件內(nèi)容確定使用的文種。
5. 發(fā)文字號標注要規(guī)范。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合發(fā)文時，使用主辦機關發(fā)文字號?，F(xiàn)在一些部門發(fā)文時常出現(xiàn)以下問題：有的是發(fā)文機關代字概括不準確，要么機關代字太長，要么提煉概括不夠準確;有的是發(fā)文字號標注不規(guī)范，要么年份標注不正確，如，將2013年標注為〔13〕，要么應用六角括號標注的卻使用方括號、圓括號、方頭括號等，要么發(fā)文順序號編虛位，如將“×××〔2013〕9號”誤寫成“×××〔2013〕009號”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如將“×××〔2013〕9號”誤寫成“×××字〔2013〕第9號”;有的是發(fā)文字號的標注位置錯誤，上行文的發(fā)文字號要么排在居中位置，要么在左側頂格書寫，等等，這些都是不規(guī)范的。
6. 簽發(fā)人標注要規(guī)范。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。不同層次的文件簽發(fā)人不同。如果是以市委文件形式上報省委的公文，簽發(fā)人就是市委書記;如果是以市政府或省直部門文件上報省政府的公文，簽發(fā)人就是市長或部門的一把手?，F(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)簽發(fā)人不規(guī)范的現(xiàn)象：有的是上報公文不標注簽發(fā)人;有的是聯(lián)合上報公文時只標注主辦部門的負責人而不標注其他協(xié)辦部門負責人;有的是簽發(fā)人標注不規(guī)范，排列不整齊，簽發(fā)人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。
7. 公文標題標注要規(guī)范。公文標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，不能缺項。公文標題要能概括公文的主要內(nèi)容，使用正確文種，做到準確、精練，通過標題使受文者及時了解文件的主旨和要義。標題中要盡量少用標點符號，除書名號、引號、括號之外，其他標點符號不能在標題中隨意亂用。
在我們接觸的公文中，標題不規(guī)范的情況主要有以下幾類：有的公文制發(fā)時不標明發(fā)文機關名稱，如“關于××××××的通知”，省略了發(fā)文機關;有的重復使用介詞結構“關于”，如“××市關于印發(fā)關于××××××規(guī)定的通知”等;有的重復使用公文文種，如“×××轉發(fā)××部轉發(fā)×××部印發(fā)關于××××××規(guī)定的通知的通知的通知”;有的文種使用不當，如“××廳關于××××××的請示報告”等，或在法定公文文種以外隨意創(chuàng)造文種，如“××廳關于×××的建議”、“××廳關于×××的說明”、“××廳關于×××的對策”等;有的在標題中隨便使用標點符號，如“××廳關于×××、及×××的通知”等;有的公文標題內(nèi)容缺項不能準確概括反映公文內(nèi)容，如“××市人民政府關于×××非法售油被焦點訪談曝光情況的報告”缺少“整改”二字，“××廳關于奶款拖欠問題的報告”缺少“及對策建議”。
8. 主送機關標注要規(guī)范。主送機關就是公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
在我們接觸的公文中，主送機關標注存在的問題主要體現(xiàn)在違反《條例》行文規(guī)則的有關規(guī)定上：一是多頭請示，如有的市政府向省委、省政府同時報送“請示”，有的機關向上級機關報送請示時，其同一個文件又向多個上級機關報送卻不注明分送情況，造成上級機關交叉批示，給公文辦理帶來極大不便。二是不按隸屬關系行文，把不相隸屬的兩個上級機關并列隨意主送，如省直某部門給省政府報送報告主送“省政府并國家×××部”。對待這樣的上報公文，報告事項為主的上級機關用主送，報告事項為輔的上級機關則用抄送，不能把兩個不相隸屬的上級機關并列主送。三是違反黨政分開的原則，以市委、市政府名義給省政府寫請示，有的未經(jīng)上級機關同意就給上級機關領導同志個人行文，還有的市政府或省直部門給省政府報送公文寫“省政府并×××省長”。
9. 正文表述要規(guī)范。正文是公文的主體和核心部分，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁應當顯示公文的正文。特別是有的聯(lián)合行文公文標題很長，占據(jù)了公文首頁的大部分篇幅，這樣就要調(diào)整標題內(nèi)容，必要時可以縮減標題字數(shù)，把公文首頁留出一些空間來寫正文內(nèi)容，避免出現(xiàn)公文首頁只有標題沒有正文的情況。公文正文表述中需要把握以下幾個重點。
一是上報的請示、報告類公文，“請示”要嚴格遵守一文一事的原則，一次請求上級機關給予解決一個主要問題即可，不能在一個請示中向上級機關提出多個不相關聯(lián)的事項;“報告”中不能夾帶請示事項，以報告情況、答復問題為主，嚴格與“請示”的內(nèi)容分開。
二是下發(fā)的公文，要嚴格按照隸屬關系行文，同級機關不能用通知、批復的文種向對方行文，除了上級機關授權外，不能向同級機關下發(fā)人事任免、編制批復、項目審批、資金撥付等通知或批復類公文。各級黨政部門除其辦公室外的內(nèi)設處室不允許對外下達指令性公文，各級黨政機關和部門都應自覺遵守。
三是部門會簽未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不得各自單獨行文，一個部門下發(fā)的公文其內(nèi)容涉及其他部門的職責，不經(jīng)會簽不能單獨向本系統(tǒng)及下屬單位下發(fā);上報公文，其內(nèi)容涉及其他部門的職責，則必須與相關部門會簽同意后方可向上級機關報送“請示”或“報告”，沒有達成一致的內(nèi)容不能寫入“請示”或“報告”中。
10. 附件說明表述要規(guī)范。附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文之下空一行左空兩字位置編排“附件”二字，后面標全角冒號和附件名稱。如果有多個附件，則依次單獨成行向下排列。無論是上報公文還是下發(fā)公文，經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：一是公文中帶有附件，卻漏標附件說明;二是附件說明標注不規(guī)范，如有的附件順序號用漢字標注(應用阿拉伯數(shù)字)，有的雖然用阿拉伯數(shù)字標注但后面用頓號分隔，有的附件名稱后加句號(附件名稱后面不加標點符號)，有的附件名稱較長轉行后頂格排列(應與上行附件名稱的首字對齊)。
11. 發(fā)文機關署名標注要規(guī)范。發(fā)文機關署名要用機關全稱或規(guī)范化簡稱?，F(xiàn)在有些上報公文或下發(fā)公文沒有按照《條例》要求標注發(fā)文機關署名，有的發(fā)文機關署名與發(fā)文機關標志、標題中的發(fā)文機關名稱不一致、不規(guī)范，有的只蓋部門公章不署名，有的成文日期用漢字標注(應為阿拉伯數(shù)字)。如某廳上報公文的標題用全稱，而發(fā)文機關署名卻用簡稱;某局下發(fā)的文件標題是“關于××××××工作的通知”，署名卻是某局辦公室;還有的部門給下級單位下發(fā)通知，以部門名義發(fā)文，署名卻是部門的某個業(yè)務處。上述這些機關署名不規(guī)范的問題，均應予以糾正。
12. 成文日期標注要規(guī)范。公文的成文日期要署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期，聯(lián)合發(fā)文要署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。這里要把握好兩點：一是沒有主送機關和發(fā)文機關署名的公文，成文日期加括號標注在標題下方;二是有主送機關和發(fā)文機關署名的公文，標注在發(fā)文機關署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標注，都要用阿拉伯數(shù)字標注。標注的年、月、日均用全稱，年、月、日不編虛位，不簡稱。如“2012年8月6日”，不能寫成“12年08月06日”。
13. 印章加蓋要規(guī)范。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。各級機關在印章使用方面不規(guī)范的現(xiàn)象較為普遍：有的用印位置比較隨意，不居中、不端正、不清楚、不規(guī)范;有的聯(lián)合行文用印時，印章相交或相切;有的聯(lián)合行文只蓋主辦部門的印章而不蓋協(xié)辦部門的印章;有的印章與發(fā)文機關標志不符。
按照《黨政機關公文格式》國家標準的規(guī)定，對于加蓋印章的公文，單一機關行文時，成文日期右空四字編排，發(fā)文機關署名在成文日期之上，以成文日期為準居中編排，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，應將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。
對于不加蓋印章的公文，單一機關行文時，在正文或附件說明下空一行右空兩字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移兩字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應使成文日期右空兩字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。
14.附注標注要規(guī)范。附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。主要標注公文的傳達范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等，一般加括號標注于成文日期左下方。上報公文必須標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級機關在辦理該公文時與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)事項。
15.附件標注要規(guī)范。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件要另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
16.抄送機關標注要規(guī)范。抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關可以是上級、平級、下級和不相隸屬機關。抄送機關的排列順序一般按機關性質和隸屬關系確定。具體排列上，依照先上級機關、再平級機關、后下級機關的次序。抄送單位一般不寫領導機關或部門負責同志個人。
17.印發(fā)機關和印發(fā)日期要規(guī)范。這里是指公文的送印機關和送印日期。制發(fā)公文的部門印發(fā)機關一般寫其部門辦公室，而不寫其部門，如“×××廳辦公室印”，印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字完整寫明年、月、日，后面加“印發(fā)”二字。
18.頁碼標注要規(guī)范。這里是指公文頁數(shù)順序號。工作中常見的公文頁碼的標注有兩種。一種是公文正文包括幾個附件，且都是正文的組成部分，這樣就必須把所有附件內(nèi)容列入整個公文的整體部分，統(tǒng)一編排頁碼，印刷版記標在公文的最后。如領導干部出訪的請示，包括請示內(nèi)容、出訪代表團人員名單、出訪國家邀請函、出訪國家大使館復電等內(nèi)容，都必須作為整個請示的整體內(nèi)容統(tǒng)一編排頁碼，不能單獨列出附件。另一種是公文有幾個附件，各有其獨立性，或是單獨排版，或是單獨裝訂，這時，附件不與公文正文統(tǒng)一編排頁碼，而需另編頁碼。
行政公文的格式規(guī)范
一、函
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：
(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內(nèi)容。
1、標題。
2、主送機關。
(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
(四)結語。通常應根據(jù)函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢()”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
二、通知
通知是下行文，要求下級機關辦理、執(zhí)行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項。
(一)標題：制發(fā)機關+事由+通知。
(二)正文：㈠通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經(jīng)×××批準，現(xiàn)將×××，具體規(guī)定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。
(三)結尾：三種寫法：
1.意盡言止，不單寫結束語。
2.在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。
3.再次明確主題的段落描寫。
三、報告
《報告》寫作要點，報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問時用的陳述性公文。
(一)標題：制發(fā)機關+事由+報告;報告前可加“緊急”。
(二)正文：㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。㈡事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。
(三)結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。
四、請示
請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。
(一)標題：制發(fā)機關名稱+事由+請示。
(二)正文：㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。
(三)結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執(zhí)行”等語。
注意事項：一文一事;一個主送機關;逐級請示。
五、規(guī)定
規(guī)定是由機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位對某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。
(一)標題：地域+內(nèi)容+文件種類(規(guī)定、管理辦法、細則、規(guī)則等)。
(二)正文：
1.正文的內(nèi)容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規(guī)的基本單位。
2.“條”的內(nèi)容較多時可分為“款”，“款”的內(nèi)容較多時可分為“項”。
3.根據(jù)內(nèi)容的需要，可以在“條”上設“章”。
公文標題居中排一行或數(shù)行。公文標題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印。結構層次序數(shù)，第一層為“一”;第二層為“㈠”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”。成文時間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。
所謂騎年就是蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像騎上去了一樣，而同時，章子要把月份整個蓋住，這就是蓋月，主要是為了防止篡改公文日期。
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