15種公文類型的文本特點(diǎn)(2)
15種公文類型的文本特點(diǎn)
第五種類：公告
一、公告的內(nèi)涵：公告是行政公文的主要文種之一，它和通告都屬于發(fā)布范圍廣泛的曉諭性文種。公告是向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的公文。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
公告是用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)的公文。公告主要有兩種，一是宣布重要事項(xiàng)，如最近中國將在東海進(jìn)行地對(duì)地導(dǎo)彈發(fā)射訓(xùn)練;二是宣布法定事項(xiàng)，如宣布某項(xiàng)法規(guī)或規(guī)章，宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人選舉結(jié)果。 有一類公告是屬于專業(yè)性的或向特定對(duì)象發(fā)布的，如經(jīng)濟(jì)上的招標(biāo)公告，按國家專利法規(guī)定公布申請(qǐng)專利的公告，屬專業(yè)性公告;也有按國家民事訴訟法規(guī)定，法院遞交訴訟文書無法送本人或代收人時(shí)，可以發(fā)布公告間接送達(dá)，是向特定對(duì)象發(fā)布的，這些都不屬行政機(jī)關(guān)公文。
二、公告的使用范圍。公告通常是以國家的名義向國內(nèi)外宣布重大事件或者法定事項(xiàng)。重要事項(xiàng)是指有關(guān)國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、科技、人事、外交等方面的大事;法定事項(xiàng)是指由國家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依據(jù)法律法規(guī)和法定程序公開的事項(xiàng)。如公布國家領(lǐng)導(dǎo)人的出國訪問，國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果，洲際導(dǎo)彈、人造衛(wèi)星的發(fā)射等。地方行政機(jī)關(guān)有時(shí)也可用公告。
公告還用于人民法院審理案件，如向被告送達(dá)法律文書等。國家機(jī)關(guān)使用公告公布事項(xiàng)，只限于在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，基層單位一般不能制發(fā)公告。
三、主要特點(diǎn)。一是發(fā)文機(jī)關(guān)的特定性。僅限于國家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)，以及被授權(quán)的部門。由于公告宣布的是重大事項(xiàng)和法定事項(xiàng)，發(fā)文的權(quán)力被限制在高層行政機(jī)關(guān)及其職能部門的范圍之內(nèi)。具體說，國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)(人大及其會(huì))，國家最高行政機(jī)關(guān)(國務(wù)院)及其所屬部門，各省市、自治區(qū)、直轄市行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，某些法定機(jī)關(guān)，如稅務(wù)局、海關(guān)、鐵路局、人民銀行、檢察院、法院等，有制發(fā)公告的權(quán)力。其他地方行政機(jī)關(guān)，一般不能發(fā)布公告。黨團(tuán)組織、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，不能發(fā)布公告。二是內(nèi)容的莊重性。所宣布的事項(xiàng)都是有關(guān)重大的、國內(nèi)外關(guān)注的事項(xiàng)，體現(xiàn)國家及其權(quán)力機(jī)關(guān)的威嚴(yán)，它的使用還要考慮到在國內(nèi)可能產(chǎn)生的政治影響。三是發(fā)布范圍的廣泛性。公告是向“國內(nèi)外”發(fā)布重要事項(xiàng)和法定事項(xiàng)的公文，其信息傳達(dá)范圍有時(shí)是全國，有時(shí)是全世界。譬如，中國曾以公告的形式公布中國科學(xué)院院士名單，一方面確立他們?cè)谖覈茖W(xué)界學(xué)術(shù)帶頭人地位，一方面盡力為他們爭(zhēng)取在國際科學(xué)界的地位。這樣的公告肯定會(huì)在世界科學(xué)界產(chǎn)生一定的影響。中國有關(guān)部門還曾在《人民日?qǐng)?bào)》上刊登公告，公布中國名酒和中國優(yōu)質(zhì)酒的品牌、商標(biāo)和生產(chǎn)企業(yè)，已便消費(fèi)者能認(rèn)清名牌。
四、格式和寫法
(一)標(biāo)題。一般由三部分組成：“公告”標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，有時(shí)只標(biāo)文種即可：標(biāo)題如無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱則在結(jié)尾必須落款。
(二)正文。包括開頭的原因，講原因目的：主體的事項(xiàng)，及告知的內(nèi)容，可以分條款寫下：最后是寫結(jié)尾，寫實(shí)施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡潔的提出對(duì)人民的希望，對(duì)違背者的警告等，然后再寫、或結(jié)尾只寫結(jié)束用語，如“特此公告”等。
(三)文尾。包括署名和日期。以機(jī)關(guān)名義發(fā)布，標(biāo)題如已有機(jī)關(guān)名，就不必署了。
由于告語面廣，撰寫時(shí)要注意：事理周密無漏洞，條理清楚不啰嗦，語言通俗不鄙俚，文風(fēng)嚴(yán)肅不做作。做到易讀易懂易知。
五、例文
中華人民共和國全國人民代表大會(huì)公告
第三號(hào)
第七屆全國人民代表大會(huì)第一次會(huì)議于1988年4月3日選舉鄧小平為中華人民共和國中央軍委會(huì)主席。
現(xiàn)予公告。
中華人民共和國第七屆全國人民代表
大會(huì)第一次會(huì)議主席團(tuán)
xxxx年x月x日于北京
省級(jí)以下政府機(jī)關(guān)很少使用公告文種。
第六種類：通告
通告是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用的公文。通告不同公告，它主要用于有關(guān)單位開展業(yè)務(wù)工作需要。
(一)適用范圍。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。它的使用者可以是各級(jí)各類機(jī)關(guān)，它的內(nèi)容又往往涉及到社會(huì)的方方面面，因此，無論其使用主體還是其內(nèi)容都具有相當(dāng)?shù)膹V泛性。
(二)主要特點(diǎn)。一是規(guī)范性。通告所告知的事項(xiàng)常作為各有關(guān)方面行為的準(zhǔn)則或?qū)δ承┚唧w活動(dòng)的約束限制，具有行政約束力甚至法律效力，要求被告知者遵守執(zhí)行。二是公開性。主要采用在社會(huì)上張貼或刊登新聞媒體的形式予以公開發(fā)布。三是廣泛性。告知范圍廣泛，適用范圍也很廣泛。不僅在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部公布，而且向社會(huì)公布。其內(nèi)容可涉及社會(huì)生活各方面，因而各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體都可以使用。此外，通告的發(fā)布方式多樣，可通過報(bào)刊、廣播、電視公布，也可以張貼和發(fā)文，使公告內(nèi)容廣為人知。四是專業(yè)性。常用于水電、交通、金融、公安、稅務(wù)、海關(guān)等主管業(yè)務(wù)部門工作的辦理、要求或事務(wù)性事宜，內(nèi)容帶有專業(yè)性、事務(wù)性。五是通俗性。通告公文的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡量使用明確、流暢、通俗易懂的語言來表達(dá)，以達(dá)到“周知”與“遵守”的行文目的。
(三)寫法。
標(biāo)題
1.關(guān)于XXX的通告。
2.XXX關(guān)于XXX的通告。
3.XXX的通告。
原由。主要闡述發(fā)布通告的背景、根據(jù)、目的、意義等。通告常用的特定承啟句式“為……，特通告如下”或者“根據(jù)……，決定……，特此通告”引出通告的事項(xiàng)。
通告事項(xiàng)。通告事項(xiàng)是通告全文的核心部分，包括周知事項(xiàng)和執(zhí)行要求。撰寫這部分內(nèi)容，首先要做到條理分明，層次清晰。如果內(nèi)容較多，可采用分條列項(xiàng)的方法;如果內(nèi)容比較單一，也可采用貫通式方法。其次要做到明確具體，需清楚說明受文對(duì)象應(yīng)執(zhí)行的事項(xiàng)，以便于理解和執(zhí)行。
結(jié)語。用特此通告或“本通告自發(fā)布之日起實(shí)施”表達(dá)。
(四)通報(bào)、通告、通知這三個(gè)文種都有溝通情況、傳達(dá)信息的作用，但又有區(qū)別：
一是所告知的對(duì)象不同。通報(bào)是上級(jí)機(jī)關(guān)把工作情況或帶有指導(dǎo)性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)通報(bào)下級(jí)單位或部門，無論哪種通報(bào)，受文單位只能是制發(fā)機(jī)關(guān)的所屬單位或部門;通告所告知的對(duì)象是全部組織和群眾，它所宣布的規(guī)定條文，具有政策性、法規(guī)性和某種權(quán)威性，要求人們遵照?qǐng)?zhí)行，一般都要張貼或通過電臺(tái)、電視臺(tái)等新聞媒體大力宣傳;通知一般只通過某種公文交流渠道，傳達(dá)至有關(guān)部門、單位或人員，它所告知的對(duì)象是有限的。
二是制發(fā)的時(shí)間不同。通報(bào)制發(fā)于事后，往往是對(duì)已經(jīng)發(fā)生了的事情進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，通報(bào)有關(guān)單位，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn);通告、通知制發(fā)于事前，都有預(yù)先發(fā)出消息的意義。
三是目的不同。通報(bào)主要是通過典型事例或重要情況的傳達(dá)，向全體下屬進(jìn)行宣傳教育或溝通信息，以指導(dǎo)、推動(dòng)今后的工作，沒有工作的具體部署與安排;通知主要是通過具體事項(xiàng)的安排，要求下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中照此執(zhí)行或辦理;通告公布在一定范圍內(nèi)必須遵守的事項(xiàng)，有著較強(qiáng)的、直接的和具體的約束力。
四是作用不同。通報(bào)可以用于獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或人員，通知、通告無此作用。
第七種類：意見的適用范圍和主要特點(diǎn)
機(jī)關(guān)工作者與“三辦”(辦文、辦會(huì)、辦事)是分不開的。其中，“辦文”不僅僅是起草講話，更重要的是會(huì)審核、起草不同種類的公文。今天介紹一種公文體例“意見”，常用而且很重要，作為機(jī)關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)掌握。
(一)意見的概念。意見是非常重要的公文種類。它的漢語解釋是見解和主張。最早出現(xiàn)于《后漢書·王充等傳論》：“夫遭運(yùn)無恒，意見偏雜，故是非之論紛然相乖。”意見的本意是人們對(duì)事物所產(chǎn)生的看法或想法。意見是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作，指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的原則、步驟和方法的一種文體。它的指導(dǎo)性很強(qiáng)，有時(shí)是針對(duì)當(dāng)時(shí)帶有普遍性的問題發(fā)布的，有時(shí)是針對(duì)局部性的問題而發(fā)布的，意見往往在特定的時(shí)間內(nèi)發(fā)生效力。
意見的實(shí)質(zhì)是提出切合實(shí)際的可行性建議，發(fā)揮參謀和指導(dǎo)作用。其見解中的態(tài)度是誠懇的，即使是下行文中的“意見”也沒有決定或者通知等文種的強(qiáng)制性那樣強(qiáng)烈。作為上行文或平行文的“意見”，必須以“知無不言，言無不盡”的態(tài)度，對(duì)上級(jí)或平行機(jī)關(guān)提交本機(jī)關(guān)的建設(shè)性見識(shí)，充分發(fā)揮好參謀作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，新事物層出不窮。各機(jī)關(guān)在工作中經(jīng)常會(huì)遇到一些新的情況和問題，如果原有政策規(guī)定不夠明確，或不相適應(yīng)，就需要上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行正確、及時(shí)的指導(dǎo)，以提出見解、措施，規(guī)范人們的行為，為下一步完善和制定有關(guān)法律法規(guī)做好必要的準(zhǔn)備。而指導(dǎo)工作又不能使用剛性很強(qiáng)的“決定”等公文文種，那么，“意見”作為法定公文文種，既成為下級(jí)向上級(jí)或向平級(jí)機(jī)關(guān)提出解決有關(guān)重要問題的見解和處理辦法等方面建議的渠道，又成為上級(jí)在發(fā)現(xiàn)下級(jí)遇到有關(guān)重要問題時(shí)，提出見解和辦法措施，對(duì)下級(jí)予以指導(dǎo)的途徑。在多年的實(shí)踐中，“意見”較好地解決了呈轉(zhuǎn)性公文中長期存在的難題和上級(jí)在指導(dǎo)工作中的彈性問題。
(二)意見的適用范圍：意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 分為三種類型：一是要求下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的意見;二是請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的意見;三是平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)參考的意見。
(1)意見可以作為下行文，也可以作為上行文或平行文。
(2)作為下行文的意見，有較強(qiáng)的規(guī)范性和強(qiáng)制性，如《關(guān)于進(jìn)一步做好退耕還林還草試點(diǎn)工作的意見》。
(3)作為上行文的意見，一般由專業(yè)主管部門提出，經(jīng)政府機(jī)關(guān)或上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門批轉(zhuǎn)下發(fā)貫徹執(zhí)行。
(4)作為平行文的意見，是對(duì)函的補(bǔ)充。函一般需要回函，而意見只作為溝通情況，供參考，不需要回復(fù)。
(三)主要特點(diǎn)。
(1)重要性。所涉及的必須是重要問題，即應(yīng)當(dāng)是工作中所遇到的涉及方針政策性的重大事項(xiàng)和主要問題。
(2)指導(dǎo)性。意見用于下行文時(shí)，具有指示的性質(zhì)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)開展工作具有指導(dǎo)作用。
(3)針對(duì)性。就某一重要問題的制發(fā)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)起幫助和解決問題的作用。如《進(jìn)一步加強(qiáng)國企改革的指導(dǎo)意見》。
(4)原則性。它在就重要問題提出見解和處理辦法時(shí)，總是從宏觀上提出原則性意見。
(四)意見的寫法
(1)下行文意見的篇幅一般較長，分為兩大部分：一是提出問題的背景、原因、目的，也就是為什么要寫這篇意見?？梢圆扇A敘夾議的寫作方式。二是提出意見的正文，可以分條列款的寫。
(2)上行文意見可以分為兩部分，一是提出意見的理由;二是意見正文。
(3)上行文意見可以申請(qǐng)批轉(zhuǎn)，在正文結(jié)束時(shí)寫：此意見如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)某某執(zhí)行。
(4)平行文意見類似于函的寫法。
第八種類：通知的概念、適用范圍、特點(diǎn)格式及審核
(一)通知的概念：通知最早出自《漢書·平帝紀(jì)》：“徵(征)天下通知逸經(jīng)、古記、天文、歷算……至者數(shù)千人。” (1)指通曉之意。(2)把事情告訴別人知道。(3)告知事項(xiàng)的文字或口信。由此演變成一個(gè)重要文種。
(二)通知的適用范圍。通知用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知是黨政機(jī)關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的文種。
1.批轉(zhuǎn)性通知。凡上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布下級(jí)機(jī)關(guān)的來文，用“批轉(zhuǎn)性通知”。如省政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)某某廳新型栽培技術(shù)示范工作方案的通知。
2.轉(zhuǎn)發(fā)性通知。凡下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的來文，或者黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)，發(fā)布平等機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的來文，用“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”。如：某省辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院辦公廳關(guān)于保障近期蔬菜市場(chǎng)供應(yīng)價(jià)格基本穩(wěn)定的通知。
3.印發(fā)性通知。凡上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)使用《條例》中規(guī)定的15個(gè)主要文種以外的其他文種，如準(zhǔn)則、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、要點(diǎn)、規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、方案等，用“印發(fā)性通知”。人事任免也多選用通知文種。如：關(guān)于省政府辦公廳關(guān)于印發(fā)某某專項(xiàng)規(guī)定的通知。
(三)主要特點(diǎn)。
1.適用范圍廣。此文種適用性強(qiáng)，形式靈活，在公文中廣泛應(yīng)用。
2.使用頻率高。是所有公文中使用頻率最高的文種。
3.專項(xiàng)性強(qiáng)。通知多為專項(xiàng)，內(nèi)容必須具體明確，表述要求簡練準(zhǔn)確。
(四)格式
1.標(biāo)題：寫在第一行正中?？芍粚?ldquo;通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫上發(fā)通知的單位名稱，還有的寫上 通知的主要內(nèi)容。
2.稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。有時(shí)，因通知事項(xiàng)簡短，內(nèi)容單一，書寫時(shí)略去稱呼，直起正文。
3.正文：另起一行，空兩格寫正文。正文因內(nèi)容而異。開會(huì)的通知要寫清開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的對(duì)象以及開什么會(huì)，還要寫清要求。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目的、意義以及具體要求和作法。
4.落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。
寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照?qǐng)?zhí)行。
(五)通知的審核。
1.審核發(fā)通知的必要性。要審核發(fā)通知有無必要。
2.審核發(fā)通知的政策性?？赐ㄖ欠穹舷嚓P(guān)政策規(guī)定。
3.審核發(fā)通知的合法性?？词欠衽c有關(guān)法律規(guī)定相左。
4.審核發(fā)通知的體例格式。
5.審核發(fā)通知的內(nèi)容是否合規(guī)。
第九種類：對(duì)通報(bào)的理解及把握
通報(bào)是《條例》規(guī)定的第九類文種，使用范圍比較廣泛，現(xiàn)實(shí)工作中應(yīng)當(dāng)很好理解與把握。
(一)基本概念。通報(bào)是上級(jí)把有關(guān)的人和事告知下級(jí)的公文。通報(bào)的運(yùn)用范圍很廣，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和單位都可以使用。它的作用是表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤和歪風(fēng)邪氣，通報(bào)應(yīng)引以為戒的惡性事故，傳達(dá)重要情況以及需要各單位知道的事項(xiàng)。通報(bào)是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)體經(jīng)常使用的文種。其目的是交流經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，教育干部、職工群眾，推動(dòng)工作的進(jìn)一步開展。
(二)主要特點(diǎn)。
1.告知性。通報(bào)的內(nèi)容，常常是把現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們，讓人們知曉、了解。
2.教育性。通報(bào)的目的，不僅僅是讓人們知曉內(nèi)容，它主要的任務(wù)是讓人們知曉內(nèi)容之后，從中接受先進(jìn)思想的教育，或警戒錯(cuò)誤，引起注意，接受教訓(xùn)。這就是通報(bào)的教育性。這一目的，不是靠指示和命令方式來達(dá)到，而靠的是正、反面典型的帶動(dòng)，真切的希望和感人的號(hào)召力量，使人真正從思想上確立正確的認(rèn)識(shí)，知道應(yīng)該這樣做，而不應(yīng)該那樣做。
3.政策性。政策性并不是通報(bào)獨(dú)具的特點(diǎn)，其他公文也同樣具有這一特點(diǎn)。可是，作為通報(bào)，尤其是對(duì)表揚(yáng)性通報(bào)和批評(píng)性通報(bào)來說，在這方面顯得特別強(qiáng)一些。因?yàn)橥▓?bào)中的決定(即處理意見)，直接涉及到具體單位、個(gè)人，或事情的處理，同時(shí)，此后也會(huì)牽涉到其他單位、部門效仿執(zhí)行的問題。決定正確與否，影響頗大。因此，必須講究政策依據(jù)，體現(xiàn)黨的政策。
4.目的性。無論是哪種類型的通報(bào)，都是介紹典型事例，有的放矢，目的性明確。表彰性通報(bào)主要用于表揚(yáng)先進(jìn)集體和個(gè)人，表彰先進(jìn)事跡，評(píng)價(jià)典型經(jīng)驗(yàn)，宣傳先進(jìn)思想，樹立學(xué)習(xí)榜樣;批評(píng)性通報(bào)，主要是批評(píng)違規(guī)違紀(jì)事件，分析總結(jié)事故教訓(xùn)等。告知性通報(bào)，主要用于傳達(dá)上級(jí)重要指示精神、重要會(huì)議精神、交流工作情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。
5.時(shí)效性。如關(guān)于關(guān)于煤礦近期事故情況的通報(bào)等等。
6.特定性。通報(bào)的發(fā)布范圍，往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用。通報(bào)雖然具有公開“通“曉，廣而”報(bào)“告之意，但發(fā)布范圍僅僅限于本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)。
(三)基本種類。
1.表彰性通報(bào)。表彰性通報(bào)，就是表彰先進(jìn)個(gè)人或先進(jìn)單位的通報(bào)。這類通報(bào)，著重介紹人物或單位的先進(jìn)事跡，點(diǎn)明實(shí)質(zhì)，提出希望、要求，然后發(fā)出學(xué)習(xí)的號(hào)召。
2.批評(píng)性通報(bào)。批評(píng)性通報(bào)，就是批評(píng)典型人物或單位的錯(cuò)誤行為、不良傾向、丑惡現(xiàn)象和違章事故等的通報(bào)。這類通報(bào)，通過擺情況，找根源，闡明處理決定，使人從中吸取教訓(xùn)，以免重蹈覆轍。這類通報(bào)應(yīng)用面廣，數(shù)量大，懲戒性突出。
3.情況通報(bào)。情況通報(bào)，就是上級(jí)機(jī)關(guān)把現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活中出現(xiàn)的重要情況告知所屬單位和群眾，讓其了解全局，與上級(jí)協(xié)調(diào)一致，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一步調(diào)，克服存在的問題，開創(chuàng)新的局面。這類通報(bào)具有溝通和知照的雙重作用。
(四)基本寫法。
1.標(biāo)題。由制發(fā)機(jī)關(guān)，被表彰或被批評(píng)的對(duì)象和文種構(gòu)成。通常有兩種構(gòu)成形式：通常有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于對(duì)少數(shù)地方和單位違反國家規(guī)定集資問題的通報(bào)》;另外一種是由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于給不顧個(gè)人安危勇于救人的王××同志記功表彰的通報(bào)》。此外，有少數(shù)通報(bào)的標(biāo)題是在文種前冠以機(jī)關(guān)單位名稱，如《中共××市紀(jì)律檢查委員會(huì)通報(bào)》;也有的通報(bào)標(biāo)題只有文種名稱。
2.主送機(jī)關(guān)。有的特指某一范圍內(nèi)，可以不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。
3.正文。表彰(批評(píng))通報(bào)正文結(jié)構(gòu)有三部分：第一部分，說明表彰或批評(píng)的原因，即寫清先進(jìn)事跡或錯(cuò)誤事實(shí)的經(jīng)過情況，要求用敘述的手法真實(shí)客觀地反映事實(shí);第二部分，對(duì)所敘述的事實(shí)進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，中肯的評(píng)價(jià)，做到不夸大、不縮小，使人們能從好的人和事物中得到鼓舞，從錯(cuò)誤中吸取教訓(xùn);第三部分，一般是對(duì)表彰的先進(jìn)或批評(píng)的錯(cuò)誤作出嘉獎(jiǎng)或懲處。最后還要根據(jù)通報(bào)的情況，針對(duì)現(xiàn)實(shí)的需要，發(fā)出號(hào)召或提出要求。
情況通報(bào)正文結(jié)構(gòu)一般有兩個(gè)部分：一是被通報(bào)的情況，二是希望和要求。
(五)使用文種。多以政函、辦函方式。重要性通報(bào)采用政文方式。
第十種類：對(duì)報(bào)告的理解與把握
機(jī)關(guān)工作者經(jīng)常接觸的一個(gè)非常重要的文種就是“報(bào)告”。
(一)概念： 1、宣告;告訴。 2、對(duì)上級(jí)有所陳請(qǐng)或匯報(bào)時(shí)所作的口頭或書面的陳述。 3、在會(huì)議上向群眾所作的正式陳述。 如政府工作報(bào)告。 4、手下進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室進(jìn)門之前的一種告知：“報(bào)告，我來了”。 5、告狀：打小報(bào)告。
公文中報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問時(shí)使用文種。
(二)主要特點(diǎn)。一是廣泛性。適用范圍廣泛。二是陳述性，內(nèi)容以陳述為主。三是單向性，下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)單向行文。四是事后性，“事前請(qǐng)示、事后報(bào)告”。
(三)容易出現(xiàn)的問題。
1.報(bào)告中夾雜著請(qǐng)示內(nèi)容。報(bào)告與請(qǐng)示都是上行文，但是它們的行文作用卻有所不同。一是對(duì)上級(jí)的要求不同。報(bào)告不要求上級(jí)答復(fù)，而請(qǐng)示是要求上級(jí)答復(fù)的。也就是說報(bào)告經(jīng)常是閱件，而請(qǐng)示則是辦件。閱件領(lǐng)導(dǎo)同志看到之后可辦可不辦，但辦件領(lǐng)導(dǎo)同志必辦。二是報(bào)告是事中或事后行文，而請(qǐng)示只能是事前行文。三是文種性質(zhì)不同。報(bào)告屬于陳述性的上行文，而請(qǐng)示屬于請(qǐng)求性質(zhì)的上行公文。四是行文的目的不同。
2.沒有反映上級(jí)意圖。報(bào)告一般都有上級(jí)部門發(fā)來的前件，下級(jí)部門給上級(jí)部門打報(bào)告必須吃透上級(jí)部門的精神，才能準(zhǔn)確地給上級(jí)部門報(bào)告情況。有些報(bào)告沒有回答好上級(jí)機(jī)關(guān)的問題，提出了不少建議，這是不符合報(bào)告的要求的。
3.報(bào)告與請(qǐng)示并用。這是文種使用上的錯(cuò)誤，有的報(bào)告夾雜多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)接到這樣的文件一般都做為退文處理。
第十一種類：對(duì)請(qǐng)示的理解和把握
一、基本概念。請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作、問題作出指示，對(duì)某項(xiàng)政策界限給予明確，對(duì)某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請(qǐng)求性公文，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。請(qǐng)示可分為解決某種問題的請(qǐng)示，請(qǐng)求批準(zhǔn)某種事項(xiàng)的請(qǐng)示。
二、請(qǐng)示必須具備以下三個(gè)條件：
(一)必須是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文。(二)請(qǐng)示的問題必須是自己無權(quán)作出決定和處理的。(三)必須是為了向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)。
三、分類。根據(jù)請(qǐng)示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類：
(一)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。此類請(qǐng)示一般是政策性請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)需要上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)原有政策規(guī)定作出明確解釋，對(duì)變通處理的問題作出審查認(rèn)定，對(duì)如何處理突發(fā)事件或新情況、新問題作出明確指示等請(qǐng)示。
(二)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。此類請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)某些具體事宜向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，主要目的是為了解決某些實(shí)際困難和具體問題。
(三)請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。下級(jí)機(jī)關(guān)就某一涉及面廣的事項(xiàng)提出處理意見和辦法，需各有關(guān)方面協(xié)同辦理，但按規(guī)定又不能指令平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬部門辦理，需上級(jí)機(jī)關(guān)審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行，這樣的請(qǐng)示就屬此類。
四、請(qǐng)示具有以下特點(diǎn)：
(一)內(nèi)容針對(duì)性、規(guī)定性強(qiáng)。
(二)請(qǐng)示事項(xiàng)一般時(shí)間性較強(qiáng)。請(qǐng)示的事項(xiàng)一般都是急需明確和解決的，否則會(huì)影響正常工作，因此時(shí)間性強(qiáng)。
(三)單一性，應(yīng)一事一請(qǐng)示。一般主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不多頭主送，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得在請(qǐng)示的同時(shí)又抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
(四)呈批性。無論同意與否，上級(jí)機(jī)關(guān)都要給予答復(fù)。
(五)應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示，一般情況不得越級(jí)請(qǐng)示，如確需越級(jí)請(qǐng)示，應(yīng)同時(shí)抄報(bào)直接主管部門。
(六)事前性。必須是事前請(qǐng)示，不可先斬后奏。
五、審核請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。
(一)批復(fù)性請(qǐng)示除審核請(qǐng)示內(nèi)容外，最關(guān)鍵的是要審核請(qǐng)示批復(fù)的代擬稿，涉法涉訴問題要請(qǐng)法制部門審核把關(guān)后批復(fù)。
(二)地方政府請(qǐng)示省政府并以省政府名義向國務(wù)院請(qǐng)示的事項(xiàng)，地方政府代擬稿應(yīng)當(dāng)經(jīng)省政府的主管部門審核后再以省政府的名義上報(bào)。如經(jīng)過多個(gè)部門應(yīng)由牽頭部門牽頭會(huì)同有關(guān)部門會(huì)簽。
第十二種類：批復(fù)
(一)概念。批復(fù)是“答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”時(shí)使用的文種。批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文。它是機(jī)關(guān)應(yīng)用寫作活動(dòng)中的一種常用公務(wù)文書。
(二)特點(diǎn)。
1.行文具有被動(dòng)性。批復(fù)的寫作以下級(jí)的請(qǐng)示為前提，它是專門用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，先有上報(bào)的請(qǐng)示，后有下發(fā)的批復(fù)，一來一往，被動(dòng)行文，這一點(diǎn)與其他公文有所不同。
2.內(nèi)容具有針對(duì)性。批復(fù)要針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)表明是否同意或是否可行的態(tài)度，批復(fù)事項(xiàng)必須針對(duì)請(qǐng)示內(nèi)容來答復(fù)，而不能另找與請(qǐng)示內(nèi)容不相關(guān)的話題。因此批復(fù)的內(nèi)容必須明確、簡潔，以利下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。
3.效用的權(quán)威性。批復(fù)表示的是上級(jí)機(jī)關(guān)的結(jié)論性意見，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的答復(fù)必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不得違背，批復(fù)的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強(qiáng)的權(quán)威性。
4.語言的簡明性。批復(fù)的內(nèi)容要求簡明扼要，對(duì)請(qǐng)示件中請(qǐng)求事項(xiàng)只作原則性、結(jié)論性的表態(tài)、指示、決定，或提出方向性的意見，無須作具體分析和闡述。
(三)批復(fù)的分類根據(jù)批復(fù)的內(nèi)容和性質(zhì)不同，可以分為審批事項(xiàng)批復(fù)、審批法規(guī)批復(fù)和闡述政策的批復(fù)等三種。還有肯定性批復(fù)、否定性批復(fù)和解答性批復(fù)三種。
(四)審核時(shí)注意事項(xiàng)。
1.審核請(qǐng)示的內(nèi)容是否需要批復(fù)。
2.審核地方政府的文件，應(yīng)轉(zhuǎn)由主辦部門承辦，并由主辦部門起草代擬反復(fù)稿。
3.部門呈報(bào)的需要批復(fù)的公文，應(yīng)附代擬稿。上級(jí)辦文部門應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定審核請(qǐng)示內(nèi)容及代擬稿。
4.上級(jí)部門對(duì)下級(jí)部門的批復(fù)要承擔(dān)法律責(zé)任。
所以審核批復(fù)時(shí)要慎之又慎。
第十三種類：議案
(一)概念。議案是由具有法定提案權(quán)的國家機(jī)關(guān)、會(huì)議常設(shè)或臨時(shí)設(shè)立的機(jī)構(gòu)和組織，以及一定數(shù)量的個(gè)人，向權(quán)力機(jī)構(gòu)提出進(jìn)行審議并作出決定的議事原案。每個(gè)國家的議案提交程序和規(guī)定都是不一樣的，但是都是行使國家權(quán)利的重要手段。
在人大《辦法》中給的定義是：“適用于根據(jù)法定程序，有關(guān)機(jī)構(gòu)向人大及其會(huì)提請(qǐng)審議的事項(xiàng)”;在行政《辦法》中給的定義是：“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。這兩個(gè)議案定義有一個(gè)共同特點(diǎn)：都是圍繞人大這個(gè)中心進(jìn)行行文的文種。所不同的是，人大議案的行文主體是多元化的，適用范圍廣泛;行政議案的行文主體只政府一家，適用范圍單一。
(二)主要特點(diǎn)。一是制發(fā)機(jī)關(guān)的法定性。議案的制發(fā)機(jī)關(guān)只能是各級(jí)人民政府，政府的職能部門無權(quán)制發(fā)。二是內(nèi)容的特定性。人民政府所提議案的內(nèi)容，必須屬于該人民代表大會(huì)或常務(wù)委員會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事項(xiàng)。三是時(shí)效的規(guī)定性。各級(jí)人民政府的議案，應(yīng)當(dāng)而且必須在同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)舉行會(huì)議規(guī)定的限期前提出，否則不能列為議案，超過期限提交的議案一般改作“建議”處理，或移交下次人大會(huì)議處理。提交大會(huì)審議的議案，必須限期審議表決或提出處理意見。四是行文的定向性。議案只能由各級(jí)人民政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)行文,不能向其他部門單位行文，主送機(jī)關(guān)也只有一個(gè)。五是事項(xiàng)的必要性和可行性。適合提交人大議案審議的事項(xiàng), 必須是重要事項(xiàng), 符合人民群眾的意愿和要求, 而且議案中提出的方案辦法措施, 也必須是切實(shí)可行的, 才有可能獲得通過。
(三)各國對(duì)議案內(nèi)容的要求。各國對(duì)議員提案內(nèi)容要求，分沒有限制、適當(dāng)限制、禁止性條款三種情況。對(duì)議案內(nèi)容完全沒有限制的國家很少。大部分國家都對(duì)議員議案內(nèi)容有少量的限制。另外，有的國家規(guī)定議案不得包含某些內(nèi)容，如新加坡和以色列規(guī)定議案不得包含種族主義等內(nèi)容。
英國議會(huì)議事規(guī)則規(guī)定，普通議員議案只能在議會(huì)會(huì)期內(nèi)的每周五被討論，所以提出議案的后座議員們必須事先向議會(huì)秘書登記，然后在星期四通過抽簽的方法，挑出20件議員提案進(jìn)入周五的議程。
在加拿大，平民院每天有1小時(shí)專門用于審議普通議員提交的議案或動(dòng)議，隨機(jī)挑選出20名議員。在英國，每周二、周三全體會(huì)議質(zhì)詢議程完畢后，可由一名議員起立提出一項(xiàng)議案，他還可以就通過該議案的必要性等作10分鐘的說明;之后，可由反對(duì)該議案的一名議員予以反駁，時(shí)間也是10分鐘左右。該議案能否被接受，由議會(huì)全體會(huì)議表決。黨團(tuán)配額。
在以色列，議案的數(shù)量主要是由議會(huì)黨團(tuán)來控制的。
在美國，控制議案數(shù)量任務(wù)主要落在議會(huì)常設(shè)委員會(huì)身上。美國國會(huì)兩院各自的秘書按接收到時(shí)間先后對(duì)議案予以編號(hào)，然后送有關(guān)常設(shè)委員會(huì)，由委員會(huì)決定是否繼續(xù)審議。
在德國，議案主要是由各議會(huì)黨團(tuán)提出的。議案草稿首先要在議會(huì)黨團(tuán)理事會(huì)討論，然后交其工作小組研究，最后召開議會(huì)黨團(tuán)全體成員討論。議會(huì)黨團(tuán)內(nèi)部達(dá)成一致意見后，議案就提到長老委員會(huì)，由它決定應(yīng)否列入議程。
各地方政府的公辦部門專門成立議案處(科)，辦理政府建議提案公文。從目前法制社會(huì)要求看，議案文種使用的幾率已經(jīng)越來越多。
第十四種類：函
一、函的概念
函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
函的適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過這種情況并不多見。
二、函的特點(diǎn)
(一)廣泛性。函是機(jī)關(guān)、單位公務(wù)往來中使用比較簡便靈活、使用范圍廣、使用頻率高的公文文種。平行機(jī)關(guān)和不相隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)都可使用。
(二)溝通性。函對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。
(三)靈活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。
(四)單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。
三、函的分類
函可以從不同角度分類：
(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。
(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。
(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。
四、撰寫函件應(yīng)注意的問題
函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。
其次，函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。
第十五種類：紀(jì)要
(一)概念。紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要對(duì)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。
(二)特點(diǎn)。
1.紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要必須是會(huì)議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)的概要紀(jì)實(shí)，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實(shí)的材料都不得寫進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。
2.概括性。會(huì)議紀(jì)要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會(huì)者的一致意見，又可兼顧個(gè)別同志有價(jià)值的看法。有的會(huì)議紀(jì)要，還要有一定的分析說理。
3.條理性。會(huì)議紀(jì)要要對(duì)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。
4.內(nèi)部性。會(huì)議紀(jì)要是摘要記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會(huì)單位和其他相關(guān)單位，但不需要向社會(huì)公開。不得以會(huì)議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。
5.針對(duì)性。紀(jì)要的針對(duì)性極強(qiáng)，針對(duì)某一專題即可召開專題會(huì)議形成紀(jì)要。針對(duì)某一會(huì)談可以形成專題會(huì)議紀(jì)要。
(三)注意事項(xiàng)。盡管不得以會(huì)議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。但是，紀(jì)要的形成必須與依法行政相聯(lián)系。也就是說，紀(jì)要必須依法形成，決策議定事項(xiàng)不能違法。
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