Excel表格實(shí)用技巧大全
Excel表格實(shí)用技巧大全
以下是小編向大家分享的Excel表格實(shí)用技巧大全，希望可以幫到你。
一、讓數(shù)據(jù)顯示不同顏色
在學(xué)生成績分析表中，如果想讓總分大于等于500分的分?jǐn)?shù)以藍(lán)色顯示，小于500分的分?jǐn)?shù)以紅色顯示。操作的步驟如下：首先，選中總分所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”，在彈出的“條件格式”對話框中，將第一個(gè)框中設(shè)為“單元格數(shù)值”、第二個(gè)框中設(shè)為“大于或等于”，然后在第三個(gè)框中輸入500，單擊[格式]按鈕，在“單元格格式”對話框中，將“字體”的顏色設(shè)置為藍(lán)色，然后再單擊[添加]按鈕，并以同樣方法設(shè)置小于500，字體設(shè)置為紅色，最后單擊[確定]按鈕。
這時(shí)候，只要你的總分大于或等于500分，就會以藍(lán)色數(shù)字顯示，否則以紅色顯示。
二、將成績合理排序
如果需要將學(xué)生成績按著學(xué)生的總分進(jìn)行從高到低排序，當(dāng)遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數(shù)據(jù)列，選擇“數(shù)據(jù)→排序”，然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減”單選框，在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”，最后單擊[確定]按鈕。
三、分?jǐn)?shù)排行:
如果需要將學(xué)生成績按著學(xué)生的總分進(jìn)行從高到低排序，當(dāng)遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數(shù)據(jù)列，選擇“數(shù)據(jù)→排序”，然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減”單選框，在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”，最后單擊[確定]按鈕
四、控制數(shù)據(jù)類型
在輸入工作表的時(shí)候，需要在單元格中只輸入整數(shù)而不能輸入小數(shù)，或者只能輸入日期型的數(shù)據(jù)。幸好Excel 2003具有自動判斷、即時(shí)分析并彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)→有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，然后在“允許”框中選擇特定的數(shù)據(jù)類型，當(dāng)然還要給這個(gè)類型加上一些特定的要求，如整數(shù)必須是介于某一數(shù)之間等等。另外你可以選擇“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，設(shè)置輸入類型出錯(cuò)后以什么方式出現(xiàn)警告提示信息。如果不設(shè)置就會以默認(rèn)的方式打開警告窗口。怎么樣，現(xiàn)在處處有提示了吧，當(dāng)你輸入信息類型錯(cuò)誤或者不符合某些要求時(shí)就會警告了。
1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?
例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個(gè)人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13，如果一個(gè)一個(gè)改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時(shí)又省力：
1)假設(shè)證書號在A列，在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為B列 ; 2)在B2單元格寫入： ="13" & A2 后回車; 3)看到結(jié)果為
13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標(biāo)放到B2位置，單元格的下方不是有一個(gè)小方點(diǎn)嗎，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時(shí)就全部都改好了。
若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入：=A2 & “13” 后回車。
2、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個(gè)數(shù)?
打開“工具”，選“選項(xiàng)”，再選“常規(guī)”，在“最近使用的文件清單”下面的文件個(gè)數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦?
這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時(shí)保存文件?
點(diǎn)擊“工具”菜單“自動保存”項(xiàng)，設(shè)置自動保存文件夾的間隔時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項(xiàng)，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”，“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。
5、用Excel做多頁的表格時(shí)，怎樣像Word的表格那樣做一個(gè)標(biāo)題，即每頁的第一行(或幾行)是一樣的。
但是不是用頁眉來完成?
在EXCEL的文件菜單-頁面設(shè)置-工作表-打印標(biāo)題;可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
6、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均?
加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個(gè)單位值(如單價(jià))平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決(其實(shí)就是一個(gè)除法算式)，分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
7、如果在一個(gè)Excel文件中含有多個(gè)工作表，如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個(gè)工作表?
把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處(若你沒有特別設(shè)置的話，Excel自動設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.......”)，然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。
8、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進(jìn)行調(diào)整，序號全亂了,可要是手動一個(gè)一個(gè)改序號實(shí)在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決?
如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時(shí)就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格(數(shù)據(jù)清單)的內(nèi)容時(shí)就不會影響序號了。
9、用Excel2000做成的工資表，只有第一個(gè)人有工資條的條頭(如編號、姓名、崗位工資.......)，想輸出成工資條的形式。
這個(gè)問題應(yīng)該這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項(xiàng)，設(shè)置打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后在每一個(gè)人之間插入行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。
10、在Excel中小數(shù)點(diǎn)無法輸入，按小數(shù)點(diǎn)，顯示的卻是逗號，無論怎樣設(shè)置選項(xiàng)都無濟(jì)于事，該怎么辦?
這是一個(gè)比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，但說白了很簡單。在Windows的控制面板中，點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo)，在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文(中國)”，在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為“.”(未改前是“，”)，按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。
11、如何快速選取特定區(qū)域?
使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。
12、如何快速返回選中區(qū)域?
按Ctr+BacksPae(即退格鍵)。
13、如何快速定位到單元格?
方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。
方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。
14、“Ctrl+*”的特殊功用
一般來說，當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí)，通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個(gè)表格。Ctfl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。
16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容?
選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl+ Ener鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。
17、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦?
如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。
具體方法是：在編輯欄中輸入一個(gè)等號其后接函數(shù)名，然后按 Ctr+ A鍵，Excel則自動進(jìn)入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時(shí)，上述方法顯得特別有用。
18、如何把選定的一個(gè)或多個(gè)單元格拖放至新的位置?
按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。
具體方法是： 選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭)，然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會變?yōu)榇怪?ldquo;工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，選定的一個(gè)或多個(gè)單元格就被拖放至新的位置。
19、如何讓屏幕上的工作空間變大?
可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。
20、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
21、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
22、如何防止Excel自動打開太多文件?
當(dāng)Excel啟動時(shí)，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過多時(shí)，Excel加載太多文件不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò)。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開替補(bǔ)啟動目錄下的文件：選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“普通”，將“替補(bǔ)啟動目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。
23、如何去掉網(wǎng)格線?
1)除去編輯窗口中的表格線
單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效;
2)除去打印時(shí)的未定義表格線
有時(shí)會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時(shí)未定義的表格線(在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線)，一般情況下在打印時(shí)是不會打印出來的，可有時(shí)卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單，點(diǎn)擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。
24、如何快速格式化報(bào)表?
為了制作出美觀的報(bào)表，需要對報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是： 選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng)，若某項(xiàng)前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時(shí)就不會用該項(xiàng)。
25、如何快速地復(fù)制單元格的格式?
要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。
26、如何為表格添加斜線?
一般我們習(xí)慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實(shí)，我們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn)： 單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標(biāo)變成十字型.將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標(biāo)，斜線就畫出來了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對象格式”\“圖案”，選擇“無邊框”項(xiàng)即可。
27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入?
在輸入數(shù)字前加一個(gè)單引號“”’，可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本輸入。
28、如何定義自己的函數(shù)?
用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊，或插入一頁新的模塊表(Module)，在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認(rèn)后完成編 寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：
Function Zm(a)
If a< 60 Then im=‘不及格”
Else Zm=“及格”
End If
End Function
29、如何在一個(gè)與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義 函數(shù)?
可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時(shí)加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù)，應(yīng)首先確保MYUDF.XLS被打開，然后使用下述鏈接的方法： =MYUDF.XLS! ZM(b2)
30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列?
如果你需要輸入諸如表格中的項(xiàng)目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列，千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動填充呢?在第一個(gè)單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù)，在下一個(gè)單元格內(nèi)輸入第二個(gè)數(shù)據(jù)，選定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如辦公室人員名單)，定義成序列，以備日后自動填充，豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再選擇“自定義序列”標(biāo)簽， 在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項(xiàng)2間要輸入半角符號的逗號加以分隔(例如：張三，李四，王二……)，單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。
31、使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄
上例中，介紹了使用鼠標(biāo)左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實(shí)，使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現(xiàn)包含下列各項(xiàng)的菜單：復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充;序列……此時(shí)，你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。
32.如果你的工作表中已有某個(gè)序列項(xiàng)，想把它定義成自動填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項(xiàng)?
不需要。有快捷方法：選定包含序列項(xiàng)的單元格區(qū)域，選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項(xiàng)添加至“自定義序列”對話框，按“確定”按鈕返回工作表，下次就可以用這個(gè)序列項(xiàng)了。
33、上例中，如果你已擁育的序列項(xiàng)中含有許多重復(fù)項(xiàng)，應(yīng)如何處理使其沒有重復(fù)項(xiàng)，以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列?
選定單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”\“篩選”\“高級篩選”，選定“不選重復(fù)的記錄”選項(xiàng)，按“確定”按鈕即可。
34、如何對工作簿進(jìn)行安全保護(hù)?
如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個(gè)密碼吧。打開工作薄，選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，選取“選項(xiàng)”，根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”，按“確定”退出。
工作簿(表)被保護(hù)之后，還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，起到雙重保護(hù)的功能，此時(shí)你可以這樣做：首先，選定需保護(hù)的單元格區(qū)域，選取“格式”菜單中的“單元格”命令，選取“保護(hù)”，從對話框中選取“鎖定”，單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護(hù)”命令，選取“保護(hù)工作表”，根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。
注意：不要忘記你設(shè)置有“口令”。
35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?
對那些加了保護(hù)的單元格，還可以設(shè)置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護(hù)不能修改，從而可增加數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文件”\“頁面設(shè)置”\“工作表”，在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項(xiàng)。之后，打印出來的表格就面目如初了。
【excel表格的基本操作】excel表格的35招必學(xué)秘技
導(dǎo)讀
也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財(cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。
但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。
讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。
1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”;小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。
3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
建立分類下拉列表填充項(xiàng)
我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。
1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。
提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。
建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(如“常用文檔”)。
2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。
3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。
提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。
1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。
仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個(gè)特殊符號就拖多少個(gè)按鈕)。
3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。
4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。
5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。
用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面
有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。
1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個(gè)名稱(如“上報(bào)表”)后，單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。
4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。
讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。
1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。
工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。
3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。
經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。
以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動關(guān)閉。
讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。
在Excel中自定義函數(shù)
Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：
1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊1。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。
以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。
提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。
為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
用連字符“&”來合并文本
如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。
3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。
提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。
生成績條
常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。
此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。
1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1!Aū，INDEX(sheet1!$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中;然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。
至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。
4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。
按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。
Excel幫你選函數(shù)
在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。
執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。
有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí)，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。
執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。
以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。
為單元格快速畫邊框
在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。
單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
提示：①如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
控制特定單元格輸入文本的長度
你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。
例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時(shí)，我們再來到“出錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。
很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。
那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。
但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。
改變文本的大小寫
在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。
在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫;“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫;“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。
提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。
如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。
把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞
將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴;②如果第1原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。
和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。
比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我們想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。
創(chuàng)建文本直方圖
除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。
比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：
在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。
計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)
有時(shí)候，我們可能對某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑?ldquo;TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″ ,″″))+1)”
該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。
關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換
這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。
完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。