快速提高Excel效率的十個(gè)技巧
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使用Office辦公軟件對(duì)于不少職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)就猶如開關(guān)機(jī)操作一樣自如，從Word到Excel再到PPT，每一項(xiàng)都游刃有余。不過(guò)對(duì)于很多Office辦公軟件的新手來(lái)說(shuō)，要想熟練的使用功能如此強(qiáng)大的Office軟件還是得慢慢學(xué)習(xí)才行。Excel作為Office中使用頻繁的組件，豐富的功能讓初學(xué)者使用起來(lái)也是難度不小，更別提有什么效率。工作中小編經(jīng)常都在使用Excel表格，所謂熟能生巧，使用中總結(jié)了一些能夠顯著提高Excel效率的小技巧，同時(shí)還看到過(guò)其他網(wǎng)友介紹的一些技巧，在這里分享出來(lái)希望能夠?qū)π率峙笥延悬c(diǎn)幫助。
1、省去麻煩讓Excel自動(dòng)啟動(dòng)
如果Excel是你每天工作必用的軟件，那么不妨讓Excel隨系統(tǒng)啟動(dòng)而同時(shí)打開，進(jìn)入“我的電腦”打開C盤的Windows目錄，然后進(jìn)入“啟動(dòng)”文件夾，該文件路徑是“開始菜單——>所有程序——>啟動(dòng)文件夾”。打開此文件夾后，這時(shí)打開Excel所在的文件夾，用鼠標(biāo)將Excel圖標(biāo)拖到“啟動(dòng)”文件夾，這時(shí)Excel的快捷方式就被復(fù)制到“啟動(dòng)”文件夾中，下次啟動(dòng)Windows就可快速啟動(dòng)Excel了，不必自己親自動(dòng)手啦！
2、快速獲取幫助
使用Excel的過(guò)程中，對(duì)于工具欄或屏幕區(qū)，你只需按組合鍵Shift+F1，然后用鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會(huì)彈出一個(gè)幫助窗口，上面會(huì)告訴你有關(guān)的幫助信息。
3、快速移動(dòng)或復(fù)制單元格
Excel的使用中對(duì)單元格的操作應(yīng)該是比較頻繁的，想要移動(dòng)或復(fù)制單元格只要先選定單元格，然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置，然后釋放按鍵即可移動(dòng)。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可。
4、快速查找工作薄
工作薄一旦較多想要尋找任意一個(gè)可能逐個(gè)查看就顯得效率低下了，你可以利用在工作表中的任何文字進(jìn)行搜索。怎么搜？首先單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對(duì)話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替，緊接著在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是唯一的單詞或短語(yǔ)，以便搜索更快更準(zhǔn)；于是便可以開始查找了，當(dāng)“打開”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時(shí)，表明搜尋結(jié)束，此時(shí)你就可以看到自動(dòng)查找的結(jié)果， 如果沒(méi)有找出來(lái)可以利用此方法更換搜索關(guān)鍵詞重來(lái)，直至幫你找到為止。
5、快速切換工作薄
對(duì)于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對(duì)多個(gè)窗口下的多個(gè)工作進(jìn)行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個(gè)工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。
“窗口”菜單最多能列出9個(gè)工作簿，若多于9個(gè)，“窗口”菜單則包含一個(gè)名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個(gè)按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對(duì)話框，只需單擊其中需要的名字即可。
6、快速切換工作表
這項(xiàng)操作可與上面一項(xiàng)不同，這里說(shuō)的是工作表。使用Ctrl+Page Up組合鍵可激活前一個(gè)工作表，按Ctrl+Page Down組合鍵可激活后一個(gè)工作表。另外還可用鼠標(biāo)去控制工作表底部的標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕快速地移動(dòng)工作表的名字，然后單擊工作表進(jìn)行便捷的切換。
7、打印工作表
若按照常規(guī)選擇“文件”菜單中“打印”命令來(lái)進(jìn)行打印操作，會(huì)出現(xiàn)“打印”對(duì)話框讓你選擇，感覺(jué)有點(diǎn)啰嗦。如果想要跳過(guò)該對(duì)話框直接打印，可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預(yù)覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項(xiàng)打印。
8、創(chuàng)建工具欄
通過(guò)Office的工具欄你可以快捷地訪問(wèn)常用的命令或自定義的宏，根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建自己的工具欄可以讓操作更便捷。操作方法簡(jiǎn)單，首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項(xiàng)卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然后單擊“確定”。這時(shí)新建工具欄出現(xiàn)在窗口，就可以用鼠標(biāo)把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會(huì)加入到新工具欄中。若在拖動(dòng)時(shí)按著Ctrl鍵，則會(huì)將按鈕復(fù)制過(guò)來(lái)。提醒大家注意一點(diǎn)：不能將按鈕拖到“自定義”對(duì)話框或工作表中，否則該按鈕將會(huì)被刪除。
9、鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)
在Excel中想要快速建立與網(wǎng)上工作簿中數(shù)據(jù)的鏈接，使用以下方法就能實(shí)現(xiàn)。打開網(wǎng)頁(yè)上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯”菜單的“復(fù)制”命令。打開需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格。最后單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若你想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置即可，如=http://www.xuexila/ [filel.xls]
10、插入Word表格
Excel與Word都是Office中同等重要的組件，使用Excel可以處理Word表格中列出的數(shù)據(jù)，利用以下方法就可以快速插入Word表格。
打開Word表格所在的文件，然后打開要處理Word表格的Excel文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能同時(shí)看見(jiàn)表格和要插入表格的區(qū)域。此時(shí)，選中Word中的表格，再按住鼠標(biāo)左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標(biāo)左鍵將表格擺放在需要的位置松手就可以了。
眼下微軟即將發(fā)布其新一代的辦公軟件Office 2010，新版Office界面友好效率更高，功能也更豐富，與windows7操作系統(tǒng)的完美搭檔值得推薦大家一試。以上這十個(gè)小技巧對(duì)于Office熟練工來(lái)說(shuō)應(yīng)該不在話下，但是新手朋友卻可以有效提高使用Excel工作的效率，無(wú)論如何能夠幫到大家就非常開心啦！
1、省去麻煩讓Excel自動(dòng)啟動(dòng)
如果Excel是你每天工作必用的軟件，那么不妨讓Excel隨系統(tǒng)啟動(dòng)而同時(shí)打開，進(jìn)入“我的電腦”打開C盤的Windows目錄，然后進(jìn)入“啟動(dòng)”文件夾，該文件路徑是“開始菜單——>所有程序——>啟動(dòng)文件夾”。打開此文件夾后，這時(shí)打開Excel所在的文件夾，用鼠標(biāo)將Excel圖標(biāo)拖到“啟動(dòng)”文件夾，這時(shí)Excel的快捷方式就被復(fù)制到“啟動(dòng)”文件夾中，下次啟動(dòng)Windows就可快速啟動(dòng)Excel了，不必自己親自動(dòng)手啦！
2、快速獲取幫助
使用Excel的過(guò)程中，對(duì)于工具欄或屏幕區(qū)，你只需按組合鍵Shift+F1，然后用鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會(huì)彈出一個(gè)幫助窗口，上面會(huì)告訴你有關(guān)的幫助信息。
3、快速移動(dòng)或復(fù)制單元格
Excel的使用中對(duì)單元格的操作應(yīng)該是比較頻繁的，想要移動(dòng)或復(fù)制單元格只要先選定單元格，然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置，然后釋放按鍵即可移動(dòng)。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可。
4、快速查找工作薄
工作薄一旦較多想要尋找任意一個(gè)可能逐個(gè)查看就顯得效率低下了，你可以利用在工作表中的任何文字進(jìn)行搜索。怎么搜？首先單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對(duì)話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替，緊接著在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是唯一的單詞或短語(yǔ)，以便搜索更快更準(zhǔn)；于是便可以開始查找了，當(dāng)“打開”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時(shí)，表明搜尋結(jié)束，此時(shí)你就可以看到自動(dòng)查找的結(jié)果， 如果沒(méi)有找出來(lái)可以利用此方法更換搜索關(guān)鍵詞重來(lái)，直至幫你找到為止。
5、快速切換工作薄
對(duì)于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對(duì)多個(gè)窗口下的多個(gè)工作進(jìn)行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個(gè)工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。
“窗口”菜單最多能列出9個(gè)工作簿，若多于9個(gè)，“窗口”菜單則包含一個(gè)名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個(gè)按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對(duì)話框，只需單擊其中需要的名字即可。
6、快速切換工作表
這項(xiàng)操作可與上面一項(xiàng)不同，這里說(shuō)的是工作表。使用Ctrl+Page Up組合鍵可激活前一個(gè)工作表，按Ctrl+Page Down組合鍵可激活后一個(gè)工作表。另外還可用鼠標(biāo)去控制工作表底部的標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕快速地移動(dòng)工作表的名字，然后單擊工作表進(jìn)行便捷的切換。
7、打印工作表
若按照常規(guī)選擇“文件”菜單中“打印”命令來(lái)進(jìn)行打印操作，會(huì)出現(xiàn)“打印”對(duì)話框讓你選擇，感覺(jué)有點(diǎn)啰嗦。如果想要跳過(guò)該對(duì)話框直接打印，可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預(yù)覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項(xiàng)打印。
8、創(chuàng)建工具欄
通過(guò)Office的工具欄你可以快捷地訪問(wèn)常用的命令或自定義的宏，根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建自己的工具欄可以讓操作更便捷。操作方法簡(jiǎn)單，首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項(xiàng)卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然后單擊“確定”。這時(shí)新建工具欄出現(xiàn)在窗口，就可以用鼠標(biāo)把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會(huì)加入到新工具欄中。若在拖動(dòng)時(shí)按著Ctrl鍵，則會(huì)將按鈕復(fù)制過(guò)來(lái)。提醒大家注意一點(diǎn)：不能將按鈕拖到“自定義”對(duì)話框或工作表中，否則該按鈕將會(huì)被刪除。
9、鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)
在Excel中想要快速建立與網(wǎng)上工作簿中數(shù)據(jù)的鏈接，使用以下方法就能實(shí)現(xiàn)。打開網(wǎng)頁(yè)上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯”菜單的“復(fù)制”命令。打開需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格。最后單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若你想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置即可，如=http://www.xuexila/ [filel.xls]
10、插入Word表格
Excel與Word都是Office中同等重要的組件，使用Excel可以處理Word表格中列出的數(shù)據(jù)，利用以下方法就可以快速插入Word表格。
打開Word表格所在的文件，然后打開要處理Word表格的Excel文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能同時(shí)看見(jiàn)表格和要插入表格的區(qū)域。此時(shí)，選中Word中的表格，再按住鼠標(biāo)左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標(biāo)左鍵將表格擺放在需要的位置松手就可以了。
眼下微軟即將發(fā)布其新一代的辦公軟件Office 2010，新版Office界面友好效率更高，功能也更豐富，與windows7操作系統(tǒng)的完美搭檔值得推薦大家一試。以上這十個(gè)小技巧對(duì)于Office熟練工來(lái)說(shuō)應(yīng)該不在話下，但是新手朋友卻可以有效提高使用Excel工作的效率，無(wú)論如何能夠幫到大家就非常開心啦！