在Excel中更快捷輸入有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)的方法

　很多情況下我們在Excel單元格中輸入的數(shù)據(jù)是含有固定內(nèi)容的，比如來自同一區(qū)縣的身份證號碼的前六位數(shù)字一定是相同的，或者來自同一縣市的人的聯(lián)系地址中省市縣部分也是固定的。這種情況下，如果老老實實地依次輸入，效率就很低。怎樣才能快速準確地輸入這些含有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)呢?以下的幾個方法我想必有一種能幫你解決問題。

　　自動填充

　　如果數(shù)據(jù)含有固定內(nèi)容，但同時又是有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如單位員工的職工編號，在某種排序的方式下，它們就是一個有規(guī)律的數(shù)列。這種情況下最簡單最直接的方式就是使用自動填充。

　　比如需要輸入的數(shù)據(jù)是“12345××××”，后四位不一樣，前五位數(shù)據(jù)都是一樣的。那么我們只需要在第一、二、三單元格分別輸入 “123450001”、“123450002”、“123450003”，然后選中這三個單元格，并拖動該單元格區(qū)域的填充句柄向下拖動至需要的位置，就可以完成自動填充了。

　　如果固定內(nèi)容為文字，但只要數(shù)字部分為有規(guī)律的序列，如“一車間001”、“一車間002”等，也可以使用此辦法。

　　設(shè)置單元格格式

　　如果需要輸入的數(shù)據(jù)不能自動填充，那么我們還可以借助設(shè)置單元格格式來簡化我們的工作。比如需要輸入的數(shù)據(jù)是一組14位的數(shù)字，其中前十位都是“0737070680”，只有后4位不一樣。通過設(shè)置單元格格式，就可以只輸入后4位數(shù)字，讓前十位數(shù)字自動添加。

　　實現(xiàn)辦法是：選中數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域，然后點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表中點擊“自定義”，然后在右側(cè)的“類型”輸入框中輸入“0737070680000#”(不含引號)，也就是說輸入前面共同的部分，后四位中前三位輸入 “0”，第四位輸入“#”。這樣輸入時只要在單元格中直接輸入“1”、“2”、“3”等，就可以直接補全為14位數(shù)字了。

　　如果數(shù)據(jù)中含有固定的文本，比如前幾個字都是“山東省濰坊市”，那么我們也可以在這個自定義的“類型”輸入框中輸入“"山東省濰坊市"@”。以后輸入時這幾個字也就可以自動添加了。這種方法在屏幕上顯示的是全部數(shù)據(jù)，但是點擊單元格我們可以在編輯欄中看到實際數(shù)據(jù)只是我們手工輸入的部分(圖 1)。

　　公式合并

　　假設(shè)數(shù)據(jù)包含固定內(nèi)容“山東省濰坊市”，需要輸入到A2:A10單元格區(qū)域。我們可以在B2:B10區(qū)域先輸入數(shù)據(jù)中除固定內(nèi)容以外的那些內(nèi)容，然后點擊A2單元格，輸入公式“="山東省濰坊市"&B2”，完成后拖動此單元格填充句柄向下復制公式至A10單元格就可以得到完整數(shù)據(jù)了 (圖2)。

　　再選中A2:A10單元格區(qū)域，按下“Ctrl+C”復制數(shù)據(jù)。點擊右鍵，在彈出的菜單中點擊“選擇性粘貼”命令，在打開的對話框中選中“數(shù)值”單選項，確定后，就可以刪除B列數(shù)據(jù)了