如何讓Excel函數(shù)列數(shù)較少表格分欄打印
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本文介紹如何利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)分欄打印，這個技巧適合打印列數(shù)比較少的Excel表格，避免出現(xiàn)大量空白。
平時偶爾需要打印一些列數(shù)特少的表格，例：單科成績表、調(diào)資清單、施工員年檢名單、產(chǎn)品代碼表等等。以施工員年檢名單來說就只有序號、姓名和證號3列。直接打印時由于3列表格遠(yuǎn)小于紙張寬度會出現(xiàn)大量空白，不僅難看也很浪費(fèi)紙張。因此很有必要把表格分欄排滿頁面再打印，不過Excel并沒有分欄功能，要如何實(shí)現(xiàn)分欄打印呢？其實(shí)在Excel2007中用函數(shù)就可以輕松實(shí)現(xiàn)表格的分欄打印。
1.格式設(shè)置
用Excel 2007打開需要分欄的“年檢名單”工作表(圖1)。按住Ctrl鍵拖動“年檢名單”工作表標(biāo)簽復(fù)制出一張“年檢名單(2)”工作表，并把它重命名為“分欄”。在“分欄”工作表中按Ctrl+A鍵全選并按Delete鍵刪除數(shù)據(jù)，以得到一張邊框、行高、列寬、字體均與原表相同的空表。
按所需分欄間距調(diào)整第4列寬度，然后選中A1:D1復(fù)制，再選中第1行右擊選擇 “選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”窗口中選中“列寬”，確定把表格A1:D1的列寬設(shè)置復(fù)制到所有列。
2.輸入公式
在A1輸入公式=IF(A2=“”，“”，年檢名單!$A1)，在A2非空時顯示“年檢名單”工作表的標(biāo)題A1否則為空，在B2、C3也輸入同樣公式，不過要把公式中的$A$1分別改成$B$1、$C$1以引用相應(yīng)標(biāo)題。
在A2輸入公式=IF(INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))=“”，“”，INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)))，在B2、C2也輸入同樣的公式并把公式中的A全改成B、C以引用相應(yīng)列的內(nèi)容。
在D2輸入1作為計算行數(shù)的依據(jù)，并設(shè)置字體顏色為白色以讓1消失。選中A2:D2向下拖動填充柄復(fù)制到C20單元格，即可顯示首欄的19行數(shù)據(jù)。最后選中A1:D20復(fù)制，再選中1:20行進(jìn)行粘貼即可生成所有分欄表格(圖2)。
公式中ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)計算出當(dāng)前單元格數(shù)據(jù)在原表中的行號。由INDIRECT函數(shù)按行、列號引用單元格，再用IF判斷當(dāng)引用的單元格為空時顯示為空。COUNT($D:$D)自動統(tǒng)計每頁行數(shù)，/4為原表格的列數(shù)3+1列分隔用的空列。
3.隱藏空表
上面的引用公式讓超出原表總記錄數(shù)的分欄表格不顯示數(shù)據(jù)，但表格線還是在的，還得設(shè)置條件格式讓空表格自動隱藏。選中1:20行，單擊“開始”選項(xiàng)卡的“條件格式”選擇“突出顯示單元格規(guī)則/其他規(guī)則”。
在“新建格式規(guī)則”窗口的“單元格值”下拉列表中選擇“空值”，單擊“格式”按鈕，在“設(shè)置單元格格式”窗口的“邊框”選項(xiàng)卡下單擊“無”設(shè)置為無邊框，確定后沒有數(shù)據(jù)的區(qū)域就不會顯示邊框了(圖3)。
4.最后調(diào)整
切換到“視圖”選項(xiàng)卡單擊“頁面布局”即可看到每頁的分欄情況。直接拖動水平標(biāo)尺中的左、右邊距，讓第1頁中打印的最后一列正好是用于分欄的空列(圖4)，這樣才能確保各頁的分欄數(shù)一致。
若想調(diào)整分欄間距，直接調(diào)整第4列寬度，再復(fù)制A1:D1按寬度“選擇性粘貼”到第1行即可，當(dāng)然也得重新再調(diào)整左、右邊距以確保分欄數(shù)一致。若想在每頁表格上添加一個總標(biāo)題的話，現(xiàn)在你可以單擊頁面上側(cè)的頁眉區(qū)，直接在頁眉中添加標(biāo)題。
現(xiàn)在看一下每頁打印的行數(shù)是否適當(dāng)，從圖中可以看出其實(shí)還可以再增加兩行。我們直接在2:20行間隨便選中兩行(17:18行)，右擊選擇復(fù)制，再右擊選擇“插入復(fù)制的單元格”，即可增加2行表格。反過來，如果行數(shù)過多超出頁面，則只要直接在2:20行中任選幾行右擊選擇“刪除”即可減少行數(shù)。
現(xiàn)在可以開始打印了。雖然空分欄表不會顯示，但由于有公式在還是會打印出空白頁。因此打印時得選中全部有數(shù)據(jù)的列，單擊“Office”按鈕選擇“打印”，在打印窗口選中“選定區(qū)域”再打印才不會打印空白頁?；蛘咧苯又付ù蛴№摯a范圍也行。以后在年檢名單工作表中填寫修改數(shù)據(jù)后，打開“分欄”工作表即可直接進(jìn)行分欄打印，無需再做修改。
將文檔保存成模板還可用于對其他表格進(jìn)行分欄打印。你只要把表格連標(biāo)題帶數(shù)據(jù)一起復(fù)制粘貼到年檢名單工作表的A1單元格，即可分欄打印。也不一定要3列，少于3列的表格略做調(diào)整同樣可以分欄。以2列表格來說，只要在“分欄”工作表中右擊第3列列標(biāo)選擇“隱藏”，再復(fù)制A1:D1，按寬度“選擇性粘貼”到第1行，然后適當(dāng)調(diào)整左、右邊距即可實(shí)現(xiàn)2列表格的分欄。
當(dāng)然超過3列的表格就得修改公式中的列數(shù)了，因此想做成模板最好一開始就按最多列的表格設(shè)置，再按需隱藏多余列會比較方便。此外，若粘貼的表格有兩行標(biāo)題，只要在分欄工作表中選中第1行復(fù)制，再“插入復(fù)制的單元格”增加標(biāo)題行。然后在A1:C2標(biāo)題行中按原表合并、設(shè)置格式后選中A1:D2復(fù)制粘貼到1:2行即可。
平時偶爾需要打印一些列數(shù)特少的表格，例：單科成績表、調(diào)資清單、施工員年檢名單、產(chǎn)品代碼表等等。以施工員年檢名單來說就只有序號、姓名和證號3列。直接打印時由于3列表格遠(yuǎn)小于紙張寬度會出現(xiàn)大量空白，不僅難看也很浪費(fèi)紙張。因此很有必要把表格分欄排滿頁面再打印，不過Excel并沒有分欄功能，要如何實(shí)現(xiàn)分欄打印呢？其實(shí)在Excel2007中用函數(shù)就可以輕松實(shí)現(xiàn)表格的分欄打印。
1.格式設(shè)置
用Excel 2007打開需要分欄的“年檢名單”工作表(圖1)。按住Ctrl鍵拖動“年檢名單”工作表標(biāo)簽復(fù)制出一張“年檢名單(2)”工作表，并把它重命名為“分欄”。在“分欄”工作表中按Ctrl+A鍵全選并按Delete鍵刪除數(shù)據(jù)，以得到一張邊框、行高、列寬、字體均與原表相同的空表。
按所需分欄間距調(diào)整第4列寬度，然后選中A1:D1復(fù)制，再選中第1行右擊選擇 “選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”窗口中選中“列寬”，確定把表格A1:D1的列寬設(shè)置復(fù)制到所有列。
2.輸入公式
在A1輸入公式=IF(A2=“”，“”，年檢名單!$A1)，在A2非空時顯示“年檢名單”工作表的標(biāo)題A1否則為空，在B2、C3也輸入同樣公式，不過要把公式中的$A$1分別改成$B$1、$C$1以引用相應(yīng)標(biāo)題。
在A2輸入公式=IF(INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))=“”，“”，INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)))，在B2、C2也輸入同樣的公式并把公式中的A全改成B、C以引用相應(yīng)列的內(nèi)容。
在D2輸入1作為計算行數(shù)的依據(jù)，并設(shè)置字體顏色為白色以讓1消失。選中A2:D2向下拖動填充柄復(fù)制到C20單元格，即可顯示首欄的19行數(shù)據(jù)。最后選中A1:D20復(fù)制，再選中1:20行進(jìn)行粘貼即可生成所有分欄表格(圖2)。
公式中ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)計算出當(dāng)前單元格數(shù)據(jù)在原表中的行號。由INDIRECT函數(shù)按行、列號引用單元格，再用IF判斷當(dāng)引用的單元格為空時顯示為空。COUNT($D:$D)自動統(tǒng)計每頁行數(shù)，/4為原表格的列數(shù)3+1列分隔用的空列。
3.隱藏空表
上面的引用公式讓超出原表總記錄數(shù)的分欄表格不顯示數(shù)據(jù)，但表格線還是在的，還得設(shè)置條件格式讓空表格自動隱藏。選中1:20行，單擊“開始”選項(xiàng)卡的“條件格式”選擇“突出顯示單元格規(guī)則/其他規(guī)則”。
在“新建格式規(guī)則”窗口的“單元格值”下拉列表中選擇“空值”，單擊“格式”按鈕，在“設(shè)置單元格格式”窗口的“邊框”選項(xiàng)卡下單擊“無”設(shè)置為無邊框，確定后沒有數(shù)據(jù)的區(qū)域就不會顯示邊框了(圖3)。
4.最后調(diào)整
切換到“視圖”選項(xiàng)卡單擊“頁面布局”即可看到每頁的分欄情況。直接拖動水平標(biāo)尺中的左、右邊距，讓第1頁中打印的最后一列正好是用于分欄的空列(圖4)，這樣才能確保各頁的分欄數(shù)一致。
若想調(diào)整分欄間距，直接調(diào)整第4列寬度，再復(fù)制A1:D1按寬度“選擇性粘貼”到第1行即可，當(dāng)然也得重新再調(diào)整左、右邊距以確保分欄數(shù)一致。若想在每頁表格上添加一個總標(biāo)題的話，現(xiàn)在你可以單擊頁面上側(cè)的頁眉區(qū)，直接在頁眉中添加標(biāo)題。
現(xiàn)在看一下每頁打印的行數(shù)是否適當(dāng)，從圖中可以看出其實(shí)還可以再增加兩行。我們直接在2:20行間隨便選中兩行(17:18行)，右擊選擇復(fù)制，再右擊選擇“插入復(fù)制的單元格”，即可增加2行表格。反過來，如果行數(shù)過多超出頁面，則只要直接在2:20行中任選幾行右擊選擇“刪除”即可減少行數(shù)。
現(xiàn)在可以開始打印了。雖然空分欄表不會顯示，但由于有公式在還是會打印出空白頁。因此打印時得選中全部有數(shù)據(jù)的列，單擊“Office”按鈕選擇“打印”，在打印窗口選中“選定區(qū)域”再打印才不會打印空白頁?；蛘咧苯又付ù蛴№摯a范圍也行。以后在年檢名單工作表中填寫修改數(shù)據(jù)后，打開“分欄”工作表即可直接進(jìn)行分欄打印，無需再做修改。
將文檔保存成模板還可用于對其他表格進(jìn)行分欄打印。你只要把表格連標(biāo)題帶數(shù)據(jù)一起復(fù)制粘貼到年檢名單工作表的A1單元格，即可分欄打印。也不一定要3列，少于3列的表格略做調(diào)整同樣可以分欄。以2列表格來說，只要在“分欄”工作表中右擊第3列列標(biāo)選擇“隱藏”，再復(fù)制A1:D1，按寬度“選擇性粘貼”到第1行，然后適當(dāng)調(diào)整左、右邊距即可實(shí)現(xiàn)2列表格的分欄。
當(dāng)然超過3列的表格就得修改公式中的列數(shù)了，因此想做成模板最好一開始就按最多列的表格設(shè)置，再按需隱藏多余列會比較方便。此外，若粘貼的表格有兩行標(biāo)題，只要在分欄工作表中選中第1行復(fù)制，再“插入復(fù)制的單元格”增加標(biāo)題行。然后在A1:C2標(biāo)題行中按原表合并、設(shè)置格式后選中A1:D2復(fù)制粘貼到1:2行即可。