excel表格的基本實(shí)用操作100例(3)
76. 編輯單元格內(nèi)容
雙擊要鍵入數(shù)據(jù)的單元格，直接輸入數(shù)據(jù)或?qū)ζ渲袃?nèi)容進(jìn)行修改，完成后若要確認(rèn)所做的改動(dòng)，按Enter鍵即可;若取消所做的改動(dòng)，按Esc鍵。另外，你還可以單擊單元格，再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數(shù)據(jù)了。
77. 設(shè)置單元格邊框
選擇要添加邊框的所有單元格，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項(xiàng)卡()，然后在“樣式”中選中所需的線型樣式，同時(shí)可以在“顏色”中指定不同的顏色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確定”按鈕即可。 要設(shè)置含有旋轉(zhuǎn)文本的選定單元格的樣式，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項(xiàng)卡，然后使用“預(yù)置”下的“外邊框” 和“內(nèi)部”按鈕，邊框應(yīng)用于單元格的邊界，它會(huì)和文本旋轉(zhuǎn)同樣的角度。
78. 設(shè)置單元格文本對(duì)齊方式
選擇要設(shè)置文本對(duì)齊的單元格，單擊“格式→單元格”命令，單擊“對(duì)齊”標(biāo)簽，然后根據(jù)需要設(shè)置文本對(duì)齊方式即可。
79. 輸入公式
單擊將要在其中輸入公式的單元格，然后鍵入=(等號(hào))，若單擊了“編輯公式”按鈕或“粘貼函數(shù)”按鈕，Excel將插入一個(gè)等號(hào)，接著輸入公式內(nèi)容，按Enter鍵。
80. 輸入人名時(shí)使用“分散對(duì)齊”(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel表格中輸入人名時(shí)為了美觀，我們一般要在兩個(gè)字的人名中間空出一個(gè)字的間距。按空格鍵是一個(gè)辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入后，選中該列，點(diǎn)擊“格式→單元格→對(duì)齊”，在“水平對(duì)齊”中選擇“分散對(duì)齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。
81. 隱藏單元格中的所有值(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
有時(shí)候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來，這時(shí)你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊“格式→單元格”命令，選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“;;;”(3個(gè)分號(hào))即可()。 提示:你也許奇怪為什么會(huì)這樣，其實(shí)單元格數(shù)字的自定義格式是由正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本4個(gè)部分組成。這4個(gè)部分用3個(gè)分號(hào)分隔，哪個(gè)部分空，相應(yīng)的內(nèi)容就不會(huì)在單元格中顯示?，F(xiàn)在都空了，當(dāng)然就都不顯示了。
82. 恢復(fù)隱藏列
通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格，然后選擇“格式→列→取消隱藏”菜單項(xiàng)可以恢復(fù)隱藏的列。其實(shí)恢復(fù)隱藏列還有一種快捷方法:將鼠標(biāo)指針放置在列標(biāo)的分割線上，例如，若隱藏B列，則將鼠標(biāo)指針放置在列A和列C的分割線上，輕輕地向右移動(dòng)鼠標(biāo)指針，直到鼠標(biāo)指針從兩邊有箭頭的單豎變?yōu)閮蛇呌屑^的雙豎杠，此時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以打開隱藏的列。
83. 快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel中隱藏行或列, 通?？梢酝ㄟ^格式菜單中的行或列選項(xiàng)中的隱藏來實(shí)現(xiàn), 或者是選中行號(hào)或列標(biāo)后通過鼠標(biāo)右鍵的快捷菜單來完成, 對(duì)于分散的單元格區(qū)域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中單元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中單元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0”
84. 徹底隱藏單元格
在很多時(shí)候我們會(huì)將一些行或列的內(nèi)容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶復(fù)制包含隱藏行或列的區(qū)域，這樣隱藏的內(nèi)容就會(huì)在粘貼的新的工作表中出現(xiàn)，降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以先選中要復(fù)制的區(qū)域，然后單擊“編輯→定位”命令，在打開的對(duì)話框中點(diǎn)擊“定位條件”按鈕，在定位條件對(duì)話框中選中“可見單元格”選項(xiàng))，這樣就可以避免上面所發(fā)生的情況了。
85. 用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)
如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時(shí)我們就可以設(shè)置下拉列表實(shí)現(xiàn)選擇輸入。具體方法為: 選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，從“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們?cè)O(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列，如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可()。這樣在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候，就可以單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù)，從而加快了輸入速度。
86. 快速輸入自定義短語
使用該功能可以把經(jīng)常使用的文字定義為一條短語，當(dāng)輸入該條短語時(shí)，“自動(dòng)更正”便會(huì)將它更換成所定義的文字。定義“自動(dòng)更正”項(xiàng)目的方法如下:單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，在彈出的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中的“替換”框中鍵入短語，如“電腦報(bào)”，在“替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容，如“電腦報(bào)編輯部”，單擊“添加”按鈕，將該項(xiàng)目添加到項(xiàng)目列表中，單擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦報(bào)”，則“電腦報(bào)編輯部”這個(gè)短語就會(huì)輸?shù)奖砀裰小?/p>
87. 設(shè)置單元格背景色
選擇要設(shè)置背景色的單元格，單擊“格式→單元格”命令，然后單擊“圖案”選項(xiàng)卡，要設(shè)置帶有圖案的背景色，請(qǐng)?jiān)?ldquo;顏色”框中單擊選中一種顏色，然后單擊“圖案”下拉菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色即可。
88. 快速在多個(gè)單元格中輸入相同公式
先選定一個(gè)區(qū)域，再鍵入公式，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，可以在區(qū)域內(nèi)的所有單元格中輸入同一公式。
89. 同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同內(nèi)容
選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù)，按“Ctrl+Enter”鍵即可。
90. 快速輸入日期和時(shí)間
當(dāng)前日期 選取一個(gè)單元格，并按“Ctrl+;” 當(dāng)前時(shí)間 選取一個(gè)單元格，并按“Ctrl+Shift+;” 當(dāng)前日期和時(shí)間 選取一個(gè)單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格鍵，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:當(dāng)你使用這個(gè)技巧插入日期和時(shí)間時(shí)，所插入的信息是靜態(tài)的。要想自動(dòng)更新信息，你必須使用TODAY和NOW函數(shù)。
91. 將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間
如果你想要將一塊復(fù)制的單元格插入到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行或列——可以通過下面這個(gè)簡(jiǎn)單的操作來完成: 選擇你將要復(fù)制的單元格，單擊編輯菜單上的復(fù)制，在工作表上選擇將要放置被復(fù)制單元格的區(qū)域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入對(duì)話框中單擊周圍單元格的轉(zhuǎn)換方向，然后單擊“確定”?，F(xiàn)在，復(fù)制的單元格將插入到合適的位置，而你無需擔(dān)心它們覆蓋原有的信息。
92. 在Excel中不丟掉列標(biāo)題的顯示
你是否希望不論將Excel電子表格滾動(dòng)到哪里都能夠看到列標(biāo)題?這里將介紹一種使列標(biāo)題總保持可見的方法: 選擇緊鄰列標(biāo)題的下一行，單擊“窗口→凍結(jié)窗格”命令，被凍結(jié)的列標(biāo)題不會(huì)滾動(dòng)，而且在你移動(dòng)工作簿的其他部分時(shí)，列標(biāo)題會(huì)保持可見。
93. 查看與日期等效的序列數(shù)的值
Excel將所有的日期都作為序列數(shù)對(duì)待，要查看與日期等效的序列數(shù)的值，通常需要將包含日期的單元格格式更改為“常規(guī)”格式?，F(xiàn)在有一種快捷方法:選擇包含日期的單元格，然后單擊“格式”工具欄上的“千位分隔樣式”按鈕(即逗號(hào)形狀的按鈕)，Excel將會(huì)對(duì)選擇的單元格應(yīng)用千位分隔樣式顯示序列數(shù)。
94. 快速復(fù)制單元格內(nèi)容
選中下面的單元格，按“Ctrl+'(為英文狀態(tài)下的單引號(hào))”組合鍵，即可將上一單元格的內(nèi)容快速復(fù)制下來。
95. 使用自定義序列排序(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel排序?qū)υ捒蛑羞x擇主要關(guān)鍵字后單擊選項(xiàng)，可以選擇自定義序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果以前排行的順序都是選擇性粘貼轉(zhuǎn)置，排完序后再轉(zhuǎn)置。 自定義排序只應(yīng)用于“主要關(guān)鍵字”框中的特定列。在“次要關(guān)鍵字”框中無法使用自定義排序。若要用自定義排序?qū)Χ鄠€(gè)數(shù)據(jù)列排序，則可以逐列進(jìn)行。例如，要根據(jù)列A或列B進(jìn)行排序，可先根據(jù)列B排序，然后通過“排序選項(xiàng)”對(duì)話框確定自定義排序次序，下一步就是根據(jù)列A排序。
96. 快速格式化Excel單元格
如果想要快速訪問Excel中的單元格格式對(duì)話框，以更改諸如字樣、對(duì)齊方式或邊框等，請(qǐng)先選擇需要格式化的單元格然后按下“Ctrl+1”組合鍵，就可以打開“單元格格式對(duì)話框”。
97. 固定顯示某列
不少人在工作中用Excel做工資表時(shí)，由于工資表項(xiàng)目很多，往往一行信息不能同時(shí)顯示在屏幕上，給日常的查詢和變動(dòng)工資輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解決這個(gè)問題:首先在表格中單擊要凍結(jié)列的右邊一列，然后單擊“窗口→凍結(jié)窗格”命令即可。如果你想撤消此功能，點(diǎn)擊“窗口”菜單，原來“凍結(jié)窗口”命令變成“撤消窗口凍結(jié)”，單擊它即可。
98. 在Excel中快速編輯單元格
如果你希望使用鍵盤做每一件事，在Excel電子表格中快速編輯數(shù)據(jù)將很困難，因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)自己想對(duì)單元格做改動(dòng)時(shí)，經(jīng)常需要用到鼠標(biāo)。其實(shí)你可以使用一個(gè)快捷鍵——F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。下面將教你怎么做: 利用箭頭鍵選擇要編輯的單元格，按下F2，編輯單元格內(nèi)容，編輯完成后，按Enter鍵確認(rèn)所做改動(dòng)，或者按ESC鍵取消改動(dòng)。 注意:這個(gè)技巧在Excel編輯超級(jí)鏈接時(shí)非常方便，因?yàn)槿绻?dāng)你使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊單元格的超級(jí)鏈接時(shí)將自動(dòng)打開Internet瀏覽器窗口，使用鍵盤可以很容易地編輯超級(jí)鏈接。
99. 使用自動(dòng)填充快速復(fù)制公式和格式
想用一種無需輸入數(shù)字的簡(jiǎn)單方法在Excel中填充數(shù)字嗎?利用自動(dòng)填充命令，你可以快速向相鄰的單元格復(fù)制數(shù)據(jù)、公式或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇希望復(fù)制的單元格，將光標(biāo)移到選中單元格的右下角，光標(biāo)將變成一個(gè)黑色的+號(hào)，點(diǎn)擊并按住鼠標(biāo)右鍵不放，將光標(biāo)拖過將要填充的單元格，松開鼠標(biāo)右鍵，鼠標(biāo)右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時(shí)節(jié)省大量時(shí)間。
100. 為單元格添加批注
Excel為方便用戶及時(shí)記錄，提供了添加批注的功能，當(dāng)你給單元格進(jìn)行注釋后，只需將鼠標(biāo)停留在單元格上，就可看到相應(yīng)的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批注的單元格，單擊“插入→批注”命令，在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好后單擊批注框外部的工作表區(qū)域即可。在添加批注之后單元格的右上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小紅點(diǎn)，提示該單元格已被添加了批注。將鼠標(biāo)移到該單元格上就可以顯示批注。