Excel中進(jìn)行制作打印工資條的操作技巧

Excel中進(jìn)行制作打印工資條的操作技巧

　　如何讓工資條打印既快速又漂亮是很多人頭痛的問(wèn)題，有需要的朋友可以根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇一種方案來(lái)操作。今天，學(xué)習(xí)啦小編就教大家在Excel中進(jìn)行制作打印工資條的操作技巧。

　　Excel中進(jìn)行制作打印工資條的操作步驟

　　一、人少好辦事

　　對(duì)于一些小企業(yè)或者辦公室類型的公司來(lái)說(shuō)，公司全體人數(shù)也不多，少的幾個(gè)人，多的也就十幾、二十人的樣子，即便是每個(gè)人的工資條打成一張紙，也不會(huì)造成什么大的浪費(fèi)，所以我們可以簡(jiǎn)單設(shè)置讓其每條記錄打印在一張紙上，這樣是最簡(jiǎn)單快捷的方法了。

　　這里利用的是一種類似的“頁(yè)眉”的方式實(shí)現(xiàn)每一頁(yè)打印后都有一個(gè)“標(biāo)題行”，這樣保證工資的明細(xì)項(xiàng)目在工資條上體現(xiàn)，然后每一個(gè)“標(biāo)題行”下方跟一條記錄，最后打印出的效果就是工資條了，具體操作如下。

　　在Excel做好的工資表中，執(zhí)行“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”命令，在打開(kāi)的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中切換到“工作表”標(biāo)簽，單擊“頂端標(biāo)題行”右側(cè)的按鈕，在工作表中選擇工資表的頭部區(qū)域，然后單擊回車鍵，使“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框如圖 1所示，然后單擊“確定”按鈕使設(shè)置生效。

　　接下來(lái)單擊“打印預(yù)覽”按鈕，使工作表呈打印預(yù)覽狀態(tài)，然后在“打印預(yù)覽”對(duì)話框中單擊“頁(yè)邊距”按鈕，使打印預(yù)覽對(duì)話框中顯示出調(diào)整頁(yè)邊距的虛線，使用鼠標(biāo)拖動(dòng)“下邊距”虛線至工作表第二行處，即最終效果為頁(yè)面中顯示的只有兩行，一行是工資細(xì)目，一行是數(shù)據(jù)(如圖 2)，接下來(lái)就打印吧，打印出的每頁(yè)紙中就是一位員工的工資條了。

　　小提示：這種打印工資條的方法是最簡(jiǎn)單，最安全(不容易出錯(cuò))，最快速的方法，當(dāng)然弊端就是太浪費(fèi)紙張了，如果公司人數(shù)稍微多一點(diǎn)，就不太適合了，不過(guò)你可以試試下面的方法。

　　二、妙用排序，輕松打印工資條

　　工資條的最終結(jié)果就是一行工資明細(xì)目，一行員工對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，通常做好的工資表都是只有第一行有數(shù)據(jù)工資細(xì)目，下面全部是數(shù)據(jù)，如果能從第二行開(kāi)始，每一行的結(jié)尾都添加一行工資細(xì)目的數(shù)據(jù)就好了。這一點(diǎn)可以使用排序輕松實(shí)現(xiàn)，具體實(shí)現(xiàn)方法如何，就請(qǐng)接著往下看吧。

　　假設(shè)當(dāng)前工資表中有300行數(shù)據(jù)，顯然使用第一種方法是行不通的。首先復(fù)制第一行的工資細(xì)目數(shù)據(jù)，從300行之后的任一行粘貼，并使用填充柄拖動(dòng)復(fù)制300行。

　　接下來(lái)在A列的前面插入兩列，第一列使用填充柄輸入序號(hào)，從1一直拉到N(本例操作時(shí)為1000，這個(gè)N可根據(jù)自己的喜好以及實(shí)際需求，基本上只要大于工資表中數(shù)據(jù)的兩倍即可)，主要用來(lái)打印工資條后下次重新做工資時(shí)恢復(fù)表格順序。第二列從第二行開(kāi)始，依次輸入1、3、5、7，然后選中這四個(gè)單元格，使用填充柄填充至員工數(shù)據(jù)結(jié)束位置。在下方的工資細(xì)目數(shù)據(jù)區(qū)，從第一行依次輸入2、4、6、8，然后選中這四個(gè)單元格，使用填充柄填充至結(jié)束，大致效果如圖 3所示。

　　執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動(dòng)篩選”命令，單擊B列的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“升序排列”，這樣工資條就做好了(如圖 4)。

　　從上圖中可以看出，工資條效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了，這時(shí)將A、B兩列隱藏，然后打印，我們的工作就算完成了。等下個(gè)月需要使用這張工資表格重新計(jì)算工資時(shí)，只需要將隱藏的A、B兩列取消隱藏，使用“自動(dòng)篩選”，然后按照A列“升序排列”即可還原原來(lái)的順序。

　　三、輕松插入工資細(xì)目數(shù)據(jù)行

　　其實(shí)用Excel打印工資條，歸根結(jié)底就是讓Excel制作的工資表格中，一行工資細(xì)目數(shù)據(jù)，一行員工的記錄。如果在每一個(gè)員工數(shù)據(jù)的上面插入一行工資細(xì)目數(shù)據(jù)顯然我們的要求也就完成了，當(dāng)然純手工的一行一行插入顯然是個(gè)“不可能完成的任務(wù)”，這里需要有點(diǎn)小技巧。

　　第一步：在工資細(xì)目的右側(cè)兩列中，交叉輸入任意數(shù)字(主要是為了后面的“空位”空值，所以數(shù)字可任意輸)，然后選中交叉的四個(gè)單元格，雙擊右下角的“填充柄”，使這種格式一直填充至工資表的結(jié)束行(如圖 5)。

　　第二步：執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開(kāi)的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開(kāi)的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕(如圖 6)

　　第三步：執(zhí)行“插入”→“行”命令，這時(shí)便會(huì)從第三行開(kāi)始，每一行的前面插入了一個(gè)空行。

　　第四步：復(fù)制表頭的工資細(xì)目數(shù)據(jù)，選中工資表A列的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開(kāi)的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開(kāi)的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕，這時(shí)會(huì)選中剛插入的空行，執(zhí)行“編輯”→“粘貼”命令，這時(shí)工資條就算制作完成了(如圖 7)。