2.設置公式

　　選中J2單元格，輸入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE))。公式表示按A2的學號在L:M查找并顯示相應的分數，當沒找到出錯時顯示為空。在L2輸入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2,3))，公式用于提取K2數據左起三位數并在前面加上2007，然后轉換成數值。由于同班學生學號前面部分一般都是相同的，為了加快輸入速度我們設置為只輸入學號的最后三位數，然后L2公式就會自動為提取的數字加上學號前相同的部分“2007”顯示完整學號，若需要也可設置為只輸入兩位學號。接著在M2輸入公式=VALUE(MID(K2,4,5))，提取K2數據從第4位以后的5個數字(即分數)并轉成數值。當然若學號后數字不足5位，電腦也會聰明地只提取實際那幾位。最后選中J2：L2單元格區(qū)域，拖動其填充柄向下復制填充出與學生記錄相同的行數(圖2)。

　　注：VALUE函數用于將提取的文本轉成數值。若學號中有阿拉伯數字以外的字符，例：2007-001或LS2007001，則學號就自動變成了文本格式，此時L2的公式就不必再轉成數值了應該改成="LS2007"&LEFT(K2,3)，否則VALUE函數會出錯。

　　3.預防輸入錯誤

　　大量輸入難免會有輸入錯誤的時候，選中K列單擊菜單“格式/條件格式”，在“條件格式”窗口中的條件1下的下拉按鈕選擇“公式”并輸入公式=L1=2007，不進行格式設置。然后單擊“添加”按鈕，添加條件2，設置公式為=COUNTIF(L: L,L1)>1，單擊后面的“格式”按鈕，在格式窗口的“圖案”選項卡中設置底紋為紅色，確定完成設置(圖3)。

　　這樣當在L列中出現兩個相同學號時，就會變成紅色顯示。按前面的公式設置當K列為空時L列將顯示為“2007”，因此前面條件1的當L1=2007時不設置格式，就是為了避開這個重復。此外，若擔心分數輸入錯誤，還可再添加一個條件3,設置公式為=M1>120，顏色為黃色，即可在輸入的分數超過120時變成黃色提醒。

　　4.快速錄入成績

　　OK，到此復雜的設置已經完成了，以后需要輸入成績時，只要先單擊J1單元格的下拉按鈕，從下拉列表中選擇要輸入的列標題(例：期中)，再選中K2輸入第一個學生的學號和成績00159，回車，后面的L2、M2就會顯示學生的學號2007001、分數59，同時分數會自動填寫到學號為2007001行的J列單元格。我們只要這樣重復輸入學號分數、回車，即可輕松完成全部學生的成績錄入。在輸入時如果學號出現重復，則輸入的單元格和與其重復的單元格會同時以紅色顯示，提醒你輸入可能出錯了(圖4)。由于學號和成績是按試卷順序輸入的，因此即使輸入錯誤你也可以很方便地翻出錯誤輸入值所在的試卷校對。

　　全部輸入完成后，再選中J列進行復制，然后選中“期中”成績所在的E列，右擊選擇“選擇性粘貼”，在彈出窗口中單擊選中“數值”單選項，確定將J列分數以數值方式粘貼到E列就徹底完成了成績錄入。

　　
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