簡單有效的10個時間管理方法
簡單有效的10個時間管理方法
組織技巧相對于其他技巧來說是最簡單的一種。比如，所有的時間管理建議都包括在一些表格當(dāng)中，在表格中你需要把你想要完成的任務(wù)填進去。對很多人來說，這是最簡單和普通的了。當(dāng)然，制表格和填表對一些人來說是有困難的。這是一個天份問題，與一個人的邏輯能力、空間想象力、創(chuàng)造力和抽象思維能力無關(guān)。時間管理需要一定的訓(xùn)練，如果你沒有準備好接受專門訓(xùn)練的話，你將不能成為一個優(yōu)秀的時間管理者。
下面我把自己總結(jié)出來的十大時間管理方法介紹給您。值得注意的是，我沒有稱之為“最好的方法”。不過這些方法對我是有幫助的，希望對您也能有所幫助。
簡單有效的10個時間管理方法
1、每天清晨把一天要做的事都列出清單如果你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時間管理也不會是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個清單出來。這個清單包括公務(wù)和私事兩類內(nèi)容，把它們記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過程中，要經(jīng)常地進行查閱。舉個例子，在開會前十分鐘的時候，看一眼你的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發(fā)的話，你完全可以利用這段空隙把這項任務(wù)完成。當(dāng)你做完記錄上面所有事的時候，最好要再檢查一遍。如果你和我有同樣的感覺，那么，在完成工作后通過檢查每一個項目，你體會到一種滿足感。
2、把接下來要完成的工作也同樣記錄在你的清單上在完成了開始計劃的工作后，把下來要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上在內(nèi)容已經(jīng)滿了，或是某項工作可以轉(zhuǎn)過天來做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒有完成的原因嗎?這是因為他們沒有把這些事情記錄下來。如果我是一個管理者，我不會三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒帶紙和筆，我會借給他們，讓他們要完成的工作和時間期限記錄下來。
3.對當(dāng)天沒有完成的工作進行重新安排現(xiàn)在你有了一個每日的工作計劃，而且也加進了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。那么，對一天下來那些沒完成的工作項目又將做處置呢?你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來。但是，希望你不要成為一個辦事拖拉的人，每天總會有干不完的事情，這樣，每天的任務(wù)清單都會比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒問題，轉(zhuǎn)天做完它。如果沒有那么重要，你可以和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒完成的原因。
4、記住應(yīng)赴的約會使用你的記事清單來幫你記住應(yīng)赴的約會，這包括與同事和朋友的約會。以我的經(jīng)驗看，工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準時赴約的次數(shù)還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒有，那么一定要把它記下來，并借助時間管理方法保證它的按時完成。如果你的確因為有事而不能赴約，可以提前打電話通知你的約會對象。
5、制一個表格，把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來具我所知很多人都開始制定每一天的工作計劃。那么有多少人會把他們本月和下月需要做的事情進行一個更高水平的籌劃呢?除非你從事的是一項交易工作，它的時間表上總是近期任務(wù)，你經(jīng)常是在每個月末進行總結(jié)，而月初又開始重新安排籌劃。對一個月的工作進行列表規(guī)劃是時間管理中更高水平的方法，再次強調(diào)，你所列入這個表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個月開始的時候，將上個月沒有完成而這個月必須完成的工作添加入表。
6、把未來某一時間要完成的工作記錄下來你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來某一時間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個月內(nèi)你將和他一起去完成某項工作。這時你就需要有一個辦法記住這件事，并在未來的某個時間提醒你。我一般是用一個電子日歷，因為很多電子日歷都有提醒功能。其實為了保險起見，你可以使用多個提醒方法，一旦一個沒起作用，另一個還會提醒你。
7、保持桌面整潔我從不相信一個把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會是一個優(yōu)秀的時間管理者。同樣的道理，一個人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會是一個優(yōu)秀的時間管理者。因為一個好的時間管理者是不會花很長時間在一堆亂文件中找出所需的材料的。
8、把做每件事所需要的文件材料放在一個固定的地方隨著時間的過去，你可能會完成很多工作任務(wù)，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一起，這樣當(dāng)我需要時查找起來非常方便。當(dāng)我徹底完成了一項工作時，我會把這些東西集體轉(zhuǎn)移到另一個地方(參閱方法9)。
9、清理你用不著的文件材料也許你會感到吃驚，在過去的十年中，我只有一個裝文件的抽屜，那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當(dāng)抽屜被裝滿的時候，我會清除在抽屜最后面的文件。換句話說，我總是保持有一個抽屜的文件，總量不會超出這個范圍。有的人會把所有的文件都保留著，這些沒完沒了的文件材料最后會成為無人問津的廢紙，很多文件可能都不會再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。當(dāng)然，有的時候，我也會去查找用過的文件，它們雖然經(jīng)過了我的清理，但原稿我會一直保留在計算機里。
10.定期備份并清理計算機我對保存在計算機里的文件的處理方法也和上面所說的差不多。我猜想，你保存在計算機里的95%的文件打印稿可能還會在你的手里放三個月。我定期地備份文件到光盤上，并馬上刪除機器中不再需要的文件。
你是否有過這樣的經(jīng)歷：某一天，你雄心勃勃地準備把手底下的事清理干凈，可到頭來卻一事無成?也許每個人都曾有過這樣的經(jīng)歷，但在某些人身上表現(xiàn)得格外明顯。時間管理可以幫助你把每一天、每一周甚至每個月的時間進行有效的合理安排。運用這些時間管理技巧幫你統(tǒng)籌時間，對于每個人來說都是非常重要的。
組織技巧相對于其他技巧來說是最簡單的一種。比如，所有的時間管理建議都包括在一些表格當(dāng)中，在表格中你需要把你想要完成的任務(wù)填進去。對很多人來說，這是最簡單和普通的了。當(dāng)然，制表格和填表對一些人來說是有困難的。這是一個天份問題，與一個人的邏輯能力、空間想象力、創(chuàng)造力和抽象思維能力無關(guān)。時間管理需要一定的訓(xùn)練，如果你沒有準備好接受專門訓(xùn)練的話，你將不能成為一個優(yōu)秀的時間管理者。
《管理時間，主宰生活》摘要
以我的經(jīng)驗來看，多數(shù)人管理不好時間并不是方法和技巧不好，而是他們不知道自己生活中最重要的事情是什么，也不知道自己的生活準則是什么。因此，有效的時間管理實際上就是引導(dǎo)生活。
它包括四個步驟——
列一份個人任務(wù)表
一份個人任務(wù)表的具體表述就是你的生活準則和認識?；c時間考慮一下你最重視的問題和關(guān)系——這樣你才能感覺到生活的意義和目的，感受到平和、喜悅和成就。想想那些能夠提高你的生活質(zhì)量的原則。沒有這樣的定位，我們只會每天都“舉輕若重”地生活，要不就是被“緊迫的鞭子”趕得手忙腳亂。
確定自己的主要生活角色
你的角色也許是媽媽/爸爸/妻子/丈夫/產(chǎn)品經(jīng)理/委員會主席/朋友/鄰居等等。想到這些角色的時候，你也許會想要把自己的任務(wù)表再擴充一下。
設(shè)定每個角色的目標
一定要設(shè)定自己的長期年度目標。在每個星期開始的時候，你都應(yīng)該瀏覽一下你的任務(wù)和目標，并給每周定下你所要實現(xiàn)的目標和完成時限。
把自己的認識、角色和目標綜合起來
綜合能力就是作出并實現(xiàn)計劃的能力。強化個人的綜合能力和修養(yǎng)的關(guān)鍵就是從小事著眼。對大家來說，最根本的小事就是我們自己的身體。如果你很難在早晨鬧鐘響的時候起床的話，可以制定一個這樣的計劃：在接下來的一周里早睡早起，然后再堅持一周、一個月。如果每次你都能定一個小小的計劃并努力實現(xiàn)它的話，你就能提高自己實現(xiàn)更大目標的能力。然后，你可以把個人目標擴展到每周堅持多少次運動，下一周繼續(xù)。再然后，你還可以計劃控制飲食，改變飲食習(xí)慣，或者制定一個讀書計劃。
隨著你不斷地給自己和他人制定目標、不斷地實現(xiàn)這些目標，你就會發(fā)現(xiàn)：完成既定目標和設(shè)想的綜合能力已經(jīng)和你的情緒毫無關(guān)系了。反之，如果你長期無視或拖延那些對你來說最重要的事情，那就無異于把鉆石當(dāng)成塵土對待了。
一旦我們學(xué)會每周檢視生活中最重要的事情，以及我們所扮演的各種角色的目標時，我們的內(nèi)心就逐漸擁有了一個“指南針”。它會給我們以智慧和導(dǎo)引，告訴我們?nèi)绾螡M足我們所愛的人——我們的配偶、孩子、朋友、鄰居、同事——的需要。這個內(nèi)心的指南針指導(dǎo)我們，讓我們有能力實現(xiàn)目標，成功地確定優(yōu)先次序，告誡我們不要自私、小氣、懶惰和冷漠，讓我們得以向無限潛力挑戰(zhàn)。內(nèi)心的指南針告訴我們，對好的和不好的一切說不，而去努力尋求最好。內(nèi)心的指南針告訴我們，可以在什么時間把計劃內(nèi)的事情推一推，騰出精力去干更重要的事情。
我們越是注意到內(nèi)心的指南針的引導(dǎo)，我們的目標就會越堅定、越清晰。愿大家都能認識到內(nèi)心的指南針所帶來的力量并記住它的作用。忙碌的時候，你不妨花點時間停下來，靜靜體會它的奧妙。