七大策略簡(jiǎn)化你的組織

過(guò)去幾年來(lái)，我們聽(tīng)到數(shù)百位經(jīng)理人談到，復(fù)雜性會(huì)降低生產(chǎn)力，并對(duì)工作場(chǎng)所士氣造成負(fù)面影響。IBM和KPMG針對(duì)重要CEO進(jìn)行意見(jiàn)調(diào)查的結(jié)果，強(qiáng)化了這個(gè)信息，這兩項(xiàng)調(diào)查都顯示，復(fù)雜性是一項(xiàng)關(guān)鍵的商業(yè)挑戰(zhàn)。

同意復(fù)雜性造成問(wèn)題是一回事，但對(duì)這個(gè)問(wèn)題采取行動(dòng)又是另一回事——特別是對(duì)工作過(guò)量、備受壓力、而且很難負(fù)荷現(xiàn)有工作量的經(jīng)理人而言。事實(shí)上，復(fù)雜性的兩難之處在于，大部分經(jīng)理人覺(jué)得自己沒(méi)有時(shí)間專(zhuān)注在這個(gè)問(wèn)題上：遇到這個(gè)問(wèn)題，導(dǎo)致你沒(méi)有能力解決這個(gè)問(wèn)題。

考慮到這一困境后，我們認(rèn)為經(jīng)理人必須要有一個(gè)策略架構(gòu)，以便按照自己的步調(diào)和方式來(lái)處理自身領(lǐng)域中的復(fù)雜性。因此，我們想要提供一套“簡(jiǎn)單的”七步驟簡(jiǎn)化策略。

我們依次提出這些步驟，但你可以按各種不同的順序來(lái)執(zhí)行，主要看你在哪一項(xiàng)能夠最快做出最大改變。但是經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后，你必須執(zhí)行所有七個(gè)步驟，如此一來(lái)，簡(jiǎn)單才會(huì)成為你組織的核心能力，而非只是一次性的項(xiàng)目計(jì)劃。

1.清除障礙。

簡(jiǎn)化作業(yè)的一個(gè)簡(jiǎn)單起點(diǎn)，是擺脫愚蠢的規(guī)則和價(jià)值太低的活動(dòng)。大部分組織中都會(huì)有這類(lèi)浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，如，看看有多少人需要審查和簽發(fā)費(fèi)用報(bào)告或是小額采購(gòu);或是在展示PPT之前，需要審查內(nèi)容多少次。如果你可以排除一些簡(jiǎn)單的工作，就能把多出來(lái)的時(shí)間集中用在更重大的簡(jiǎn)化機(jī)會(huì)上。

2.采取由外而內(nèi)的觀點(diǎn)。

推動(dòng)簡(jiǎn)化作業(yè)的因素，應(yīng)該是出于有必要為內(nèi)部或外部顧客增加價(jià)值。因此，這個(gè)過(guò)程中的一個(gè)關(guān)鍵步驟，是積極厘清內(nèi)部或外部顧客實(shí)際上的需求，以及你可以采取什么行動(dòng)，讓他們更成功。比方說(shuō)，有一位經(jīng)理帶著她的團(tuán)隊(duì)拜訪客戶(hù)的工廠，團(tuán)隊(duì)成員就能看到客戶(hù)實(shí)際使用他們產(chǎn)品的情況，這樣他們就會(huì)知道如何改進(jìn)產(chǎn)品。

3.按優(yōu)先級(jí)處理。

簡(jiǎn)化作業(yè)的關(guān)鍵之一，是了解真正重要(和不重要)的項(xiàng)目是什么，并且在新項(xiàng)目加入時(shí)，不斷重新評(píng)估這個(gè)優(yōu)先級(jí)清單。

4.采取最短的途徑。

一旦確定你在做正確的事情，徹底根除核心流程中多余的步驟。無(wú)關(guān)的、多余的部分，以及尋找使流程盡量簡(jiǎn)潔的機(jī)會(huì)。

5.不要再做濫好人。

造成或是加重復(fù)雜性的模式之一，是大家往往都不愿指出不好的做法。人們不愿質(zhì)疑資深人員，而這些人在無(wú)意間造成了復(fù)雜性，這可能是因?yàn)闀?huì)議管理技巧不佳、工作分配不明確、發(fā)送非必要的電子郵件、過(guò)度分析，或是其他不良的管理習(xí)慣。要平衡這個(gè)趨勢(shì)，可以運(yùn)用具建設(shè)性的反應(yīng)意見(jiàn)和沖突，讓同事(和你自己)坦誠(chéng)指出可能會(huì)造成復(fù)雜性的個(gè)人行為。

6.減少層級(jí)并且擴(kuò)大監(jiān)管范圍。

造成復(fù)雜性的另一個(gè)原因是，公司組織結(jié)構(gòu)上傾向增加管理層級(jí)，這通常導(dǎo)致經(jīng)理人只管理一、兩個(gè)人。當(dāng)那種情況發(fā)生時(shí)，經(jīng)理人會(huì)覺(jué)得有必要過(guò)問(wèn)部屬所做的一切，藉此增加價(jià)值。但這種做法加重了工作，降低了士氣。要降低這種復(fù)雜性，并且避免事必躬親，就必須定期檢查組織的結(jié)構(gòu)，設(shè)法減少層級(jí)和管理人員，并擴(kuò)大主管的監(jiān)管范圍。

7.別讓問(wèn)題死灰復(fù)燃。

最后要記得，復(fù)雜性就像花園里的野草，隨時(shí)都有可能重新悄悄長(zhǎng)回來(lái)。每當(dāng)你覺(jué)得好像已經(jīng)解決了復(fù)雜性這個(gè)問(wèn)題時(shí)，就重新執(zhí)行步驟1到步驟6。

在現(xiàn)今全球化和日益數(shù)字化的組織中，復(fù)雜性對(duì)生產(chǎn)力和工作場(chǎng)所滿(mǎn)意度的負(fù)面影響日益升高。經(jīng)理人必須把“簡(jiǎn)化”當(dāng)成一項(xiàng)核心領(lǐng)導(dǎo)能力來(lái)培養(yǎng)，并讓“簡(jiǎn)化”成為商業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)鍵要素。希望這些步驟可幫助你開(kāi)始推動(dòng)簡(jiǎn)化。

作者：羅恩·阿什克納斯(Ron Ashkenas)是沙費(fèi)爾咨詢(xún)(Schaffer Consulting)管理合伙人，他也是《通用電氣“群策群力”》(The GE Work-Out)和《無(wú)邊界組織》(The Boundaryless Organization)兩書(shū)的聯(lián)合作者。麗莎•波德?tīng)?Lisa Bodell)是 Future Think的創(chuàng)始人和CEO。

ViaHBR