公文處理基礎知識_收發(fā)文處理程序
公文處理基礎知識_收發(fā)文處理程序
公文處理工作是與公文同時產(chǎn)生的，是領(lǐng)導工作的助手,各級黨委、政府及各個部門的各項工作幾乎都離不開公文處理工作。以下是由學習啦小編整理關(guān)于公文處理基礎知識的內(nèi)容，希望大家喜歡!
公文處理概述
一、公文處理及其基本任務
公文處理就是對公文的創(chuàng)造、處(理)置和管理。其基本任務是及時、準確、有效地創(chuàng)制、傳遞、辦理、管理、處置公文。
二、公文處理活動的地位
公文處理是公務活動的組成部分，在公務活動中占有重要地位。表現(xiàn)為：公文處理是機關(guān)實現(xiàn)管理職能的必要條件;公文處理是國家檔案事業(yè)的基礎。
三、公文處理的基本原則
公文處理是一項有著特定功用、特定方法程序、特定內(nèi)容與形式的活動，為保證這項活動有序有效，必須順應其內(nèi)在的特殊規(guī)律，遵循下列原則：法制原則;實事求是原則;全面質(zhì)量原則;時效原則;集中統(tǒng)一原則;黨政分工原則;保密原則;簡化原則。
收文處理程序與方法
一、收文處理的一般過程
收文處理是指對來自本機關(guān)外部的公文所實施的處置與管理活動。
收文處理的一般程序為：公文簽收、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環(huán)節(jié)完成后，進入辦畢公文的處置階段。
上述環(huán)節(jié)，也可按辦理與管理兩個基本性質(zhì)，分為收支辦理與收文管理兩大類活動。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦;后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。
二、收文辦理活動的方法要點
1、擬辦
由部門負責人或有關(guān)人員對公文進行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)(部門)領(lǐng)導者審核定奪。擬辦實為一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可選擇的方案。并非所有公文都需經(jīng)過擬辦。
如何做好擬辦工作：
(1)認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質(zhì)與實際狀況;
(2)意見要簡明、具體、得體，擬辦意見是一種請示或建議，語氣應與該性質(zhì)保持一致;
(3)同時提出兩個以上方案時，應將傾向性意見放在前面;
(4)意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》相應的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期;
(5)當公文所涉及的問題較易處理，對領(lǐng)導采納方案有把握時也可直接草擬復文稿供審核定奪，以加速辦理過程。
2、承辦
承辦公文應注意：(1)熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策和上級機關(guān)有關(guān)公文，熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務，明確領(lǐng)導者的意圖;(2)深人實際，調(diào)查研究;(3) 加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系;(4)有效運用各種承辦方式;(5)分清主次，分別緩急;(6)各級領(lǐng)導者應積極參與承辦工作;(7)注意對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。
3、注辦
由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備忘待查。
三、收文管理活動的方法要點
1、公文簽收
指經(jīng)履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，從各種渠道收取公文。
2、公文登記
登記形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。
3、審核
收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核重點：是否應由本機關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
4、分辦
根據(jù)公文重要程度、各部門職責分工及有關(guān)制度將公文分送有關(guān)領(lǐng)導，有關(guān)部門閱知辦理。分辦的實質(zhì)是為公文確定運轉(zhuǎn)方向，它是一項事關(guān)公文能否準確、迅速、有效地得到實質(zhì)性辦理的重要工作。
5、公文摘編
指對重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節(jié)省辦理時間。
6、傳閱的組織
指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多人閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動。傳閱應注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹型;(2)正確排序，靈活調(diào)整;(3)適當分流;(4)利用并發(fā)展多種傳閱方式;(5)建立嚴格而簡便易行的傳閱登記手續(xù); (6)及時檢查閱讀情況與結(jié)果。
7、催辦
指根據(jù)承辦時限和要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。分內(nèi)催辦和外催辦兩種形式。催辦時應注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點;(2)有高度的時間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強化其嚴肅性與權(quán)威性。
發(fā)文處理程序與方法
一、發(fā)文處理的一般過程
發(fā)文處理是指機關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進行的創(chuàng)制、處置與管理活動。發(fā)文處理程序具有很強的確定性與不可逆性。整個程序可分為三個階段：
(1)文稿的形成，包括擬稿、會商、核稿、簽發(fā);(2)公文的制作，包括注發(fā)、繕印、校對、用印或簽署;(3)公文的傳遞，包括分裝、發(fā)出。上述程序完成后;進入辦畢公文的處置階段。
二、發(fā)文辦理活動的方法要點
(1)文稿撰擬(詳見有關(guān)章節(jié))。
(2)會商。指當公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時所進行的協(xié)商活動。主要作用是維護公文的合法性;有效性、政令的統(tǒng)一性。
(3)核稿。指簽發(fā)前由文秘人員對文稿所作的全面核查工作。
(4)簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導人或被授以專門權(quán)限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。文稿經(jīng)簽發(fā)即成為定稿。簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。簽發(fā)分正簽、代簽、核簽(辦簽)、會簽等數(shù)種。
(5)簽署。指簽發(fā)公文的領(lǐng)導人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動。
三、發(fā)文管理活動的方法要點
(1)注發(fā)。即在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動。
(2)校對。以文稿和格式設計要求為基準，對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查。較適于公文校對的方法有：對校法、折校法、讀校法。
(3)用印。即在文件上加蓋印章。
(4)分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝文件的活動。
(5)發(fā)出。指將已封裝完畢的公文以適宜方式傳遞給受文者。除需要直接傳送之外，大多通過普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換、電信等間接通道傳遞
辦畢公文的處置
一、處置辦畢公文的主要活動
在收文處理和發(fā)文處理過程中都存在處置辦畢公文的活動。主要包括：清退、銷毀、暫存、
立卷、歸檔。
二、公文清退的范圍與手續(xù)
需清退的公文包括：絕密公文;有重大錯漏的公文;被明令撤銷的公文;僅供征求意見或?qū)忛喌墓?未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導人的講話稿;由發(fā)文機關(guān)指定清退的公文等。
三、公文銷毀的范圍與方式
應予銷毀的公文：無留存價值的公文;無留存必要的重份公文;不即行毀滅會造成失密和嚴重損失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校樣、印版等。銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。
四、立卷歸檔
凡反映本機關(guān)工作活動的，具有查考利用價值的業(yè)已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。立卷時，要對公文進行科學有效的分類、組合、編目。
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